AIG(2025)10
7. november 2025
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)
Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)
Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas
Küsimustik konventsiooniosalistele
A. Sissejuhatus
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon) rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse kohta.
AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel. Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise korralduse kohta.
Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli 9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.
Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.
Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
B. Küsimused
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
Sisekord, mis vastab seadustele ja määrustele
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Registreeritakse DHS-is Amphora saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval (vastutavad büroojuht ja raamatupidaja): asutuses koostatud protokollid ja aktid; lepingud; saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (ametikirjad); käskkirjad ja juhatuse otsused
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
Ei
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud isik, üldjuhul kõik ametlikud kirjad üldmeilile (sihtasutus või keskused)
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Ei
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
e-kirjad käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente. SMS teel ametlikke suhtlusi ei peeta
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
DHS Amphora (asutusepõhine kasutus)
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
Serveris (peegeldatud, varundatud), DHS Amphora
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
Alatine, 50a, 10a, 7a, 5a
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
Arhiiviväärtus, terviklikkus
11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Arhiiviväärtus, säilitustähtaeg, kasutusvajadus
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
ei kohaldu