Vastus

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine?
AS-is Saarte Liinid (edaspidi Selts) toimub dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine kooskõlas kehtivate õigusaktide ning ettevõttes kehtestatud asjaajamiskorraga. Dokumentide liigitusskeem on aluseks dokumentide registreerimisel dokumendihaldussüsteemi (DHS) ja arhiveerimistähtaegade määramisel. Seltsi keskses failihoidlas (SharePoint Online) asuvate dokumentide kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub Seltsis kehtestatud dokumendi „Andmevarunduse kord” alusel. Töötajate personaalsed töödokumendid hoitakse OneDrive for Business failihoidlas, mille kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub Seltsis kehtestatud dokumendi „Andmevarunduse kord” alusel.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub?
Kõik ametlikud dokumendid registreeritakse DHS-is vastavalt dokumentide liigitusskeemile. Sõltuvalt dokumendi liigist kantakse registrisse nt. reg number; reg kuupäev; saatja; saatmisviis; pealkiri; lühisisu; failid. Lepingute registreerimisel nt.: reg nr; reg kuupäev; sadam; lepingu nimetus; leping/lisa; lepingupartner; lühisisu; jõustumine; tähtajalisus; vastutaja; failid.

Asjaajamist koordineerib büroojuht. Töötajad vastutavad oma tööülesannete piires dokumentide nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise eest, sh: temale saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi registreerimise korraldamise eest; Saabuvad dokumendid registreeritakse nende saabumise päeval, kuid mitte hiljem kui saabumisele järgneval tööpäeval.
Väljaminevad dokumendid registreeritakse enne väljasaatmist, kui dokument on lõplikult vormistatud.

3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?
Jah, dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid. Registreerimisele kuuluvad dokumendid (sisu tõttu)
Registreeritakse dokumendid, millel on:
• õiguslik tähendus (nt lepingud, taotlused, otsused),
• juhtimis- või korraldav sisu (nt käskkirjad, juhised),
• tähtajaline täitmise kohustus (nt pöördumised, nõuded),
• tõendusväärtus (nt vaidluste puhul).
Erandid – dokumendid, mida sisu tõttu ei registreerita:
• teavitav või informatiivne (nt üldteated, kutsed, reklaamid),
• rutiinne töökorralduslik suhtlus (nt koosoleku kokkulepped e-kirjas),
• tööversioonid ja mustandid,
• dubleeriv (sama sisu juba registreeritud dokumendis).

4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta?
Järgitakse Seltsis kehtestatud asjaajamiskorda. Töötajate e-posti aadressidele saabunud teabe registreerib või korraldab nende registreerimise vastavat e-postiaadressi kasutav töötaja.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Ei ole.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Oluline on sisu ja eesmärk, mitte vorm. Kui elektrooniline sõnum täidab dokumendi funktsiooni, kehtivad sellele samad nõuded nagu paberdokumendile.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Selts kasutab Riigi infosüsteemi haldussüsteemis registreeritud dokumendihaldussüsteemi Webdesktop. Teenust pakub Webware OÜ.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?
Alaliselt alleshoitavad digitaaldokumendid säilitatakse DHS-is, paberdokumendid arhiivis. Säilitustähtajaga (määratud dokumentide loetelus) arhiiviväärtuslikud dokumendid säilitatakse süsteemis kuni säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need arhiveeritakse DHS-i arhiveerimismoodulis; Säilitustähtajaga arhiiviväärtuseta digitaaldokumendid säilitatakse süsteemis säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need hävitatakse DHS-i hävitamismoodulis; Ametlike paberdokumentide originaalid säilitatakse Seltsis kuni säilitustähtaja möödumiseni. Pikaajalise säilitustähtajaga ja alaliselt alleshoitavad toimikuid hoitakse Seltsi arhiivis; Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni Seltsi kohta, säilitatakse kuni tööprotsessi lõppemiseni.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse?
Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, Seltsi tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest. Säilitustähtajad määratakse kas aastates, alatiselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega järgmiselt:
- 3 aastat; - 25 aastat;
- 5 aastat; - 50 aastat;
- 7 aastat; - alatine;
- 10 aastat; - 10 aastat pärast lepingu lõppemist;
- 15 aastat; - 25 aastat pärast viimase kande tegemist.


10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi?
Selts ei ole dokumente avalikku arhiivi üle andnud.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Selts võib oma dokumendid, sealhulgas andmekogudes oleva teabe eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult. Seltsi dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, kuuluvad hävitamisele hävitamisakti alusel. Arhiiviväärtuseta paberdokumendid võib hävitada peale säilitustähtaja möödumist lähtudes Arhiivieeskirjast, lihtsustatud korras purustamise teel. Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni Seltsi kohta, peale tööprotsessi lõpetamist kas kustutakse või hävitatakse.. Digitaalsete andmete ja andmekandjate hävitamine: - SSD Kettad: Kasutatakse arvutisse sisse ehitatud Secure Erase funktsionaalsust, mis kustutab SSD kettal olevad andmed turvaliselt. - HDD kettad, DVD ja CD plaadid ning muud mälukandjad hävitatakse füüsilisel teel.


12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms).

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine?
AS-is Saarte Liinid (edaspidi Selts) toimub dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine kooskõlas kehtivate õigusaktide ning ettevõttes kehtestatud asjaajamiskorraga. Dokumentide liigitusskeem on aluseks dokumentide registreerimisel dokumendihaldussüsteemi (DHS) ja arhiveerimistähtaegade määramisel. Seltsi keskses failihoidlas (SharePoint Online) asuvate dokumentide kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub Seltsis kehtestatud dokumendi „Andmevarunduse kord” alusel. Töötajate personaalsed töödokumendid hoitakse OneDrive for Business failihoidlas, mille kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub Seltsis kehtestatud dokumendi „Andmevarunduse kord” alusel.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub?
Kõik ametlikud dokumendid registreeritakse DHS-is vastavalt dokumentide liigitusskeemile. Sõltuvalt dokumendi liigist kantakse registrisse nt. reg number; reg kuupäev; saatja; saatmisviis; pealkiri; lühisisu; failid. Lepingute registreerimisel nt.: reg nr; reg kuupäev; sadam; lepingu nimetus; leping/lisa; lepingupartner; lühisisu; jõustumine; tähtajalisus; vastutaja; failid.

Asjaajamist koordineerib büroojuht. Töötajad vastutavad oma tööülesannete piires dokumentide nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise eest, sh: temale saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi registreerimise korraldamise eest; Saabuvad dokumendid registreeritakse nende saabumise päeval, kuid mitte hiljem kui saabumisele järgneval tööpäeval.
Väljaminevad dokumendid registreeritakse enne väljasaatmist, kui dokument on lõplikult vormistatud.

3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?
Jah, dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid. Registreerimisele kuuluvad dokumendid (sisu tõttu)
Registreeritakse dokumendid, millel on:
• õiguslik tähendus (nt lepingud, taotlused, otsused),
• juhtimis- või korraldav sisu (nt käskkirjad, juhised),
• tähtajaline täitmise kohustus (nt pöördumised, nõuded),
• tõendusväärtus (nt vaidluste puhul).
Erandid – dokumendid, mida sisu tõttu ei registreerita:
• teavitav või informatiivne (nt üldteated, kutsed, reklaamid),
• rutiinne töökorralduslik suhtlus (nt koosoleku kokkulepped e-kirjas),
• tööversioonid ja mustandid,
• dubleeriv (sama sisu juba registreeritud dokumendis).

4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta?
Järgitakse Seltsis kehtestatud asjaajamiskorda. Töötajate e-posti aadressidele saabunud teabe registreerib või korraldab nende registreerimise vastavat e-postiaadressi kasutav töötaja.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Ei ole.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Oluline on sisu ja eesmärk, mitte vorm. Kui elektrooniline sõnum täidab dokumendi funktsiooni, kehtivad sellele samad nõuded nagu paberdokumendile.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Selts kasutab Riigi infosüsteemi haldussüsteemis registreeritud dokumendihaldussüsteemi Webdesktop. Teenust pakub Webware OÜ.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?
Alaliselt alleshoitavad digitaaldokumendid säilitatakse DHS-is, paberdokumendid arhiivis. Säilitustähtajaga (määratud dokumentide loetelus) arhiiviväärtuslikud dokumendid säilitatakse süsteemis kuni säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need arhiveeritakse DHS-i arhiveerimismoodulis; Säilitustähtajaga arhiiviväärtuseta digitaaldokumendid säilitatakse süsteemis säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need hävitatakse DHS-i hävitamismoodulis; Ametlike paberdokumentide originaalid säilitatakse Seltsis kuni säilitustähtaja möödumiseni. Pikaajalise säilitustähtajaga ja alaliselt alleshoitavad toimikuid hoitakse Seltsi arhiivis; Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni Seltsi kohta, säilitatakse kuni tööprotsessi lõppemiseni.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse?
Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, Seltsi tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest. Säilitustähtajad määratakse kas aastates, alatiselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega järgmiselt:
- 3 aastat; - 25 aastat;
- 5 aastat; - 50 aastat;
- 7 aastat; - alatine;
- 10 aastat; - 10 aastat pärast lepingu lõppemist;
- 15 aastat; - 25 aastat pärast viimase kande tegemist.


10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi?
Selts ei ole dokumente avalikku arhiivi üle andnud.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Selts võib oma dokumendid, sealhulgas andmekogudes oleva teabe eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult. Seltsi dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, kuuluvad hävitamisele hävitamisakti alusel. Arhiiviväärtuseta paberdokumendid võib hävitada peale säilitustähtaja möödumist lähtudes Arhiivieeskirjast, lihtsustatud korras purustamise teel. Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni Seltsi kohta, peale tööprotsessi lõpetamist kas kustutakse või hävitatakse.. Digitaalsete andmete ja andmekandjate hävitamine: - SSD Kettad: Kasutatakse arvutisse sisse ehitatud Secure Erase funktsionaalsust, mis kustutab SSD kettal olevad andmed turvaliselt. - HDD kettad, DVD ja CD plaadid ning muud mälukandjad hävitatakse füüsilisel teel.


12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms).