Vastus

Margit Juhkam

Justiits- ja Digiministeerium

[email protected]

Teie 28.11.2025 nr 7-2/9004

Meie 30.12.2025 nr 5-3/2508642

Vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele

juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule

Austatud asekantsler

Täname, et esitasite Õiguskantsleri Kantseleile vastamiseks Euroopa Nõukogu ametlikele

dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustiku. Edastame vastused.

1. How is management, preservation and archiving of documents by public authorities

regulated?

Õiguskantsleri Kantselei juhindub dokumentide haldamist, säilitamist ja arhiveerimist korraldades

kehtivatest õigusaktidest, õiguskantsleri seadusest ning õiguskantsleri 10.02.2025 käskkirjaga nr 1-

4/254 kinnitatud Õiguskantsleri Kantselei teabehalduse korrast.

2. Are all documents held by a public authority registered? If so, what information about the

documents is put on the register? Who is responsible for the registration? At which point

does registration take place?

Dokumendid registreeritakse üldise korra järgi.

Õiguskantsleri Kantselei ei registreeri suulisi pöördumisi, millele antakse viivitamata suuline

vastus. Lisaks ei registreerita riigisiseste ürituste kutseid ning õnnitluskaarte. Dokument, mille

adressaadina on märgitud teine asutus või isik, edastatakse õigele adressaadile või tagastatakse

saatjale.

Saabunud dokumendi registreerib teabehalduse spetsialist või asja lahendamise eest vastutav

teenistuja. Kantselei teenistuja elektronposti aadressile saabunud dokumendid registreerib teenistuja

ise või edastab need registreerimiseks teabehalduse spetsialistile.

Saabuvad dokumendid registreeritakse hiljemalt nende saabumisele järgneval tööpäeval.

Väljaminevad jm dokumendid registreeritakse automaatselt nende allkirjastamisel.

2

3. Are there any exceptions applied to the requirements for registration of documents based on

their content?

Vt vastust eelmises punktis.

4. Are there some instructions or policies in place as regards registration of correspondence

sent directly to/from a public official?

Selline kirjavahetus registreeritakse üldiste reeglite järgi.

5. Are the registers of official documents public?

Juurdepääsupiiranguta dokumentidele tagatakse juurdepääs avaliku dokumendiregistri kaudu.

Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumentide kohta on avalikus dokumendiregistris

nähtavad üksnes metaandmed: dokumendi viit, registreerimise kuupäev, dokumendi liik, pealkiri,

funktsioon, sari, toimik, juurdepääsupiirangu alus ja kehtivus, adressaat, saabumis/saatmisviis ning

vastutaja.

Õiguskantsleri seisukohad avalikustatakse ilma isikuandmeteta Õiguskantsleri Kantselei veebilehel

seisukohtade andmebaasis.

6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same way as physical

documents?

Lähtutakse üldistest reeglitest.

7. Do public authorities use a common system for registering documents, or does each public

authority use its own system for registration?

Õiguskantsleri Kantselei kasutab oma dokumendihaldussüsteemi Delta, mis on kohandatud meie

vajadustele.

8. What criteria do public authorities apply for storing official documents? For example, in

what format and where documents are stored?

Lähtutakse üldistest reeglitest.

9. What criteria do public authorities apply for the retention of documents and what retention

periods are applied?

Dokumendid on Rahvusarhiivi poolt hinnanud ning dokumentide säilitamistähtajad on sätestatud

Õiguskantsleri 22.12.2025 käskkirjaga nr 1-4/2516 kehtestatud Õiguskantsleri Kantselei

dokumentide loetelus.

10. What criteria do public authorities apply for transferring documents to archives?

Lähtutakse üldistest reeglitest.

11. What criteria do public authorities apply for eliminating/destroying documents?

Lähtutakse üldistest reeglitest.

3

12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards document management and

preservation (from courts, ombudsmen, information commissioners, etc).

Õiguskantsler on juhtinud ametiasutuste tähelepanu, et dokumentide registreerimise nõude täitmine

on oluline. Dokumentide registreerimise nõue aitab tagada, et igast pöördumisest jääb jälg ning et

iga pöördumisega ka tegeldakse (vt nt õiguskantsleri aastaülevaade 2022/2023).

Lugupidamisega

/allkirjastatud digitaalselt/

Kristel Lekko

õigusteenistuse juhataja-õiguskantsleri nõunik

õiguskantsleri volitusel

Kadi Kallas 693 8413 [email protected]