Vastus


Reg kood 70004347
Tartu 48, 65609 Võru
Tel: 78 287 50
E-post: [email protected]




Kultuuriministeerium Teie 29.12.2025 nr 9-1/1260-2
Meie 06.01.2026 nr 1.1-7/1





Euroopa Nõukogu küsimustik dokumentide haldamise ja säilitamise kohta


Saadame vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205) rakendamise seire raames koostatud küsimustikule, mis käsitleb dokumentide haldamist ja säilitamist avaliku ülesande täitmisel:

1. Dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine on reguleeritud raamatupidamise sise-eeskirja ja asjaajamiskorraga
2. Registreeritakse dokumendid, mis on liigitusskeemi järgselt säilitatavad. Registrisse kantakse dokumendi saatja, saatja dokumendi number ja kuupäev, dokumendi pealkiri ja fail. Dokumentide registreerimise eest vastutab sekretär. Dokumendid registreeritakse pärast saabumist paari tööpäeva jooksul.
3. Dokumentide registreerimise nõuetest nende sisu alusel ei teha..
4. Juhised või poliitikaid seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega kehtestatud ei ole.
5. Ametlike dokumentide registrid on avalikud.
6. E-kirju ja SMS-e ei registreerita.
7. Võru Instituudil on kasutuses dokumendihaldussüsteem webdesktop.
8. Paberkandjal dokumente säilitatakse Võru Instituudi arhiivis, digitaalseid dokumendihaldussüsteemis webdesktop ja asutuse serveris. Sihtfinantseerimise taotlused, lepingu ja aruanded asuvad toetuse jagajate taotluste portaalides, personali dokumendid (va lepingud) riigitöötaja iseteenindusportaalis. Museaale puudutavad dokumendid on Muuseumide infosüsteemis MUIs ning statistilised aruanded Statistikaameti portaalis eSTAT.
9. Kasutusel on järgmised säilitustähtajad: 3, 5, 7, 10, 50, 55 aastat ja alatine.
10. Kõik dokumendid on asutuse arhiivis, serveris või portaalides, arhiivi pole dokumente üle antud.
11. Dokumentide hävitamine toimub akti alusel. Arhivaalide hävitamiseks ettevalmistamisel koostatakse kavand, mis esitatakse hindamiseks Valga Maa-arhiivile. Koostamisel võetakse aluseks liigitusskeem. Kontrollitakse säilitustähtaegade vastavust õigusaktidele. Arhivaalide hävitamine toimub ühe kuu jooksul peale lubava hindamisotsuse saamist. Hävitamiseni tuleb arhivaale hoida arhivaalide loeteluga vastavuses. Arhivaale võib hävitada füüsiliselt (põletamine, purustamine) või teabe kustutamisega elektrooniliselt teabekandjalt.
12. Kohtupraktika puudub.


Lugupidamisega,


/allkirjastatud digitaalselt/

Ivari Padar
direktor
7828751