Leping

KONVERENTSI KORRALDUSTEENUSE

PAKKUMUS

7.-8. detsember 2021

Confent OÜ

SISUKORD

1. Projektijuhtimine 3

2. Teised pakutavad teenused 6

2.1 Tugi esinejatele 6

2.2 Toimumiskoht 6

2.3 Tehnika 7

2.4 Fotografeerimine 7

2.5 Sünkroontõlge 7

2.6 Interaktiivne lahendus 8

2.7 Kujundused ja videoproduktsioon 8

2.8 Kommunikatsioon ja registreerimine 8

2.9 Konverentsi materjalid 9

2.10 Muu 9

3. Korraldusmeeskond 10

4. Hiljuti teostatud hübriidsündmused 12

4.1 Nordic-Baltic Security Summit 2020 12

4.2 Industry 4.0 in Practice 2021 12

5. Pakkumuse maksumus 14

2

1. Projektijuhtimine

Confent tugineb konverentside korraldamisel kahele baasdokumendile - stsenaariumile ja projektiplaanile.

● Stsenaarium määrab iga osapoole tegevuse igal ajal - see on kogu meeskonna ja alltöövõtjate ühiselt jälgitav tegevusplaan, mis tagab sündmuse õnnestumise. Palun leidke näitena sellelt lingilt ühe sündmuse stsenaarium, mis on plaanitud toimuma Kultuurikatlas.

● Projektiplaan - alljärgnevalt toome välja ettevalmistavate- ja järeltegevuste NÄIDISE, kuhu on määratud vastutajad ja tähtajad, mis on kogu projektimeeskonnale tegevuste planeerimise indikatsiooniks. Väljatoodud kuupäevad on tähtajad vastava tegevuse lõpuleviimise kuupäevaks, et olla ettevalmistustega ajakavas. Sisulisemate ja efektiivsemate projektikoosolekute eesmärgil lepitakse koosolekute kuupäevad kliendiga kokku eraldi.

NB! Projektiplaan ei tugine antud pakkumisele ja on näidiseks. Antud sündmuse projektiplaan koostatakse pärast lepingu sõlmimist.

Üldine Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Projektiplaani ja vastutusalade kinnitamine (tegevused enne sündmust)

Klient/Confent Confent 10.04.2020

Projekti- ja programmitiimi loomine, ülesannete jaotamine

Klient/Confent Confent 10.04.2020

Stsenaariumi koostamine ja tegevuste kinnitamine (tegevused sündmuse ajal)

Klient/Confent Confent 23.10.2020

Projektikoosolekud (täpsed ajad lepitakse kliendiga kokku)

Klient/Confent Confent soovitame

2x kuus

Programm Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Konverentsi formaadi ja programmi struktuuri kinnitamine

Klient/Confent Confent 10.04.2020

Esinejakandidaatide ja moderaatorite kutsumine (kutse, ootused, kinnitamine)

Confent Confent ASAP

Programm 80% valmis Klient/Confent Confent 24.08.2020 Programm 100% valmis Klient/Confent Confent 02.10.2020 Esinejate ettevalmistamine ja tutvustavate materjalide päring (foto, ettekande pealkiri ja lühikirjeldus, lühike bio, slaidid)

Confent Confent 09.10.2020

Konverentsirakenduse väljundid ja ülesseadmine Confent Confent 09.10.2020 Esinejate ja moderaatori viimane briifimine Confent Confent 02.11.2020

3

Sihtrühm ja kommunikatsioon Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Kommunikatsiooniks vajaliku konverentsi põhimotiivi kinnitamine

Klient/Confent Confent 10.04.2020

Kommunikatsiooniplaani loomine ja kinnitamine (sh turundustegevused sotsiaalmeedias, otseturundus)

Klient/Confent Confent 24.04.2020

Kutsutute andmebaasi koostamine ja Confentile üleandmine

Klient 08.05.2020

Kodulehe loomine ja haldamine Confent Confent 15.05.2020 Registreerimise avamine kodulehel (koos automaatse registreerimiskinnitusega)

Confent Confent 22.05.2020

Kutsete/Save the Date saatmine sihtrühmale Confent Confent 25.05.2020 Suhtlus kutsutute ja registreerunutega ning arvete väljastamine (mitte-kutsututele)

Confent Confent jooksvalt

Uudiskirjad lisandunud esinejate ja partnerite infoga Confent Confent TBC Osaleja infokirja saatmine registreerunutele Confent Confent 06.11.2020 Otseülekande vaatamise võimaluse kiri mitteregistreerunutele

Confent Confent 11.11.2020

Tänukiri osalejatele (fotod, slaidid) Confent Confent 14.10.2020

Partnerid Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Ekspoala partnerite andmebaasi koostamine (Kliendi partnerid)

Klient 24.04.2020

Väärtuspakkumise koostamine Confent Confent 24.04.2020 Partnerite kaasamine ja lepingute sõlmimine Confent Confent ASAP 50% soovitud ekspoala partneritest kaasatud Confent Confent 04.09.2020 100% soovitud ekspoala partneritest kaasatud Confent Confent 16.10.2020 Partnerite informeerimine tegevustest ja tähtaegadest, materjalide kogumine

Confent Confent jooksvalt

Ekspoala paigutuse koostamine, kinnitamine kliendiga

Confent Confent 21.10.2020

Toimumiskoht Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Kultuurikatla broneerimine ja esmased kokkulepped Klient 20.02.2020 Ok Disainikonseptsiooni, istumisplaani ja lavaeskiisi koostamine, kinnitamine kliendiga

Confent Confent 04.09.2020

Infovahetus toimumiskohaga (koristus, toolide paigaldamine, info kohalikel ekraanidel jm)

Confent Confent 16.10.2020

Toitlustamine, registreerimine jm teenused Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Toitlustajalt pakkumise küsimine, proovisöömine, menüü kinnitamine

Confent Confent 02.10.2020

Garderoobiteenindus Confent Confent 16.10.2020 Registreerimise korraldamine Confent Confent 16.10.2020 Meeleolufotograafi briifimine Confent Confent 16.10.2020 Lõplik osalejate arv toitlustajale Confent Confent 05.11.2020

4

Tehnika Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Presentatsiooni, heli- ja valgustehnika, lavaplaanide väljaselgitamine ja korraldamine

Confent Confent 31.08.2020

Otseülekande tehnilised ettevalmistused (embed-kood, jagamine vajalikesse kanalitesse)

Confent Confent 30.10.2002

Graafiliste esinejatutvustuste tootmine Confent Confent 06.11.2020 Avalikustamiseks esinejate ettekannete salvestuste organiseerimine

Confent Confent 19.11.2020

Materjalid ja disain Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

E-maili päis ja jalus, sotsiaalmeedia bännerid Confent Confent 15.05.2020 Konverentsimaterjalide kokkulepped kliendiga (märkmik või trükis või toolbox, pastakas, vm)

Klient/Confent Confent 29.05.2020

Kingitused esinejatele Confent Confent 16.10.2020 Nimesiltide disain ja kinnitamine Confent Confent 16.10.2020 Konverentsimaterjalide disain, sisu Confent Confent 23.10.2020 Lava- ja teiste kujunduselementide disain ja kinnitamine

Confent Confent 29.10.2020

Konverentsimaterjalide, lava- ja teiste kujunduselementide tootmine

Confent Confent 03.11.2020

Nimesiltide disaini ja sisu kinnitamine kliendiga Confent Confent 30.10.2020 Osalejate nimekirja kinnitamine, nimesiltide jm siltide tootmine

Confent Confent 04.11.2020

Ettevalmistus ja sündmuse päev Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Koosolek meeskonna ja alltöövõtjatega (stsenaarium) Confent Confent 10.11.2020 Tehniliste ettevalmistuste juhtimine vastavalt eskiisile ja istumisplaanile

Confent Confent 10.11.2020

Registreerimislaua ja ekspoala valmispaneku korraldamine

Confent Confent 10.11.2020

Registreerimise läbiviimine Confent Confent 11.11.2020 Esinejate juhendamine vastavalt stsenaariumile Confent Confent 11.11.2020 Allhankijate ja meeskonna jooksev juhendamine vastavalt stsenaariumile

Confent Confent 11.11.2020

NB! Detailsed tegevused konverentsi ajal kirjeldab stsenaarium

Kokkuvõtted Vastutaja(d) Tähtaeg Staatus

Tagasisideküsimustiku koostamine Klient/Confent Confent 30.10.2020 Kokkuvõttesektsiooni avaldamine kodulehel (slaidid, tagasiside, hiljem ka fotod ja videod)

Confent Confent 16.11.2020

Esinejatele ja osalejatele tänukirjade saatmine Confent Confent 16.11.2020 Tagasiside kokkuvõte ja kokkuvõttev koosolek Klient/Confent Confent TBC

5

2. Teised pakutavad teenused

2.1 Tugi esinejatele

Töövõtja juhendab ja assisteerib esinejaid tehniliste vahendite kasutamisel ning abistab probleemide ilmnemisel. Veebi vahendusel osalevate esinejatega tehakse proovid ja vajadusel ettekanne eelsalvestatakse.

2.2 Toimumiskoht

Pakume konverentsi toimumiskohaks Tallinna kesklinnas asuvat Estonian Business Schooli aulat ja teisi ruume. Toimumiskoht on esinduslik ja kannab majandusvaldkonna kuvandit. Toimumiskohale on tagatud hea ligipääs ühistranspordiga ja osalejad saavad soovi korral parkida Estonian Business Schooli parklas. Parkimistasu on 7 eurot päevas. Samuti on võimalik parkida kooli ümbritsevatel tänavatel ja 200 meetri kaugusel asuvas parkimismajas.

2.3 Tehnika

Tagame hübriidkonverentsi läbiviimiseks vajamineva tehnika vastavalt pakkumuskutse nõuetele:

● Esitlustehnika, sh arvutid, klikkerid, ekraanid, projektorid ja keskseadmed

6

● Helitehnika, sh mikrofonid, kõlarid ja keskseadmed ● Valgustehnika, sh esinejate eestvalgus, dekoratsioon-valgus ja keskseadmed ● WIFI, mis on tõrgeteta ja vastab osalejate arvule

Konverentsisaali laval asub LED ekraan, millel on võimalik kuvada:

● Sündmuse infograafikat; ● Kohapeal asuva esineja slaide; ● Eemal asuva esineja slaide ja kaamerapilti; ● Muud vajalikku materjali sh videot.

Sündmusel võimaldatakse osalejatel osaleda ja esinejatel esineda virtuaalselt:

● Tagame ülekandetehnika, sh režiipult ja striimi loomise tehnoloogia; ● Loome sündmuse virtuaalplatvormi; ● Teostame otseülekande sotsiaalmeediakanalitesse ja korraldaja kodulehele; ● Kaasame eemalasuvad esinejad kasutades vMix lahendust.

Teostame ettekannete montaaži: ● Monteerime iga ettekande eraldi ja varustame avaanimatsiooniga; ● Laadime materjali Youtube-i jm kliendi osundatud kanalisse; ● Jagame tellijaga originaalmaterjali; ● Teostame nimetatud tööd kahe nädala jooksul pärast konverentsi lõppu.

2.4 Fotografeerimine

Sündmuse esimest päeva fotografeerib professionaalne ja kauaaegse konverentside jäädvustamise kogemusega fotograaf. Fotod laadime galeriisse hiljemalt konverentsi viimasele päevale järgneva päeva hommikul ning kõrge resolutsiooniga originaalfotod edastame tellijale.

2.5 Sünkroontõlge

Tagame konverentsil sünkroontõlke eesti-inglise-eesti tõlkesuundadel. Tõlke lahendus koosneb:

● Kaks sünkroontõlki, kellel on kogemus majandusvaldkonna sündmuste tõlkimisel; ● Tõlketehnika, sh tõlkevastuvõtjad, kiirgurid ja keskseadmed; ● Sünkroontõlke lahendus otseülekandesse.

2.6 Interaktiivne lahendus

Valmistame ette hübriidkonverentsi lahenduse Worksup, mis võimaldab nii kohapealsetel kui ka eemal osalejatel:

● Luua profiil oma nime, asutuse, asukohariigi ja e-mailiga; ● Näha reaalajas konverentsi kava;

7

● Esitada küsimusi esinejatele ja “kiita takka” teiste esitatud küsimusi.

Lisaks saab sündmuse moderaator jälgida ja vahendada küsimusi nutiseadmest, mille töövõtja tarnib.

2.7 Kujundused ja videoproduktsioon

Konverentsi kujundusmaterjalid luuakse RTE visuaalse identiteedi põhjal ning tagatakse, et DINNOCAP ja välisrahastusega seotud logod on esitatud korrektselt.

Konverentsi avamiseks pakume graafilist videoklippi, mis lähtub konverentsi märksõnadest ja millele järgneb esinejate lühitutvustus (foto, nimi, amet). Videoklipp esitatakse laval asuval LED-ekraanil ning virtuaalkonverentsi ülekandes. Klipi loomisel arvestatakse korraldaja väärtusi ja stilistikat.

Töötame välja konverentsi slaidiprogrammi kasutades juba loodud RTE ja DINNOCAPi visuaalset identiteeti.

Toodame ettekannete ette esineja foto, nime ja ametinimetusega animeeritud videointrod, mis visuaalselt järgivad sündmuse identiteeti.

2.8 Kommunikatsioon ja registreerimine

Loome konverentsi e-kutse ja saadame vajaminevad teavitused: save-the-date, meeldetuletused, osaleja infokiri sh osalemise lingid, päevakavad, osalejate ja teemade tutvustus, jms korraldusliku info.

Korraldame osalejate online registreerimise ja koostame lõpliku osalejate nimekirja.

Korraldame osalejate registreerimise / check-in’i nii kohapeal kui ka virtuaalplatvormil ja kogume allkirjad allkirjalehtedele, mis on koostatud koostöös tellijaga. Kontrollime COVID-tõendeid. Virtuaalsete osalejate kohta anname statistika nende platvormile sisenemise kohta. Anname ülevaate tellijale 3 tööpäeva jooksul alates konverentsi lõpust.

Korraldame digitaalselt tagasiside kogumise mõlemal päeval kasutades selleks sündmuse platvormi.

2.9 Konverentsi materjalid

Kujundame, toodame ja komplekteerime osalejate nimesildid, mis riputatakse paelaga kaela ning millel on osaleja nimi, organisatsioon ja lühipäevakava. Tagame konverentsi kohapealsetele osalejatele kirjutusvahendi ja A5 paberid.

8

2.10 Muu

Töövõtja tagab valmisoleku konverentsi läbiviimiseks täiesti veebi vahendusel ja esinejatele tagatakse võimalus esineda ettekandega ning osaleda arutelupaneelides veebi vahendusel, vajadusel eelsalvestustega.

Lahendame muud seminari ja konverentsi ettevalmistamise ja läbiviimise käigus tekkivad jooksvad küsimused.

9

3. Korraldusmeeskond

Liina Vahaste, kaasprojektijuht . Liina on lõpetanud Eesti Ettevõtluskõrgkooli Mainor personalijuhtimise erialal ning tal on üle nelja aasta inimeste juhtimise kogemust telekommunikatsiooniettevõttes Eesti Telekom (praegune Telia). Viimased viis aastat on Liina Confentis taganud sündmuste sujuva ja kvaliteetse ettevalmistamise ning koostööpartneritega ühiselt nende läbiviimise kogu Baltikumis. Näiteks on Liina korraldanud iga-aastast rahvusvahelist inforturbe konverentsi Nordic-Baltic Security Summit ja selle õhtust vastuvõttu (2016-2021), tööstuse digitaliseerimise konverentsi Industry 4.0 Praktikas (2016-2021), Eesti Haridusjuhtide Aastakonverentsi ja pidu (2017-2021), Bigbanki aastakonverentsi ja galat 2017. aastal ning iga-aastast sisekonverentsi-galat WOW Day (2018-2020), kodanikukeskset e-riigi juhtimiskonverents UX TULEVIKKU (2018), e-Governance Conference (2019-2021), Microsoft EduDay 2019 ning mitmeid teisi sündmusi.

Johanna Kallas, kaasprojektijuht. Johanna on õppinud Tallinna Ülikoolis reklaami ja imagoloogiat. Confentis on Johanna juhtinud Tallink Sales&Marketing konverentsiprojekti (2019), Peugeot Lions Conventioni (2020), Innove Kompetentsikonverentside sarja (2020), Citröen Dealership sisekonverentsi (2021), X-Road Community Event 2020-2021 ning mitmeid teisi sündmusi. Lisaks on ta suuresti löönud kaasa paljude konverentside korraldamisel alates detailidest kuni partnerite- ja esinejasuhtluseni - haridustehnoloogia konverents Edu EXEX, EuroVR International Conference 2019, tegevuspõhise riigieelarve konverents ja tänuvastuvõtt, Tallink Management Conference, Microsoft EduDay 2019, Bigbank WOW Day, Haridusjuhtide Aastakonverents, Nordic-Baltic Security Summit (2020-2021), e-Governance Conference (2020-2021), Telia Digital Hub.

Allpool on mõned virtuaal- ja hübriidsündmused, mida Confenti tiim sh ülalolevad projektijuhid, on viimase aasta jooksul korraldanud:

e-Governance Conference 2021 (tutvumine eeldab ligipääsu loomist, palun andke huvi korral teada nimi ja meiliaadress)

Industry 4.0 in Practice 2021 (tutvumine eeldab ligipääsu loomist, palun andke huvi korral teada nimi ja meiliaadress)

i-Voting a European Solution for Citizens Living Abroad

Innovating the Electronics Value Chain to Compete in a New World

Conference and Table-Top Exercise: Securing Elections in the Digital Era

Telia Digital Hub 2020

IELS 2018 uuringu tulemusi tutvustav veebikonverents

Edubest 2020 virtuaalkonverents

EAS Estonian Digital Discussions

10

Nordic-Baltic Security Summit hübriidkonverents

Siseministeeriumi Juhtimispäev (videoaken on kaitstud VPN lahendusega)

Industry 4.0 in Practice 2020 virtuaalkonverents

Innove Kompetentsi Konverentside sari

11

4. Hiljuti teostatud hübriidsündmused

Esitatud korraldusmeeskond on olnud projektijuhtideks ja läbiviijateks järgmistel hübriidkonverentsidel:

4.1 Nordic-Baltic Security Summit 2020

Rahvusvahelise konverentsi kliendiks oli Security Software OÜ. Sündmus toimus 4. korda. Teostatud sündmuste lühikirjeldus.

● Kolm paralleelset tracki/sessiooni ● Ekspo kohapeal ja online platvormil ● 34 esinejat (10 neist distantsilt) ● 250 osalejat kohapeal ● 400 osalejat virtuaalselt

Confent pakkus sündmusel täislahendust:

● Kontseptsiooni koostamine ● Projektijuhtimine ● Programmiloomes osalemine ● Esinejate kaasamine ● Sündmuse turundus ● Eksponentide kaasamine ja teenindamine ● Osalejate haldus ● Tehnilise produktsiooni planeerimine ● Toitlustuse planeerimine ● Sündmuse läbiviimine vastavalt stsenaariumile ● Aruandlus

Sündmuse link: https://www.worksup.com/summit2020

4.2 Industry 4.0 in Practice 2021

Rahvusvaheline konverents teostati konsortsiumis kuhu kuulusid ITL, TalTech, Elektroonikatööstuse Liit ja EAS. Sündmuse projektijuht oli Confent. Sündmus toimus 6. korda. Teostatud sündmuste lühikirjeldus.

● Üks track ● Ekspo kohapeal ja online platvormil ● 12 esinejat (4 neist distantsilt) ● 80 osalejat kohapeal ● 500 osalejat virtuaalselt

12

Confent pakkus sündmusel täislahendust:

● Kontseptsiooni koostamine ● Projektijuhtimine ● Programmiloomes osalemine ● Esinejate kaasamine ● Sündmuse turundus ● Eksponentide kaasamine ja teenindamine ● Osalejate haldus ● Tehnilise produktsiooni planeerimine ● Toitlustuse planeerimine ● Sündmuse läbiviimine vastavalt stsenaariumile ● Aruandlus

Sündmuse link: https://worksup.com/industry2021

13

5. Pakkumuse maksumus

DINNOCAP konverentsi 2021 eelarve Tööetapi kirjeldus Allhangitava

teenuse/tunni hinna maksumus

Allhangitava teenuse maht/Tundide arv

Allhangitava teenuse maksumus kokku/Töö maksumus kokku

Töö konverentsi sisuga Sündmuse projektiplaani koostamine ja selle põhjal ettevalmistusprojekti juhtimine sh töörühma koosolekutel osalemine

120 18 2160

Sündmuse stsenaariumi koostamine ja selle põhjal sündmuse juhtimine

120 16 1920

Esinejate tehniline briifimine ja ettevalmistamine nii kohapeal kui eemalt esinemiseks, proovide tegemine

120 7 840

Virtuaalsündmuse platvormi ettevalmistamine 100 5 500 Kommunikatsioon ja registreerimine Save-the-date koostamine ja saatmine 300 1 300

Kutse koostamine ja saatmine 500 1 500

Programmi jm sisuinfoga uudiskirja saatmine 300 1 300 Meeldetuletuse koostamine ja saatmine 300 1 300

Osalejate registreerimine ja registreerimiskinnituste väljastamine

300 1 300

Osalejainfo saatmine kohapeal ja eemal osalejatele 300 1 300 Osalejate registreerimine ja COVID tõendite kontrollimine kohapeal

500 1 500

Kujundused ja videoproduktsioon Konverentsi kujunduste loomine 60 6 360

Konverentsi avavideo tootmine 700 1 700

Konverentsi slaidiprogrammi loomine 200 1 200

Esinejate videointrode loomine ja ettekannete montaaž 600 1 600 Toimumiskoha rent ja dekoratsioonid EBS aula rent 1875 1 1875

Toitlustusala 600 1 600

Tõlkide ruum 262.5 1 262.5

Cateringi tehniline ruum 262.5 1 262.5 LED lavatausta lahenduse teostus 300 1 300 Kõnepult ja tugitoolid panelistidele, transport ja paigaldus 300 1 300 Presentatsiooni-, heli-, valgustehnika

Esitlustehnika, sh arvutid, klikkerid, erkaanid, projektorid ja keskseadmed; Helitehnika, sh mikrofonid, kõlarid ja keskseadmed; Valgustehnika, sh esinejate eestvalgus, dekoratsioon-valgus ja keskseadmed

2160 1 2160

14

Tehniline personal (5 inimest) 3300 1 3300 Teleprompter 250 1 250 Elektritoite varundamine 1300 1 1300 Ülekanne, kaugesinejad ja virtuaalsündmuse platvorm Worksupi kasutajalitsents 400 1 400 Turvatud sisenemine platvormile 450 1 450 Erinõuded Worksupi rakendusele: riik, e-mail profiilis 500 1 500 Kakskeelne videopleier 350 1 350 Kujunduse erilahendus 450 1 450 Ülekandetehnika, sh režiipult ja striimi loomise tehnoloogia

500 1 500

vMix lahendus eemalasuvate esinejate kaasamiseks 350 1 350 Sotsiaalmeedia kanalitesse ja kodulehtedele ülekande seadistamine

150 1 150

Sünkroontõlkimine ja -tehnika Sünkroontõlkide teenused, 2 tõlki 650 2 1300 Tõlketehnika, sh tõlke vastuvõtjad, kiirgurid ja keskseadmed

1300 1 1300

Fototeenus Fotograaf esimesel konverentsipäeval, fotode töötlus ja ülesselaadimine

450 1 450

Materjalid Nimesildid 10 50 500 Kirjutusvahendid 1.8 50 90 Kokku kulud, EUR, ei sisalda käibemaksu 25880

Pakkumuse maksumus käibemaksuta on 25880 eurot, millele lisandub käibemaks. Pakkumus on jõus 21 kalendripäeva.

Endrik Randoja Confent OÜ

15

TÖÖVÕTULEPING nr 1.12-12/21-0459/5647

Tallinn 27.09.2021

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur-Ameerika 1,

10122 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel kantsler Ando Leppiman (edaspidi tellija),

ja

Confent OÜ, registrikood 12388044, asukoht Pargi tn 23, Tallinn, mida esindab põhikirja alusel

juhatuse liige Endrik Randoja (edaspidi töövõtja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja

eraldi pool,

sõlmivad käesoleva teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. Lepingu ese ja tähtaeg

1.1. Lepingu esemeks on reaalajamajanduse ja DINNOCAP projekti rahvusvahelise konverentsi

korraldamine (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu

lisades sätestatud tingimustele. Töö hõlmab konverentsi korraldamist vastavalt

pakkumiskutses (lisa 1) märgitule.

1.2. Töövõtja teostab punktis 1.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle vastavalt

pakkumiskutse punktile 11.

2. Üldsätted

2.1. Lepingu eesmärk on poolte suhete, õiguste, kohustuste ning vastutuse reguleerimine töövõtja

töö teostamisel.

2.2. Pooled juhinduvad lepingu täitmisel ja omavaheliste suhete reguleerimisel lepingust ja selle

lisadest, kuid lepinguga reguleerimata küsimustes ka Eesti Vabariigis kehtivatest

õigusaktidest, eeskirjadest, standarditest ning hea usu põhimõttest.

2.3. Leping sõlmitakse tellija läbiviidud väikehanke tulemusena ning vastavalt pakkumiskutses

märgitule ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele.

2.4. Poolte esindajad kinnitavad, et neil on kõik õigused ja piisavad volitused sõlmida leping

esindatava nimel kooskõlas õigusaktidega ja nad ei tea ühtegi takistust lepinguga võetud ja

selles sätestatud kohustuste täitmiseks.

2.5. Mõisted „tellija“ ja „töövõtja“ hõlmavad kõiki vastavalt tellijaga või töövõtjaga töö- ja

teenistussuhtes olevaid isikuid, aga samuti kõiki teisi isikuid, keda tellija või töövõtja on teise

poole nõusolekul lepingu täitmisse kaasanud.

2

2.6. Töövõtja esindaja kinnitab, et tal on tehniline kompetentsus ja võimalused lepingu

professionaalseks ja nõuetekohaseks täitmiseks.

2.7. Lepingu dokumendid koosnevad käesolevast lepingust, lepingu lisadest ning lepingu

võimalikest muudatustest, milles lepitakse kokku pärast lepingu allkirjastamist.

2.8. Lepingu allakirjutamisel on lepingule lisatud:

2.8.1. Lisa 1. Väikehanke pakkumiskutse.

2.8.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus.

3. Tellija õigused ja kohustused

3.1. Tellijal on õigus:

3.1.1. nõuda töövõtjalt vastavalt lepingu tingimustele nõuetekohast ja tähtaegset töö teostamist

ja selle üleandmist;

3.1.2. kontrollida töö teostamise käiku ja nõuda töövõtjalt töö teostamise kohta informatsiooni;

3.1.3. pöörduda vajadusel kolmanda isiku poole sõltumatu eksperthinnangu saamiseks töö

kvaliteedi kohta;

3.1.4. kasutada õiguskaitsevahendeid (sh öelda leping üles), samuti nõuda lepingus sätestatud

juhtudel leppetrahvi, kui töövõtja ei pea kinni lepingus, selle lisades või muudes lepingu

juurde kuuluvates dokumentides sätestatud tähtaegadest, tingimustest ja maksumusest,

samuti kui töövõtja ei täida või täidab mittevastavalt muid endale lepinguga võetud

kohustusi.

3.2. Tellija on kohustatud:

3.2.1. looma töövõtjale töö teostamiseks vajalikud tingimused, esitama töö teostamiseks

vajalikud andmed ja informatsiooni või korraldama neile juurdepääsu;

3.2.2. töövõtja esitatud töö üle vaatama ja vastu võtma, kui töö on teostatud nõuetekohaselt ja

vastab lepingu lisas esitatud kirjeldusele;

3.2.3. töö lepingu tingimustele mittevastavuse korral teatama sellest töövõtjale kirjalikult

punktis 6.3 nimetatud tähtaja jooksul koos puuduse kõrvaldamiseks sätestatud tähtajaga;

3.2.4. maksma töövõtjale töö eest tasu punktis 7 sätestatud tingimustel.

4. Töövõtja õigused ja kohustused

4.1. Töövõtjal on õigus:

4.1.1. nõuda tellijalt töö teostamiseks vajalike tingimuste loomist ning andmete ja

informatsiooni esitamist või neile juurdepääsu võimaldamist;

4.1.2. kasutada töö teostamisel oma töömeetodeid ja -vahendeid; 4.1.3. nõuda tellijast sõltuvate takistuste kõrvaldamist töö teostamisel;

4.1.4. saada nõuetekohaselt teostatud ja tellija vastuvõetud töö eest punktis 7 ettenähtud tasu.

4.2. Töövõtja on kohustatud:

4.2.1. teostama töö professionaalselt ja nõuetekohaselt vastavalt lepingu tingimustele ning tellija

esitatud pakkumiskutses märgitule ja täiendavatele selgitustele ning andma töö tellijale

või tema näidatud isikule üle lepingus sätestatud tähtajaks ja korras;

4.2.2. järgima töö teostamisel lepingus ja õigusaktides sätestatud nõudeid ning tagama lepingust

tulenevate kohustuste täitmise kooskõlas heade kommetega;

4.2.3. kaasama töö teostamiseks kolmanda isiku tellija nõusolekul;

4.2.4. lubama tellijal kontrollida töö teostamise käiku ja esitama tellija nõudmisel töö teostamise

kohta informatsiooni;

3

4.2.5. teatama tellijale viivitamata võimalikust viivitusest töö teostamisel;

4.2.6. töö lepingu tingimustele mittevastavuse korral kõrvaldama tellija nõudmisel puuduse töös

või esitama uue, lepingu tingimustele vastava töö tellija sätestatud tähtaja jooksul;

4.2.7. säilitama kolmanda isiku ees täieliku konfidentsiaalsuse töö teostamise käigus teatavaks

saanud andmete ja informatsiooni osas.

5. Autoriõigused

5.1. Töövõtja loovutab tellijale kõik tööga seonduvad autoriõiguse varalised õigused alates töö

vastuvõtmisest. Töövõtjal ei ole õigust anda tellijale loovutatud õigustega samasuguseid õigusi

kolmandale isikule. Tasu autoriõiguste eest sisaldub punktis 7 nimetatud tasus.

5.2. Töövõtja kinnitab, et tal on õigus tellijale neid üle anda, ning juhul, kui kolmas isik esitab

tellijale seoses nende õigustega mingeid nõudmisi, hüvitab töövõtja tellijale kõik sellistest

nõudmistest tulenevad kahjud ja kulud.

5.3. Tellijal on õigus kasutada tööd ja muid töö tulemusi (ühiselt teos) igal viisil, sh avaldada,

levitada, reprodutseerida, esitada, muuta või täiendada ilma territoriaalsete piiranguteta, sh

üldkasutatavas arvutivõrgus. Samuti võib tellija kasutada teost viisil, mis toob kaasa või võib

kaasa tuua teose või selle osade olulises mahus töötlemise. Teose või selle osade

avalikustamisel, refereerimisel ja/või viitamisel kohustub tellija viitama töövõtjale.

5.4. Töö käigus välja töötatud materjali (näiteks joonised, infolehed, kutsed, visuaalne materjal)

annab töövõtja tellijale üle pärast töö valmimist ning need kuuluvad töö tellijale. Töövõtja

võib endale jätta materjalide ja andmete koopiad, kuid ilma tellija eelneva kirjaliku

nõusolekuta ei tohi ta neid kasutada lepinguga mitteseotud eesmärkidel, v.a teadus- ja

õppetöös.

6. Töö üleandmine ja vastuvõtmine

6.1. Punktis 1.2 sätestatud tähtajaks esitab töövõtja tellijale teostatud töö koos digitaalselt

allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise aktiga vastavalt pakkumiskutse punktile 11 (edaspidi

akt).

6.2. Tellija vaatab töö üle ja tagastab digitaalselt allkirjastatud akti töövõtjale 7 päeva jooksul

arvates töö üleandmisest.

6.3. Töö lepingu tingimustele mittevastavuse korral osutab tellija konkreetsele puudusele töös ja

määrab mõistliku tähtaja selle kõrvaldamiseks või uue, lepingu tingimustele vastava töö

esitamiseks.

7. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord

7.1. Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas 25 880 eurot

käibemaksuta. Summale lisandub käibemaks 20%.

7.2. Tellija tasub töö eest pärast selle vastuvõtmist hiljemalt 20 päeva jooksul töövõtja esitatud arve

kättesaamisest arvates.

7.3. Töövõtja esitab arve masintöödeldaval kujul vastavalt kehtivale e-arve juhendile

(https://www.riigiteataja.ee/akt/123042019008). Arvele märgitakse tellija dokumendiregistris

registreeritud lepingu number ja lepingus nimetatud tellija kontaktisik.

7.4. Tellijal on vajaduse korral õigus tellida ja töövõtjal on kohustus teostada lepingu esemega

seotud täiendavaid töid (lepingu esemega seotud tööde täiendamine/asendamine, mahu

suurendamine või hankelepingu mahtu esialgselt mitte kuulunud tööd) kuni 5 % ulatuses

tööde kogumaksumusest. Kokku ei tohi makstav tasu (tööde kogumaksumus ning võimalik

makstav tasu täiendavate tööde eest) ületada lihthanke piirmäära.

4

8. Vastutus

8.1. Lepingut rikkunud pool on kohustatud tekkinud kahju teisele poolele hüvitama.

8.2. Töövõtja vastutab lepingu rikkumise eest, kui töö ei vasta lepingus kokkulepitud nõuetele.

8.3. Juhul, kui töövõtja ei esita tähtajaks tellitud tööd tellijast mitteolenevatel põhjustel, on tellijal

õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi 0,15% andmata või teostamata töö maksumusest päevas iga

viivitatud päeva eest.

8.4. Juhul, kui töövõtja rikub muid lepingust tulenevaid kohustusi, on tellijal õigus esitada nõue

rikkumise kõrvaldamiseks, andes töövõtjale rikkumise kõrvaldamiseks 5 päeva. Kui töövõtja

ei täida nõuet selleks antud tähtaja jooksul, on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi 5000

eurot.

8.5. Leppetrahvi nõudmine ei välista tellija õigust kasutada töövõtja suhtes teisi seadusega

ettenähtud õiguskaitsevahendeid. Lisaks leppetrahvi tasumisele on tellijal õigus nõuda

töövõtjalt lepingu täitmist ja/või kahju hüvitamist osas, mida leppetrahv ei katnud.

8.6. Tellijal on õigus leppetrahvi summa tasaarvestada töövõtjale maksmisele kuuluva tasuga.

8.7. Juhul, kui töö mittevastavuse korral ei kõrvalda töövõtja puudust või ei esita uut,

nõuetekohaselt teostatud tööd punkti 6.3 kohaselt tellija nimetatud tähtajaks, on tellijal õigus

nõuda punktis 8.3 nimetatud leppetrahvi ning lisaks leppetrahvi nõudele lepingust taganeda

või leping üles öelda ja nõuda tekitatud kahju hüvitamist osas, mida leppetrahv ei katnud.

8.8. Tellija kohustub nõuetekohaselt teostatud ja vastuvõetud töö eest arve mitteõigeaegse tasumise

korral maksma töövõtjale viivist 0,15% õigeaegselt tasumata summalt iga tasumisega

viivitatud päeva eest.

8.9. Lepingus sätestatud viiviste ja leppetrahvide tasumine ei vabasta pooli muude õigusaktidest ja

lepingust tulenevate kohustuste täitmisest.

9. Vääramatu jõud (Force Majeure)

9.1. Pooled vastutavad kohustuste rikkumise eest, välja arvatud juhul, kui rikkumine on

vabandatav. Kohustuse rikkumine on vabandatav, kui selle on põhjustanud prognoosimatu või

poole tegevusest olenematu asjaolu (vääramatu jõud). Vääramatu jõud on asjaolu, mida pool

ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta lepingu

sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks, seda väldiks, takistava asjaolu või selle tagajärje

ületaks.

9.2. Vääramatu jõu esinemise korral muutuvad lepingus nimetatud tähtajad perioodi võrra, mille

jooksul vääramatu jõu tegurid lepingu täitmist takistavad.

9.3. Pool, kes rikub kohustust vääramatu jõu asjaolude tõttu, peab vääramatu jõu asjaoludest ja

nende mõjust teisele poolele teatama viivitamata pärast seda, kui pool sai teada või pidi teada

saama vääramatu jõu asjaoludest. Poolel on kohustus võtta tarvitusele kõik abinõud vääramatu

jõu asjaolude ning nende tagajärjel tekitatava kahju vältimiseks või mõju vähendamiseks. Pool

on kohustatud jätkama oma lepinguliste kohustuste täitmist niipea, kui vääramatu jõu asjaolud

on kõrvaldatud.

10. Teabe vahetamine

10.1. Pooled kohustuvad teist poolt teavitama kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada või

takistada lepingus sätestatud kohustuste täitmist või õiguste realiseerimist.

10.2. Teade loetakse teisele poolele kättetoimetatuks, kui:

10.2.1. teade on edastatud teisele poolele elektronposti teel digitaalselt allkirjastatuna (teate

edastamise päeval);

10.2.2. teade on üle antud allkirja vastu (teate allkirjastamise kuupäeval);

5

10.2.3. teade on saadetud postiasutuse tähitud kirjaga teise poole näidatud aadressil (kui

postitamisest on möödunud kolm päeva).

10.3. Punktis 10.2 nimetatud viisil peavad olema edastatud eelkõige poolte lepingu lõpetamise

avaldused, samuti poole nõue teisele poolele, mis esitatakse tulenevalt lepingu rikkumisest.

10.4. Informatiivset teadet võib anda ka telefoni ja e-kirja teel.

10.5. Kõigist muudatustest lepingus nimetatud andmetes teatatakse teisele poolele kahe tööpäeva

jooksul muudatuste tegemisest arvates.

11. Lepingu jõustumine, muutmine ja lõpetamine

11.1. Leping jõustub pärast lepingu ja selle lisade allkirjastamist mõlema poole poolt ja kehtib kuni

poolte võetud kohustuste nõuetekohase täitmiseni või ennetähtaegse lõpetamiseni.

11.2. Pooltel on õigus lepingu muutmises kokku leppida üksnes kooskõlas riigihangete seadusega.

11.3. Pooltel on õigus ennetähtaegselt lepingust taganeda või leping üles öelda juhul, kui teine pool

rikub oluliselt lepingust tulenevaid kohustusi. Lepingu võib etteteatamistähtajata üles öelda

olulise lepingurikkumise puhul, mh juhul, kui lepingu tingimustele mittevastava töö

esitamise korral ei ole töö puudust kõrvaldatud punkti 6.3 kohaselt nimetatud tähtaja jooksul.

12. Vaidluste lahendamine

12.1. Kõik lepingu täitmisest, muutmisest, lõpetamisest või vastutuse kohaldamisest tulenevad

vaidlusküsimused lahendatakse läbirääkimiste teel.

12.2. Kui läbirääkimistega kokkulepet ei saavutata, lahendatakse vaidlus Eesti Vabariigi

õigusaktidega sätestatud korras tellija asukohajärgses kohtus. Lepingu sisu puhul

kohaldatakse Eesti Vabariigis kehtivaid õigusakte.

12.3. Lepingu tõlgendamisel lähtutakse poolte ühisest tegelikust tahtest, isegi kui see erineb sõnade

tavapärasest tähendusest. Kui poolte ühist tegelikku tahet ei õnnestu kindlaks teha, tuleb

lepingut tõlgendada nii, nagu teise poolega sarnane mõistlik isik pidi lepingut samade

asjaolude esinemise korral mõistma.

12.4. Lepingu tingimust tuleb tõlgendada koos lepingu teiste tingimustega, andes igaühele neist

tähenduse, mis lähtub lepingu kui terviku tähendusest.

13. Muud sätted

13.1. Kumbki pool ei tohi käesolevast lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi kolmandale isikule

üle anda ilma teise poole nõusolekuta.

13.2. Lepinguga seonduva konfidentsiaalse informatsiooni avaldamine kolmandale isikule on

lubatud vaid teise poole eelneval kirjalikul nõusolekul, välja arvatud töö tulemus, mis on

mõeldud avalikkusele esitamiseks. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsusnõue ei laiene

informatsiooni avaldamisel poole audiitoritele, advokaatidele ja pankadele ning juhtudel, kui

pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama.

13.3. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik.

13.4. Leping on allkirjastatud digitaalselt.

14. Poolte volitatud esindajad

14.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö

vastuvõtmisel on Sirli Heinsoo, telefon +372 639 7604, e-post [email protected] ja

Kristi Aruküla, telefon +372 56466033, e-post [email protected].

14.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on

Johanna Kallas, telefon +372 5349 2873, e-post [email protected].

14.3. Tellija volitatud esindajal on õigus esindada tellijat kõikides lepinguga seotud

küsimustes, välja arvatud lepingu muutmine, tähtajalise lepingu ühepoolne lõpetamine

ning leppetrahvi, viivise ja/või kahjude hüvitamise nõude esitamine.

14.4. Juhul, kui tellija või töövõtja asendab oma esindaja teisega, teatab ta sellest teisele

poolele vastavalt punktis 10 sätestatule.

Tellija:

(allkirjastatud digitaalselt)

Ando Leppiman kantsler

Töövõtja:

(allkirjastatud digitaalselt)

Endrik Randoja

juhatuse liige

1. Konverentsi taust

Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (edaspidi ka tellija) on reaalaja majanduse

valdkonna eestvedaja. Tellija soovib korraldada selle teemalist rahvusvahelist konverentsi 7-

8. detsembril 2021 Tallinnas.

Reaalajamajandus (RTE) tegeleb ettevõtlusandmetega ja edendab reaalajas tekkivate

majandustehingute, - toimingute ning andmete kasutuselevõttu digitaalselt ja automatiseeritult.

Ärilisest vaatest on reaalaja majandus ökosüsteem äriprotsesside ja aruandluskohustuse

automatiseerimiseks ja digitaliseerimiseks minnes ettevõtjate ja riigi vahelises suhtluses üle

reaalajas andmevahetusele läbi uuenduslike teenuste.

Reaalajamajanduse edendamine täidab mitmeid eesmärke:

a. tagab kiire andmevahetuse asutuste vahel ja hoiab andmed ajakohastena;

b. loob ühtsed semantilised andmevahetusmudelid ja -standardid, aitab andmeid ühte

moodi mõista;

c. võimaldab operatiivselt andmeid vahetada süsteemide vahel, sh piiriüleselt kui on

rahvusvahelised kokkulepped;

d. aitab säästa ca 200 mln EUR/aastas ja hinnanguliselt ca 14 mln/töötundi eelkõige

korduvate protsesside, manuaalse andmesisestuse ja kontrolltoimingute pealt ning

võimaldades vabanevat ressurssi rakendada ettevõtetel põhitegevuseks.

Eestis on reaalajamajanduse valdkonna tegevused kirjeldatud koos mitmete partnerite,

ministeeriumite, erialaliitude, era- ja avaliku sektori asutustega reaalajamajanduse visioonis

aastateks 2020-2027 ning reaalajamajanduse teekaardil 2020-2025. Rohkem infot:

https://www.mkm.ee/en/objectives-activities/real-time-economy/vision-and-work-plan

Reaalajamajanduse valdkonna toimivuse eeltingimuseks on IKT kasutuselevõtu edendamine

ettevõtjate seas ja piiriüleste e-teenuste mudelite arendamine. Need tegevused ongi

INTERREG Baltic Sea Region DINNOCAP projekti kõige üldisemateks eesmärkideks.

DINNOCAP projekt on Läänemere piirkonna rahvusvaheline projekt, mis ühendab 8 riiki, 10

erinevat partnerit. Projekti raames viiakse ellu mitmeid ühiseid tegevusi eesmärgiga toetada

IKT rakendamist eraettevõtjate seas, suurendada digitaliseerimise alast dialoogi avaliku ja

erasektori toimijate vahel ning arendada piiriüleste e-teenuste mudeleid- eKviitung, Tunne oma

klienti (KYC), , e-veoselehed ehk eCMR, et luua ühist visiooni, ühtset semantikat, lähtuda

ühtsetest andmevahetusstandarditest ja andmete komplektidest. Rohkem infot:

www.dinnocapbsr.eu

Kõnealuse konverentsi eesmärgiks on tuua ühele areenile kokku nii reaalajamajanduse

valdkonna selleaastased edasiminekud kui ka konkreetselt DINNOCAPi projekti kokkuvõtted

ning teavitada koostööpartnereid tehtud tööst ja informeerida eelseisvatest plaanidest.

2. Konverentsi sihtrühm

Konverentsi sihtrühm on väga lai ja rahvusvaheline.

Sihtrühmaks on:

a. Avaliku sektori asutused, kes puutuvad kokku andmete registritega, digiteenustega ja

on varasemalt osalenud reaalajamajanduse webinaridel ning kohtumistel;

b. Erialaliidud, nende liikmed, ning koostöövõrgustike partnerid;

c. Piiriüleste e-teenuste, eelkõige eKviitungi, Tunne oma klienti (KYC) ja e-veoselehtede

(eCMR) sidusrühmad;

d. Väikese- ja keskmise suurusega ettevõtjad, kes tarbivad nii siseriiklikke, kui ka

piiriüleseid e-teenuseid;

e. DINNOCAP projekti partnerid (10) 8 riigist, kes omakorda kaasavad ja kutsuvad enda

riikidest ja koostöö võrgustikest osalejaid.

Sõltuvalt COVID-19 situatsioonist ja piirangutest ootame kohapeale osalema ca 50 inimest ja

ca 200 inimest online. On tõenäoline, et osalejate arv üritusel on varieeruv- mõnda esitlust

kuulab rohkem inimesi ja mõnda vähem.

3. Konverentsi korraldaja eesmärgid

Konverentsi eesmärk on anda nii Eesti kui rahvusvahelisele avaliku ja erasektori

partneritele ülevaade DINNOCAP projekti ja RTE 2021. aasta tööde tulemitest ning

edasistest tegevustest ja ettepanekutest.

4. Üldine info hangitava konverentsiteenuse kohta

4.1. Hankelepingu esemeks on rahvusvahelise konverentsi korraldamise teenus Tallinnas

07- 08. detsembril 2021, kokku 2 päeva (täpsem ajakava all).

4.2. Konverents toimub hübriid versioonis, kus füüsiliselt kohapeal osaleb kuni 50 inimest ja

virtuaalselt ca 200.

4.3. Konverentsi sisulise ülesehituse eest vastutab tellija, aga tehniline teostus on töövõtja

ülesanne. Tellija määrab teemade ringi, teemade järjestuse ja ettekannete pikkuse.

Töövõtja toetab tellijat konverentsi sisulise ülesehituse loomisel ning pakub tehnilist

lahendust, et tagada tellija eesmärkide saavutamine.

4.4. Konverentsi jaoks vajaminevad ruumid:

˗ üks suur ruum, mis mahutab kuni 100 inimest (50 osalejat + reservala kogu

korraldusmeeskonna jaoks), sh tuleb arvestada hetkel kehtivate Vabariigi

Valitsuse piirangute nõuetega (nt 50% ruumitäituvus);

˗ toitlustusala: eraldi ruum, avar koridor või avatud fuajee kogu osalejate

üheaegseks toitlustamiseks;

˗ garderoob üleriiete jaoks.

5.1. Nõuded konverentsiruumidele

5.2. Konverentsi toimumisaeg ja –koht: 07-08. detsember 2021 Tallinnas, tellijaga

koostöös valitud kohas.

5.3. Toimumiskoht peab olema esinduslik ning ühistranspordiga ligipääsetavas kohas,

soovitavalt piisava parkimisvõimalusega. Konverentsiruumid peavad olema varustatud

vajaliku (esitlus)tehnikaga (sh helitehnika). Kõikides konverentsiruumides peab olema

tagatud tõrgeteta toimiv Wi-Fi-ühendus (arvestades üritusega seotud võimaliku

kasutajate arvuga), dataprojektor/ekraan (max 2), slaidiesitlust opereerida võimaldav

pult, internetiühendusega esitlusarvuti. Eelnevalt loetletud tehnilised vahendid võib

kaasa tuua ka tehnilist lahendust pakkuv ettevõte. Esitlustehnikaga seotud tehnilised

üksikasjad täpsustatakse tellijaga.

5.4. Konverentsi moderaatori teenuse hangib tellija eraldiseisvalt.

5.5. Konverentsi saali laval virtuaalne lahendus peab kuvama vajaliku info ekraanile või seda

on võimalik eksponeerida roll up-stendil. Kui roll up ei kasutata, siis info, mida muidu

kuvatakse paiksetel roll-up stendidel (ürituse nimi, aeg jne) peab olema võimalik kuvada

virtuaalselt ekraanil. Kui info kuvamine on lahendatud vastava slaidishowga, siis peab

virtuaalne lahendus seda võimaldama.

5.6. Konverentsi ajal peab olema tagatud tõlkesüsteem koos kõrvaklappidega vähemalt 50

inimesele ja tõlgid (sünkroontõlge eesti-inglise-eesti).

5.7. Konverentsi toitlustamine ei kuulu töövõtja ülesannete hulka.

6. Konverentsi korraldusteenuse pakkuja ülesanded:

6.1. Konverentsi korraldusprojekti juhtimine, tehnilise lahenduse eest vastutamine, projekti

tegevuskava ja eelarve koostamine ning täitmise jälgimine ja aruandlus;

6.2. Konverentsiruumide leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, ruumide broneerimine,

nende ettevalmistamine ja konverentsi läbiviimiseks vajalike tehniliste vahendite

olemasolu ja toimimise tagamine ja haldamine;

6.3. Ruumide kujundamine konverentsi põhiteemaga sobivalt. Konverentsi sujuvaks

läbiviimiseks vajalike tehniliste lahenduste korraldamine vastavalt stsenaariumile ja

kooskõlastatult tellijaga;

6.4. Tehnilise lahenduse pakkumine konverentsi korraldamiseks- kaamerad, lavakujundus,

lava ja LED ekraan, ülekande videomontaaž (eelsalvestatud kõned, presentatsioonid

jms), live ülekanne sotsiaalmeediasse, veebi jt, teleprompteri olemasolu. Laval peab

olema kõnepult ja kui toimub paralleeldiskussioon, siis osalejatele peavad olema tagatud

mugavad toolid. Püsiva ühenduse tagamine virtuaalse esineja kaasamisel. Töövõtja peab

tagama virtuaalsetele osalejatele lahenduse, mis tagab häirete ja tõrgeteta platvormi töö

ja ülekande, samuti vaid registreeritud osalejate ligipääsu platvormile;

6.5. Konverentsi ajal interaktiivse lahenduse tagamine, mille kasutamiseks tuleb luua oma

profiil vähemalt oma nime, asutuse, asukohariigi ja e-mailiga. Lahendus peab

võimaldama publikul ühest teenusest näha reaalajas konverentsi kava, esitada jooksvalt

küsimusi/kommentaare nutiseadmega, interneti teel. Küsimused ja kommentaarid

peavad olema nähtavad moderaatorile nutiseadmes, mis on talle võimaldatud töövõtja

poolt;

6.6. Konverentsi ettekannete videosalvestuste ettevalmistamine (sh lahtilõikamine,

Youtube’i üleslaadimine) ning originaalfailide edastamine tellijaga koos õigusega

avaldada neid tellija kanalites (Youtube, koduleht, kontod sotsiaalmeedias) hiljemalt

nädala jooksul pärast konverentsi lõppu;

6.7. Videosalvestuste ja fotomaterjali linkide ning esitlusfailide edastamine osalejatele

hiljemalt 2 nädala jooksul pärast konverentsi lõppu;

6.8. Konverentsist live ülekanded sotsiaalmeediasse ja kodulehtedele (DINNOCAP ja RTE);

6.9. Reaalajas sünkroontõlkimine eesti keelest inglise keelde ja vastupidi ning kogu

tõlkimisega seotud tehnika ja sobivate tõlkide leidmise eest vastutamine. Ka online

keskkonnas osaledes, peab osalejal olema võimalus keelevalik teostada;

6.10. Valmisolek konverentsi läbiviimiseks täiesti veebi vahendusel. Juhul, kui Vabariigi

Valitsus otsustab piirata ürituste korraldamist kuni 10 inimeseni siseruumides, siis peab

toimuma konverents ainult virtuaalselt, tagatakse võimalus esineda ettekandega ning

osaleda arutelupaneelides veebi vahendusel, vajadusel eelsalvestustega;

6.11. Konverentsi esinejate ettekannete, videote ja slaidide ekraanidele projitseerimine

vastavalt konverentsi stsenaariumile;

6.12. Esimese konverentsipäeva fotografeerimine, fotode sorteerimine ja vajadusel töötlemine.

Fotod tuleb hiljemalt konverentsi viimasele päevale järgneva päeva hommikul üles

laadida avalikult kättesaadavasse galeriisse ning kõrge resolutsiooniga originaalfotod

edastada tellijale;

6.13. Konverentsi esinejate juhendamine ja assisteerimine tehniliste vahendite kasutamisel

ning abistamine probleemide ilmnemisel. Veebi vahendusel osalevate esinejatega

eelneva proovi tegemine, esinejate instrueerimine veebi lahenduste kasutamisel ja

vajadusel eelsalvestamine;

6.14. Konverentsi avamiseks sobiva lahenduse pakkumine ja selle teostamine kooskõlastatult

tellijaga. Avasõnad öeldakse pärast konverentsi avamist ning ei ole antud kontekstis

avamise osa. Tellija soovib lavalist kujundust ja võimalikku virtuaalset huvitavat

lahendust ehk tegemist peaks olema soliidse ja ilusa konverentsi avamisega, mis hõlmab

lavalist kujundust ja avamuusikat. Tantsulis- vaatemängulist lahendust ei soovi.

6.15. Konverentsi üldise stsenaariumi koostamine ja selle elluviimise koordineerimine

kooskõlastatult tellijaga;

6.16. Konverentsi kuvandi ja kunstilise lahenduse, ka stiilse ja kaasaegselt mõjuva

lavakujunduse (sh valguslahenduse) väljatöötamine, võttes aluseks konverentsi teema,

RTE visuaalse identiteedi materjalid ja DINNOCAP projekti esitluste puhul DINNOCAP

identiteedi materjalid ning välisrahastusega seotud logod ning ja tellija antud

kujunduselemendid (nt logod, värvieelistused vms);

6.17. Konverentsi slaidiprogrammi põhja väljatöötamine (esislaid kujunduse ja logodega + üks

tekstislaid kujundusega ilma logodeta, vastavalt p 6.2. kohaselt väljatöötatud

kujundusele) kasutades juba loodud RTE ja DINNOCAPi visuaalset identiteeti.

Konverentsi sissejuhatavate ja esitlusi siduvate slaidide valmistamine;

6.18. Konverentsi kutse loomine (sh visuaalne) koostöös tellijaga ja korduv edastamine ning

muu vajalik e-maili suhtlus (save-the-date, meeldetuletused, osalemise lingid,

päevakavad, osalejate ja teemade tutvustus, jms korraldusliku info jagamine);

6.19. Konverentsi osalejate online registreerimine, lõpliku nimekirja koostamine

kooskõlastatult tellijaga ja tellija esitatud põhimõtete ja info alusel;

6.20. Konverentsil osalejate registreerimislehtede ning rinnasiltide soetamine, kujundamine,

komplekteerimine ja laiali jagamine kooskõlastatult tellijaga;

6.21. Konverentsi osalejate registreerimine ja sellealase teabe vahetamine tellijaga. Osalejate

kontaktandmed tuleb edastada tellijale hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast konverentsi

lõppemist;

6.22. Konverentsil osalejatele järgmiste materjalide jaotamine:

- paelaga silt osaleja nime, lühipäevakava ning konverentsi

kujunduselementidega ja/või muu olulise lisamärgistusega;

- kvaliteetne kirjutusvahend ja A5 paberid.

6.23. Konverentsi kohta tagasiside kogumise digitaalse (nutiseadmete kaudu) võimaluse

tagamine. Tagasisidet peab olema võimalik koguda kahes keeles. Tagasiside kogumine

peaks toimuma mõlemal päeval. Digitaalse tagasisidelehe küsimused annab tellija;

6.24. Konverentsil osalejate toitlustamise tegevuste koordineerimine osalejate toitlustamisel ja

teenindamisel ruume haldava ja toitlustust pakkuva(te) alltöövõtja(te)ga.

6.25. Muude seminari ja konverentsi ettevalmistamise ja läbiviimise käigus tekkivate

jooksvate küsimuste lahendamine kooskõlastatult tellijaga.

7. Konverentsi orienteeruv päevakava:

1. päev:

12.30 lõuna ja registreerimine/COVID sertifikaatide kontroll

13.30 - 15.00 avamine ja sisu ettekanded

15.00 kohvipaus

15.30 - 16.30 sisu ettekanded

2. päev:

9.30 - 10.30 hommikukohv ja kogunemine/registreerimine/COVID sertifikaatide kontroll

10.30 - 12.00 sisu ettekanded

12.00 - 12.45 lõuna

12.45 - 14.15 sisu ettekanded

14.15 - 14.45 kohvipaus

14.45 - 16.00 sisu ettekanded ja lõpetamine

8. Nõudmised pakkujale ja pakkumuse esitamisele

8.1 Pakkumuses tuleb ära näidata:

• maksumus. Esitada tuleb kogu töö teostamise maksumus koos kõigi maksudega, sh ka

käibemaksuga juhul kui pakkuja on käibemaksukohustuslane.;

• projektimeeskonna nimed ja andmed varasema kogemuse kohta konverentsiteenuse

osutamisel, sh andmed projektijuhi varasema kogemuse kohta (vt punkt 8.2);

• andmed varasemalt täidetud lepingu kohta (vt punkt 8.2)

• esialgne plaan konverentsi koha ja lahenduse osas milles näidata ära esialgne teenuse

osutamise sisukirjeldus ja ettepanek konverentsi toimumiskoha osas.

Pakkumuse maksumus peab olema esitatud eurodes, käibemaksuta ja ka koos käibemaksuga

juhul kui pakkuja on käibemaksukohuslane, ning täpsusega kuni kaks kohta pärast koma.

Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki töö

läbiviimiseks, esitlemiseks ja üle andmiseks vajalikke kulusid, makse ja maksusid. Lepingu

täitmise käigus Tellija täiendavaid makseid töövõtjale ei tee, välja arvatud juhul kui tellija tellib

täiendavaid töid vastavalt punktile 12.2.2.

8.2 Nõuded pakkujale:

1) Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt 1 lepingu, mille sisuks oli

hübriidlahendusega konverentsi korraldamine vähemalt 50 inimesele.

2) Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 1 projektijuht, kes on varasemalt

projektijuhina korraldanud vähemalt 2 avalikkusele suunatud üritust, milles kasutati

hübriidkonverentsi või virtuaalse konverentsi lahendusi.

8.3 Pakkumuse esitamine

Esitamise tähtpäev: 14.09.2021 kl 16.00 meiliaadressile [email protected].

Küsimuste ja täiendava informatsiooni soovi korral palume need esitada kirjalikult

meiliaadressil [email protected].

8.4 Pakkumuste hindamine

8.4.1 Tellija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi vastavalt käesolevas

pakkumiskutses sätestatule.

8.4.2 Pakkumuste hindamisel selgitatakse majanduslikult soodsaim pakkumus välja

pakkumuse maksumuse alusel.

8.4.2 Edukaks pakkumuseks tunnistatakse vastavaks tunnistatud pakkumus, mille maksumus

on madalaim.

8.4.3 Tellija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkuja on esitatud 0 või negatiivse väärtusega

maksumuse.

8.4.4 Võrdse maksumusega pakkumuste puhul tunnistatakse edukaks pakkumus, mis on

tellijale esitatud ajaliselt varem.

8.5 Eeldatav maksumus

Väikehanke eeldatav maksumus (kõik töövõtja poolt osutatavad teenused) on alla lihthanke

piirmäära (ilma käibemaksuta), täpsemalt kuni 26 000 eurot ilma käibemaksuta.

8.6 Pakkumuse jõusolek

Pakkuja poolt esitatud pakkumuse peab olema jõus vähemalt 15 tööpäeva pakkumuse

esitamisest arvates.

9. Lepingu täitmise oodatavad tulemused

Oodatavad tulemused, mille töövõtja peab konverentsi toimumisega saavutama:

9.1. Konverents toimus 7- 8. detsembril 2021. a hübriidversioonis ilma tehniliste tõrgete ja

sisuliste eksimusteta.

10. Lepingu juhtimine

10.1. Tellija ülesanded

10.1.1. Tellija on vastutav järgmiste ülesannete eest:

˗ töövõtulepingu sõlmimine eduka pakkujaga;

˗ töövõtulepingu täitmise kontrollimine;

˗ töövõtulepingu kohaste maksete teostamine;

˗ konverentsi kommunikatsiooni korraldamine;

˗ teenuse osutaja nõustamine töövõtulepingu täitmisega seotud küsimustes;

˗ erinevate korralduslike aspektide kooskõlastamine.

10.1.2. Tellija võimaldab teenuse osutajale ligipääsu oma andmetele ja informatsioonile, mis

on oluline lepingu täitmiseks.

Tellija esindajad on:

Kristi Aruküla, DINNOCAP projektijuht ja Sirli Heinsoo, reaalajamajanduse

valdkonnajuht.

10.2. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded:

10.2.1. Töövõtja on vastutav järgmiste ülesannete eest:

- töövõtulepingu täitmine ja juhtimine;

- konverentsi kommunikatsiooni info edastamine;

- teenuse korrektne läbiviimine vastavalt tellijaga sõlmitud töövõtulepingule;

- ajakava ja tegevusplaani järgimine ja vajadusel muudatuste algatamine;

- tellija operatiivne teavitamine tegevuste läbiviimisest ja esile kerkinud probleemidest;

- nõutud aruannete esitamine;

- tellija e-kirjadele vastamine/reageerimine hiljemalt 3 tööpäeva jooksul;

- tähtaegne tasumine alltöövõtjatele (nende olemasolul).

10.2.2. Teenuse osutaja esindaja on teenuse osutaja projektijuht.

10.3. Koostöö tellijaga

10.3.1. Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl teenuse

osutaja ja tellija vahel saavutamaks lepingu eesmärke.

10.3.2. Tellija esindaja vastutab teenuse osutaja nõustamise eest lepingut puudutavates

üldistes sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul peavad

toimuma tellija ja teenuse osutaja regulaarsed kohtumised või suhtlemine sobivaid

sidevahendeid kasutades.

10.4. Lepingu kestus

10.4.1. Leping kehtib kuni konverentsi korraldamisega seotud tööde lõpetamiseni.

10.4.2. Eeldatav lepingu sõlmimise tähtaeg on september 2021, misjärel saab alustada

lepinguliste tegevustega.

10.4.3. Kõik lepinguga seotud tegevused peavad olema lõppenud 31. detsembriks 2021.

10.5. Hankelepingu territoorium

Lepingu täitmine toimub Tallinnas.

11. Aruandlus

11.1. Töövõtjal tuleb koostada ja esitada tellijale:

11.1.1. Tegevus- ja ajakava koos vastutajatega – 14 päeva jooksul lepingu sõlmimisest

arvates. Tegevus- ja ajakavas kaardistatakse kõik eelseisvad tegevused, mh peab see

sisaldama vähemalt ruumide broneerimiskinnitust, tellijaga kooskõlastatud

konverentsi visuaali. Tegevus- ja ajakava on aluseks järgnevate tegevuste elluviimisel

ja nende täitmise kontrollil;

11.1.2. lõpparuanne – mitte hiljem kui 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist.

Lõpparuanne koostatakse vastavalt lepingus ettenähtud tingimustele pärast lepingus

ettenähtud tegevuste lõppemist. Aruandes tehakse kokkuvõte lepingu eesmärkide

saavutamisest ja väljunditest.. Aruande lisana esitatakse konverentsi kava, osalejate

nimekiri koos kontaktidega ja konverentsi korralduse käigus kogunenud materjalid

(esitlused, kujunduselemendid, fotomaterjal, videosalvestused, PDF koopia

registreerimislehtedest, (registreerimislehtede originaal jääb tellijale) jms).

11.2. Aruande esitamine ja kinnitamine

11.2.1. Aruanne tuleb esitada eesti keeles, e-versioonina ja allkirjastatult, lisad vajadusel

elektroonilisel andmekandjal. Tellijal on õigus küsida aruande kohta täpsustusi.

11.2.2. Aruanne tuleb esitada tellija lepingus määratud esindajale;

11.2.3. Aruande kinnitab tellija esindaja, kes teavitab sellest pakkujat elektrooniliselt ning

selle järgselt esitab töövõtja allkirjastatult üleandmise – vastuvõtmise akti. Vajadusel

küsib tellija täpsustavat informatsiooni.

12 Lepingu tingimused

12.1 Edukaks tunnistatud pakkumuse pakkujaga sõlmitakse töö teostamiseks leping.

12.2 Lepingu olulised tingimused:

12.2.1 Tellija tasub töö eest ühes osas pärast pakkumuskutses märgitud töö teostamist ja

tellijale üleandmist.

12.2.2 Tellijal on vajaduse korral õigus tellida ja töövõtjal on kohustus teostada lepingu

esemega seotud täiendavaid töid (lepingu esemega seotud tööde täiendamine/asendamine,

mahu suurendamine või hankelepingu mahtu esialgselt mitte kuulunud tööd) kuni 5 % ulatuses

tööde kogumaksumusest. Kokku ei tohi makstav tasu (tööde kogumaksumus ning võimalik

makstav tasu täiendavate tööde eest) ületada lihthanke piirmäära. Tellija maksab nimetatud

tööde eest vastavalt kehtivale hinnakirjale.

12.3 Intellektuaalomandi tingimused:

12.3.1 Töö on teos autoriõiguse seaduse mõistes.

12.3.2 Varaliste õiguste loovutamine:

12.3.2.1 Töövõtja loovutab tellijale kõik tööga seonduvad autoriõiguse varalised õigused alates

töö vastuvõtmisest tellija poolt;

12.3.2.2 Töövõtjal ei ole õigust anda tellijale loovutatud õigustega samasuguseid õigusi

kolmandatele isikutele;

12.3.2.3. Töövõtja kinnitab, et tal on õigus tellijale neid üle anda ning juhul, kui kolmandad

isikud esitavad tellijale seoses nende õigustega mingeid nõudmisi, hüvitab töövõtja

tellijale kõik sellistest nõudmistest tulenevad kahjud ja kulud;

12.3.2.4. Tasu autoriõiguse varaliste õiguste loovutamise ja isiklike õiguste kasutusõiguse eest

sisaldub töövõtjaga sõlmitava lepingu tasus.

12.3.3.5. Tellijal on õigus kasutada tööd (teost) ja muid töö tulemusi igal viisil, sh avaldada,

levitada, reprodutseerida, esitada, muuta või täiendada ilma territoriaalsete piiranguteta,

sh üldkasutatavas arvutivõrgus. Samuti võib tellija kasutada teost viisil, mis toob kaasa

või võib kaasa tuua teose või selle osade olulises mahus töötlemise. Teose või selle osade

avalikustamisel, refereerimisel ja/või viitamisel kohustub tellija viitama töövõtjale.

12.3.3.6. Töö käigus välja töötatud materjali (näiteks joonised, infolehed, kutsed, visuaalne

materjal) annab töövõtja tellijale üle pärast töö valmimist ning need kuuluvad tellijale.

Töövõtja võib endale jätta materjalide ja andmete koopiad, kuid ilma tellija eelneva

kirjaliku nõusolekuta ei tohi ta neid kasutada lepinguga mitteseotud eesmärkidel, v.a

teadus- ja õppetöös.

13. Järelevalve teostamine

Lepingu eesmärkide täitmise ja lepingu eesmärkide saavutamise järelevalve teostamine on

tellija ülesanne.