Vastus

Valge 4 / 11413 Tallinn / 620 1200 / [email protected] / www.transpordiamet.ee

Registrikood 70001490

Justiits- ja Digiministeerium

[email protected]

Suur-Ameerika tn 1

10122, Tallinn, Harju maakond

Teie 15.12.2025

Meie 31.12.2025 nr 3.1-7/25/21672-2

Vastuskiri

Esitame alljärgnevalt vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu

eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja

arhiveerimine?

Dokumentide haldamine ametis toimub üldisi õiguslikke regulatsioone järgides. Lisaks

õigusaktidele reguleerivad asutuses dokumendihalduse protsesse järgmised asutusesisesed

dokumendid:

 dokumentide haldamise kord;

 dokumentide säilitamise ja arhiveerimise kord;

 dokumentide liigitusskeem.

Dokumentide haldamise kord sätestab, millised dokumendid kuuluvad registreerimisele ja

millised mitte. Dokumentide haldamise korrast lähtuvalt ei registreerita asutuses ameti teenistujate

ja struktuuriüksuste omavahelist sisemist tööalast kirjavahetust. Küll aga on kohustus registreerida

asutuseväliste kontaktidega peetav kirjavahetus, mille alusel võetakse vastu otsuseid, võetakse

kohustusi või sõlmitakse kokkuleppeid. Ameti dokumente registreeritakse ja hallatakse mitmes

erinevas keskkonnas. Dokumentide liigitusskeemis on iga dokumendisarja juures määratletud,

millises keskkonnas vastava sarja dokumente hallatakse.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah,

siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise

eest? Millisel hetkel registreerimine toimub?

Üldpõhimõttena registreeritakse kõik dokumendid, mis on seotud asutuse ülesannete täitmisega

ning millel on õiguslik, halduslik või olulist teavet sisaldav tähendus. Dokumentide

registreerimine toimub:

 sissetulevkiri - infosüsteemis saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval;

 käskkirjad, korraldused, väljasaadetavad kirjad, lepingud ja muud sarnased dokumendid

registreeritakse nende allkirjastamise hetkel.

Vastavalt asutuse dokumentide haldamise korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse

tegevusega seotud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised,

perioodika ning muud sarnase iseloomuga materjalid, millel puudub iseseisev õiguslik või

halduslik tähendus.

Dokumendiregistrisse kantakse kehtivate nõuete kohaselt dokumendi kohta järgmised andmed:

’

2 (4)

Sissetulevate ja väljasaadetavate kirjade puhul:

 dokumendi liik;

 dokumendi sisu peegeldav pealkiri;

 saatja või saaja andmed (juriidilise või füüsilise isiku nimi ja kontaktandmed);

 dokumendi kuupäev ja saatja viit;

 registreerimise kuupäev ja registreerimisnumber;

 vastamistähtaeg ja vastamiskuupäev;

 adressaadid;

 allkirjastaja nimi, ametinimetus, e-posti aadress ja telefoninumber;

 koostaja nimi ja kontaktandmed;

 saatmisviis ja dokumendi formaat;

 märkused;

 juurdepääsumärked, sealhulgas piirangu algus- ja lõppkuupäev, kestus.

Käskkirjade, korralduste, lepingute ja protokollide puhul:

 dokumendi liik;

 registreerimise kuupäev ja registreerimisnumber;

 protokolli puhul päevakord;

 protokollija ja koosoleku juhataja nimi ja amet;

 saaja andmed ja dokumendi kehtivus;

 allkirjastaja nimi ja amet;

 koostaja nimi, ametinimetus ja struktuuriüksus;

 üleandja ja vastuvõtja andmed (vajaduse korral);

 saatmisviis ja dokumendi formaat;

 adressaadid;

 märkused;

 juurdepääsumärked.

Dokumendi registreerimise eest vastutajad on määratud asutuse dokumentide haldamise korras.

Asutuse üldisele e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise eest vastutavad

dokumendihaldurid. Teenistuja tööalasele e-posti aadressile saabunud või talle isiklikult üle antud

ametialased dokumendid suunab teenistuja registreerimiseks asutuse üldisele e-posti aadressile või

registreerib need ise vastavalt kehtestatud korrale.

Dokumendi koostaja vastutab enda koostatud dokumendi kogu elutsükli eest, sealhulgas

dokumendi loomise, menetlemise, vormistamise, registreerimise, allkirjastamise, juurdepääsu

tagamise või piiramise, välja saatmise ning säilitamise eest kuni dokumendi üleandmiseni arhiivi.

Teenistujad haldavad ja menetlevad dokumente üldjuhul asutuse dokumendihaldussüsteemis või

muudes asutuses kasutusel olevates infosüsteemides ning vastutavad ameti ülesannete täitmise ja

otsuste tegemisega seotud olulise teabe dokumenteerimise ja infosüsteemi sisestamise eest.

3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?

Registreerimiskohustuse erandeid kohaldatakse kooskõlas õigusaktidega. Vastavalt asutuse

dokumentide haldamise korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud

dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised, perioodika jm kas

vastavas infosüsteemis või dokumendihaldussüsteemis.

4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse

saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta?

Asutuse dokumentide haldamise korras on sätestatud dokumendiringluse põhimõtted teenistujale

saabunud või tema poolt väljasaadetud kirjade registreerimiseks:

3 (4)

 Teenistuja tööalasele e-posti aadressile saabunud dokumendid või temale isiklikult üle

antud ametialased dokumendid suunab teenistuja registreerimiseks asutuse üldisele e-posti

aadressile või registreerib need ise dokumendihaldussüsteemis või muus kasutusel olevas

infosüsteemis.

 Dokumendi koostaja vastutab kogu dokumendi elutsükli eest, sealhulgas loomise,

menetlemise, vormistamise, registreerimise, allkirjastamise, juurdepääsu tagamise või

piiramise, välja saatmise ning säilitamise eest kuni arhiivi üleandmiseni.

 Teenistujad haldavad ja menetlevad dokumente üldjuhul asutuse

dokumendihaldussüsteemis või muudes infosüsteemides.

 Teenistujad vastutavad oma ülesannete täitmise ja otsuste tegemisega seotud olulise teabe

dokumenteerimise ning süsteemi sisestamise eest.

 Teenistuja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise või registreerimiseks

edastamise eest vastutab kirja saanud teenistuja vastavalt asutuse dokumentide haldamise

korrale.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Asutuse dokumendiregistrid on avalikud

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

Sõltumata teabekandjast käsitletakse dokumente samadel põhimõtetel, kui neil on halduslik või

õiguslik tähendus. Need dokumendid registreeritakse, säilitatakse ja arhiveeritakse vastavalt

kehtivatele nõuetele dokumendihaldussüsteemis või muus asutuses kasutusel olevas

infosüsteemis.

SMS-sõnumeid ei registreerita, kuna neid ei ole võimalik dokumentidena jälgida ega säilitada

samal viisil nagu ametlikke dokumente.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või

kasutab iga asutus oma süsteemi?

Transpordiametis on sarnaselt paljude muude avalike asutustega kasutusel standardlahendusena

dokumendihaldussüsteem Delta.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide

säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?

Amet säilitab oma dokumente vastavalt asutuse dokumentide haldamise ja dokumentide

säilitamise ja arhiveerimise korrale ning liigitusskeemile, kooskõlas arhiiviseaduse, eriseaduste ja

Rahvusarhiivi juhistega.

Dokumentide säilitamise aluseks on:

 Arhiiviseadus ja selle rakendusaktid, sh arhiivieeskiri;

 Valdkonna seadustes kehtestatud säilitustähtajad;

 Asutuse liigitusskeem, kus säilitustähtajad on määratud sarja tasemel;

 Rahvusarhiivi hindamisotsused, mille alusel määratakse arhiiviväärtuslikud dokumendid.

Asutuses kasutatakse arhiiviseadusega kehtestatud arhiivivorminguid. Teavet hoitakse erinevates

infosüsteemides, andmekogudes, piiratud juurdepääsuga failiserveris ja ametis kasutuses olevates

keskkondades.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade

määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse?

Amet määrab dokumentide säilitustähtajad järgmiste kriteeriumide alusel:

 Õigusaktidest tulenevad kohustused;

4 (4)

 Asutuse tegevuste ja faktide tõendamise vajadus;

 Rahvusarhiivi hindamine;

 Isikuandmeid sisaldavad dokumendid.

Säilitustähtajad jagunevad üldiselt kolme kategooriasse:

 Lühiajalised: 1–5 aastat;

 Pikaajalised: 10–50 aastat;

 Alatised: püsiv säilitamine, sh arhiiviväärtusega dokumendid.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel

arhiivi?

Avalikku arhiivi antakse järgmised dokumendid:

 Arhiiviväärtusega dokumendid, mis on saadud või loodud asutuse tegevuse käigus;

 Dokumendid, mis on asutuse valduses, kas ajaloolise, kultuurilise või õigusliku

tähendusega sündmuse tõttu.

Dokumentide üleandmine arhiivi toimub:

 Koostöös Rahvusarhiiviga, järgides kehtestatud nõudeid ja juhiseid.

 Soovitavalt 10 aasta jooksul pärast nende säilitustähtaja lõppu asutuses;

Üleandmine dokumenteeritakse Rahvusarhiivi keskkonnas ASTRA, ning dokumendid antakse

arhiivi üle vastavalt Rahvusarhiiviga kooskõlastatud liigitusskeemile, lähtudes sellest, kas

tegemist on arhiiviväärtusliku materjaliga või mitte.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Amet hävitab säilitustähtaja ületanud dokumente vastavalt asutuse dokumentide haldamise ja

dokumentide säilitamise ja arhiveerimise korrale ning liigitusskeemile, kooskõlas arhiiviseaduse

ning teiste eriseadustega.

 Hävitamine toimub asutuse hävitamisakti alusel.

 Hävitamiseks kasutatakse turvalisi teenuseid, mis tagavad, et teave ei satuks kolmandate

isikute valdusse.

 Infosüsteemides säilitustähtaja ületanud teave hävitatakse infotehnoloogiliste vahendite

abil.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Reet Reili

direktor

tugiteenuste teenistus

Endla Metsaru

58153909, [email protected]