Vastus

E-KIRI

➢ Kas e-kirju tuleb registreerida?

➢ Milliseid e-kirju tuleb registreerida?

➢ Miks on vajalik neid üldse registreerida?

Loodan, et allolev info abistab teid ja aitab paremini otsustada teile saabunud e-kirja registreerimise

vajalikkuses – registreerida või mitte registreerida?

1. Kas e-kiri võib olla ametlik ja kas selline e-kiri tuleb registreerida ministeeriumi

dokumendihaldussüsteemis?

➢ Jah, e-kiri võib olla ametlik ja siis tuleb see registreerida dokumendihaldussüsteemis.

2. Milline on ametlik e-kiri?

E-kirja väärtust hinda selle sisu järgi - tõendus asutuse tegevuse kohta, informatiivne või isiklik.

E-kirja sisust tulenevalt saame lugeda ametlikuks näiteks kõik e-kirjad:

➢ mis sisaldavad teavet ministeeriumi seisukohtade, ülesannete täitmise, võimalikke vaidlusi

sisaldavate teemade või küsimuste kohta;

➢ milles väljendatakse teisele asutusele soovi saada asutuse arvamust, andmeid, seisukohti jne.

➢ mille sisuks on teabenõue, selgitustaotlus või märgukiri või vastus neile jne.

E-kiri on ainult vorm, nagu seda on paber või elektrooniline dokument, millele on vormistatud

dokument.

3. Miks on vajalik registreerida ametlik e-kiri dokumendihaldussüsteemis? Miks ei võiks see

jääda teenistuja tööalasesse e-postkasti?

➢ Ametlike e-kirjade registreerimisele kehtivad samad reeglid mis on ametikirjal (plangile

vormistatud kirjal).

➢ Ministeeriumi dokumendihaldussüsteem on infosüsteem dokumentide ja teabe loomiseks,

haldamiseks ning menetlemiseks, hõlmates nii kogu protsessi dokumendi loomisest kuni

hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.

➢ Teenistuja tööalane e-postkast on keskkond, mida ta kasutab tööalase suhtluskanalina.

Teenistuja lahkumisel suletakse ka tema tööalane e-postkast. See tähendab (teenistuja

lahkumisel), et kui tema postkastis olid registreerimisele kuuluvaid ametialast teavet sisaldavaid

kirju, ei ole need enam ministeeriumile kätte saadavad ja nii võivad tekkida probleemid

tõendada mingit tegevust.

4. Mida teha, kui teenistuja tööalasele e-posti aadressile on saadetud ametlik e-kiri, mis tuleb

registreerida?

➢ Ametliku e-kirja registreerimise kohustus tuleneb ministeeriumis kehtestatud asjaajamiskorrast.

➢ Iga teenistuja tagab oma tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise selle

sisust tulenevalt.

➢ Saabunud e-kirja registreerib teenistuja ise või edastab registreerimiseks ministeeriumi üldisele

e-posti aadressile [email protected] (lisades võimaluse korral selgitava teksti e-kirja

registreerimise kohta: kellele suunata peale registreerimist, kas tegemist on varem registreeritud

dokumendi vastusega/järjega, kas saadetud e-kirjas olev teave on avalik või

juurdepääsupiiranguga).

➢ Saabunud e-kiri registreeritakse DHSis selle saabumise päeval või hiljemalt sellele järgneval

tööpäeval.

Suur-Ameerika 1 / Tallinn 10122 / 626 2802 / [email protected] / www.kliimaministeerium.ee/

Registrikood 70001231

Kärt Nemvalts Justiits- ja Digiministeerium

Teie 05.12.2025 nr 7-2/9004

Meie 30.12.2025 nr 6-5/25/5263-4

Vastus Euroopa Nõukogu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

Austatud Kärt Nemvalts

Esitame alljärgnevalt vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu

eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja

arhiveerimine?

Haldamine:

• Kliimaministeerium (edaspidi KLIM) kasutab dokumendihaldussüsteemi KIRKE.

Säilitamine:

• Dokumentide säilitustähtaeg määratakse säilituskavaga (dokumentide liigitusskeem), mis on

kinnitatud asutuse juhi poolt ja kooskõlastatud Rahvusarhiiviga.

Arhiveerimine:

• Kui dokumentide aktiivne kasutus lõpeb, viiakse need arhiivi (analoogkandjal dokumendid

asutuse arhiivihoidlasse ja digidokumendid DHS-i arhiivimoodulisse).

• Arhiveerimine toimub vastavalt Rahvusarhiivi juhenditele:

o dokumentid korrastatakse ja kirjeldatakse;

o digitaalsete dokumentide puhul teostatakse failiformaatide ja metaandmete kontroll

(nt PDF/A);

o alatise säilitustähtajaga dokumendid antakse üle Rahvusarhiivile ja pikaajalisi säilitatakse

asutuse arhiivihoidlas või DHS-is.

Dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine on reguleeritud järgmiste õigusaktidega:

• Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused teabehaldusele;

• Avaliku teabe seadus (AvTS) sätestab dokumentide registreerimise, teabele juurdepääsu ja dokumendiregistrite avalikkuse põhimõtted;

• Arhiiviseadus reguleerib arhivaalide säilitamist, üleandmist Rahvusarhiivile ja arhiveerimise põhimõtteid;

• Isikuandmete kaitse seadus ja isikuandmete kaitse üldmäärus määravad, kuidas tuleb käsitleda

dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid;

• Rahvusarhiivi juhised ja nõuded, täpsustavad praktilisi ja tehnilisi nõudeid, sh digitaalarhiveerimise osas.

Täpsemalt reguleerivad asutuses dokumendi- ja arhiivihalduse protsesse ja dokumenteeritavat

teavet:

• KLIM asjaajamiskord (leitav - Avalik dokumendiregister).

• KLIM liigitusskeem (leitav - Avalik dokumendiregister);

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse?

Üldpõhimõttena registreeritakse kõik dokumendid, mis:

• on seotud asutuse ülesannete täitmisega;

• omavad õiguslikku, halduslikku või teabekandvat tähendust.

3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?

Jah on erandeid. Ei registreerita tavaliselt:

• puhtalt isiklikku või mitteametlikku kirjavahetust;

• dubleeritud dokumente (kui originaal on juba registreeritud);

• kutseid (v.a kohtukutsed), õnnitlus- ja tänukirju, kaastundeavaldusi, reklaammaterjale;

• perioodikat, informatiivse sisuga trükiseid;

• anonüümkirju.

4. Kas on olemas juhised avalikule teenistujale otse saadetud kirjavahetuse registreerimise

kohta?

Jah on (lisamaterjalina kaasas).

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

DHS KIRKE on avalik register. Avalikkusele on kättesaadavad:

• metaandmed: dokumendi pealkiri, kuupäev, saatja/saaja, dokumendiliik, tähtaeg, koostaja ning saatmisviis;

• dokumendi sisu: ainult juhul, kui dokument ei ole juurdepääsupiiranguga. Piiranguga dokumentide sisu ei avaldata.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?

Jah, elektroonilisi dokumente (e-kirju) käsitletakse samadel põhimõtetel nagu

paberdokumente, kui neil on halduslik või õiguslik tähendus. Need registreeritakse, säilitatakse ja arhiveeritakse vastavalt kehtivatele nõuetele.

SMS-sõnumeid dokumendihaldussüsteemis ei registreerita.

7. Kas kasutatakse ühist süsteemi või iga asutus kasutab oma süsteemi?

Eestis ei ole veel kohustuslikku ühist dokumendihaldus süsteemi (DHS edaspidi).

Kliimaministeerium koos viie allasutusega kasutab ühist DHS KIRKET (Keskkonnaamet, Keskkonnaagentuur, Riigilaevastik, Loodusmuuseum, Keskkonnaministeeriumi

Infotehnoloogiakeskus). Sama DHS KIRKET kasutab ka Maa-ja Ruumiamet.

8. Milliseid kriteeriume kohaldatakse ametlike dokumentide säilitamisel?

Dokumentide säilitamisel lähtutakse:

• autentsuse ja tervikluse tagamisest;

• loetavuse ja taasesitatavast nõudest kogu säilitustähtaja jooksul;

• turvalisusest ja juurdepääsukontrollist. Dokumendid säilitatakse:

• kas digitaalselt dokumendihaldussüsteemis;

• või paberkandjal (vajadusel paralleelselt).

Õiguslik alus ja säilitustähtaeg – dokumente hoitakse nii kaua, kui seadus või määrus ette näeb.

Dokumendi väärtus – säilitamine sõltub, kas dokument on õiguslikult, administratiivselt või ajalooliselt oluline. Autentsus ja terviklikkus – dokument peab säilima muutumatuna koos metaandmetega.

Juurdepääs ja konfidentsiaalsus – säilitamisel arvestatakse, kellel on õigus dokumenti näha ja millised piirangud kehtivad.

Tehniline säilitusvõime – failiformaat peab olema pikaajaliselt loetav ja vajadusel migreeritav uutele süsteemidele.

9. Milliseid kriteeriume kohaldatakse säilitustähtaegade määramisel?

Säilitustähtajad määratakse:

• õigusaktidest tulenevate kohustuste alusel;

• asutuse faktide ja tegevuste tõendamise vajadusest (dokumentide liigitusskeem) lähtuvalt;

• Rahvusarhiivi hindamisest tulenevalt omistatakse osadele dokumentidele arhiiviväärtus (väärtuslik teave riigi, ühiskonna, õiguste, ajaloo ja mälu seisukohalt) ning neid säilitatakse Rahvusarhiivis püsivalt.

• Isikuandmeid sisaldavaid dokumente säilitatakse lähtuvalt isikuandmete kaitse üldmäärusest lähtuvalt nende töötlemise eesmärgist ning vaid nii kaua kui seda arvestades vajalik.

Säilitustähtaeg peab olema õigusaktiga piiratud. Säilitustähtajad võivad olla:

• lühiajalised (1–5 aastat);

• pikaajalised (10–50 aastat);

• või alatised.

10. Milliseid kriteeriume kohaldatakse dokumentide üleandmisel arhiivi?

Avalikku arhiivi antakse:

• arhiiviväärtusega asutuse tegevuse käigus saadud või loodud okumendid;

• seoses riigikorra muutumisega asutuse valdusse sattunud dokumendid, millel on ajalooline, kultuuriline või õiguslik tähendus.

Üleandmine toimub:

• soovitavalt 10 aasta jooksul pärast säilitustähtaja lõppu asutuses;

• koostöös Rahvusarhiiviga ja vastavalt kehtestatud tehnilistele nõuetele.

Avalikku arhiivi dokumentide üleandmine dokumenteeritakse Rahvusarhiivi loodud

asutustega suhtlemise keskkonnas ASTRA (leitav ASTRA).

11. Milliseid kriteeriume kohaldatakse dokumentide hävitamisel?

Dokumente võib hävitada, kui:

• see on väljunud aktiivsest kasutusest;

• säilitustähtaeg on möödunud;

• dokument ei oma arhiiviväärtust. Hävitamine peab tagama:

• andmete pöördumatu hävimise;

• isikuandmete kaitse. Dokumentide hävitamine dokumenteeritakse.

12. Kohtupraktika ja halduspraktika

Eesti praktikas on korduvalt rõhutatud, et:

• dokumenteerimata otsustusprotsess rikub hea halduse põhimõtet;

• ametialane e-kirjavahetus on avalik teave;

• dokumentide tahtlik mitteregistreerimine võib olla õigusvastane. Selle kohta on seisukohti väljendanud:

• halduskohus;

• õiguskantsler;

• Andmekaitse Inspektsioon. Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt) Tanel Ross finantsosakonna juhataja strateegia ja innovatsiooni asekantsleri ülesannetes

Lisad: 1. Nimekiri andmekogudest

2. E-kirja juhend

Kristiina Laius, 626 2835

[email protected]