Kaaskiri

1

LISA 4

toetuslepingu juurde

SISEJULGEOLEKUFONDI PERIOODI 2014–2020 KULUDE

ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID

Juhend toetuse taotlejale ja saajale

Muudatused võrreldes 25.04.2019. a kinnitatud versiooniga

- läbivalt täpsustatud ja parandatud sõnastust;

- muudetud omafinantseeringu mõistet;

- muudetud punktis 1.6 sätestatud piirmäära, mille puhul peab toodete ja teenuste

hankimise kohta esitama tõendava dokumentatsiooni RHS-i järgmise kohta.

mai 2020

2

Sisukord

SISSEJUHATUS ................................................................................................................... 3

KASUTATUD LÜHENDID ................................................................................................. 4

MÕISTED .............................................................................................................................. 4

ÜLDREEGLID ...................................................................................................................... 6

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED ....................................................................................... 6

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID ......................................... 7

3. PARTNERLUS .............................................................................................................. 7

4. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE ............. 8

5. HANGETE LÄBIVIIMINE .......................................................................................... 8

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD ............................................................................... 9

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD ....................................................................... 9

6.1 TÖÖJÕUKULUD ........................................................................................................... 9

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD .................................................................................. 11

6.3 SEADMETE SOETAMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD ............................. 12

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE

KULUD ........................................................................................................................ 13

6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD ............... 14

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD ................................................................... 15

8. ABIKÕLBMATUD KULUD ...................................................................................... 15

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE ................................. 16

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis ................................................ 18

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1 ............................................................................................ 19

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2 ............................................................................................ 20

3

SISSEJUHATUS

Juhend on koostatud toetuse taotlejale ja saajale selgitamaks Sisejulgeolekufondi (edaspidi ISF)

perioodi 2014–2020 kulude abikõlblikkuse reegleid.

Juhendis on abikõlblikkuse reegleid kirjeldatud ISF-i horisontaalse määruse artiklite 17, 18 ja

191 alusel ning lähtudes riigisisestest õigusaktidest. Vaidluste tekkimisel võetakse aluseks ISF-

i erimäärustes, horisontaalses määruses ning rakendus- ja delegeeritud aktides sätestatu.

Küsimustes, mida käesolevas juhendis ei käsitleta, peab konsulteerima Siseministeeriumi

(edaspidi SiM) välisvahendite osakonna kui ISF-i rakendamise eest vastutava asutusega, kes

vajadusel konsulteerib Euroopa Komisjoniga.

1 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0514

4

KASUTATUD LÜHENDID

AA Auditeerimisasutus

EK Euroopa Komisjon

EL Euroopa Liit

ISF Sisejulgeolekufond

JK Järelevalvekomisjon

MTA Maksu- ja Tolliamet

RHS Riigihangete seadus

SiM Siseministeerium

VA Vastutav asutus

VV Vabariigi Valitsus

MÕISTED

Abikõlblik kulu Abikõlblikkuse reeglites nimetatud kulu, mis on kooskõlas

riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse määrusega.

Abikõlblikkuse

periood

Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise alguse ja

lõpptähtaja vaheline periood. Ajavahemik, mille jooksul peab

projekti abikõlblik kulu olema tekkinud ja tegevused ellu viidud (s.o

tööd tehtud, teenused osutatud ja tooted tarnitud). Makseid võib teha

ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast projekti

lõpparuande esitamist.

ISF-i riikliku programmi abikõlblikkuse periood kestab 1. jaanuarist

2014. a kuni 31. detsembrini 2022. a (s.t toetuse saaja ja partneri

kulud peavad olema tekkinud antud ajavahemikul; VA-l on õigus

kulusid katta perioodil 1. jaanuarist 2014. a kuni 30. juunini 2023. a).

Auditeerimisasutus VV 13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 „Varjupaiga-, Rände-

ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutava asutuse ja

auditeerimisasutuse määramine“ on AMIF-i AA-ks määratud SiM-i

siseauditi osakond. AA on teistest osalevatest struktuuriüksustest

sõltumatu

Erimäärused Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL)

nr 515/2014, millega luuakse Sisejulgeolekufondi osana välispiiride

ja viisade rahastamisvahend ning tunnistatakse kehtetuks otsus

nr 574/2007/EÜ (ELT L 150, 20.5.2014, lk 143—167) ja

16. aprilli 2014. a Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL)

nr 513/2014, millega luuakse Sisejulgeolekufondi osana

politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise

ning kriisiohje rahastamisvahend ning tunnistatakse kehtetuks

nõukogu otsus 2007/125/JHA (ELT L 150, 20.5.2014, lk 93—111).

Horisontaalne

määrus

Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL)

nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja

selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes

kohaldatavad üldsätted (ELT L 150, 20.05.2014, lk 112–142).

5

Järelevalvekomisjon JK on loodud riiklike programmide rakendamise toetamiseks. JK

koosseis ja töökord kehtestatakse siseministri käskkirjaga.

Kaasfinantseering Eesti riigi poolt ISF-i toetuse kaasrahastamiseks eraldatavad

vahendid, mis on üldjuhul minimaalselt 25% projekti maksumusest.

Kontrolljälg Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav

dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab kontrolljälje

arhiveerima kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul:

projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kulu tõendav

dokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab raamatupidamise

seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele ning palgaarvestuse

puhul palgaarvestust tõendav väljavõte (nt palgaleht).

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja lähetuskulud

jne), mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Omafinantseering

Toetuse saaja või projektis osalevate partnerite rahaline panus

projekti. Omafinantseeringu hulka arvestatakse ainult toetuse saaja

või projektis osalevate partnerite tehtavad abikõlblikud kulud.

Omafinantseeringuga võib täita osaliselt või täielikult

kaasfinantseeringu kohustust.

Partner Toetuse taotluses nimetatud juriidiline isik, riigiasutus, kohaliku

omavalitsuse asutus või rahvusvaheline organisatsioon, kes osaleb

projekti rakendamisel ja kellel võivad tekkida kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja piiritletud ajaraamiga tegevus

või seotud tegevuste kogum, millega kaasnevate kulude hüvitamiseks

toetust taotletakse või kasutatakse.

Projekti tunnus VA määratud unikaalne projekti number (nt ISFP-N).

Riiklik programm EK ja VV heaks kiidetud ISF-i vahendite kasutamise strateegiline

dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse ellu tegevusi. Leitav

www.sisejulgeolekufond.ee

Rikkumine ELi või riigisisese õigusakti mis tahes sätte rikkumine tegevuse või

tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või kahjustaks ELi üldeelarvet

põhjendamatu kulu tõttu.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest (ISF)

ja kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning kellega

on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised isikud,

eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused, valitsusasutuste

hallatavad asutused või rahvusvahelised organisatsioonid, kelle

põhikirjalised eesmärgid toetavad projektis kavandatud tegevusi.

Toetusleping VA ja toetuse saaja vahel sõlmitud leping toetuse kasutamiseks,

eesmärgiga viia projekt ellu.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 „Varjupaiga-

Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi

vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine“ on ISF-i VA

SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab ISF-i rakendamisel VA

peamisi ülesandeid välisvahendite osakond. Lisaks osaleb vastutava

asutuse ülesannete täitmisel RHO.

6

ÜLDREEGLID

PEAMISED PÕHIMÕTTED

1.1 Projekt on abikõlblik, kui toetuse kasutamise eesmärk ja toetatavad tegevused langevad

kokku ISF-i erimääruste jt õigusaktide ning riikliku programmiga.

1.2 Toetuse saaja peab kulude abikõlblikkuses veenduma nii projekti planeerimisel kui

elluviimisel. Toetuse saaja peab abikõlbmatud kulud katma oma vahenditest.

1.3 Projekti otseste eesmärkide saavutamata jätmine võib olla toetuse tagasinõudmise

aluseks.

1.4 Abikõlblikud on kulud, mis on:

 kooskõlas asjakohaste õigusaktide, juhendmaterjalide, taotluse rahuldamise otsuses

sätestatud nõuete ja toetuslepinguga;

 vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks;

 põhjendatud ning mõistlikud, st vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttele;

 tekkinud abikõlblikkuse perioodil2;

 ette nähtud projekti eelarves;

 tegelikud ja vastavad toetuse saaja tehtud maksetele;

 kontrollitavad ja tõendatavad.

1.5 Projektiga seotud tehingud peavad olema eristatud toetuse saaja raamatupidamise

muudest tehingutest. Olenevalt organisatsioonis kasutusel olevast

raamatupidamistarkvarast võib projekti tehingute eristamiseks avada projektile eraldi

kulukonto või lisada projekti tehingute eristamiseks kontokoodidele vastavad tunnused.

1.6 Toetuse kasutamisel peab muu hulgas järgima RHS-i (nt konkurentsi korral olenemata

maksumusest küsima erinevaid pakkumusi/võrdlema hinnakirju). Kui toodete või

teenuste eeldatav maksumus on võrdne või suurem kui 20 000 eurot ilma käibemaksuta,

peab toetuse saaja esitama VA-le tõendava dokumentatsiooni, nt hinnapäringu ja –

pakkumused ning valiku põhjenduse. Hinnapakkumused peavad olema kirjalikud,

sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise kuupäeva jms ja

vastama turuhindadele. Hinnapakkumuste asemel võib võrrelda ka hinnakirju, mis

vastavad pakkumustele esitatud nõuetele (sh peab nähtuma hinnakirjade võrdlemise

kuupäev).

1.7 ISF-ist tehtud kulusid ei tohi rahastada muudest allikatest, et vältida topeltrahastamist.

1.8 Projekti käigus isikuandmete kogumisel ja töötlemisel peab järgima isikuandmete kaitset

käsitlevaid õigusakte.

2 Toetuslepingu sõlmimise kuupäevad ei mõjuta abikõlblikkuse perioodi. Toetusleping SiM-i ja toetuse saaja vahel

sõlmitakse pärast taotluse rahuldamise otsuse tegemist, kuid tegevused võivad olla abikõlblikud ka enne seda (kuid

alates 1. jaanuarist 2014. a). Toetuslepingus sätestatakse abikõlblikkuse perioodi algus vajadusel tagasiulatuvalt.

7

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID

2.1 Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma lihtsalt ja kiiresti ülevaate

projekti tegevustest.

2.2 Toetuse saaja peab tagama, et väljamaksmise aluseks olevad dokumendid vastavad

nõuetele, projekti raames tehtud kulud ja tegevused on abikõlblikud ning neid on

võimalik kontrollida.

2.3 Projekti kulu tõendavate dokumentide puhul peab jälgima, et need vastaksid

raamatupidamise seaduses sätestatud raamatupidamise algdokumendile esitatud nõuetele.

2.4 Projekti kulu tõendav dokument peab olema seostatav projektiga. Kulu tõendavatele

dokumentidele (va palgaleht) või e-arvekeskkonnas menetletava arve kinnitusringi peab

olema märgitud järgmine teave:

 projekti tunnus (võimalusel märgib dokumendi väljastaja tunnuse dokumendile

selle koostamisel);

 vajadusel teave projekti kuludesse arvestatud summade ja nende

arvestusmeetodi kohta (kui kohaldub);

 vajadusel muu lisateave, mis selgitab kulu seotust projektiga.

2.5 VA-le esitatud dokumendid peavad olema identsed nendega, mida säilitatakse toetuse

saaja raamatupidamises, ning aruannetes esitatud andmed peavad ühtima toetuse saaja

raamatupidamise andmetega.

2.6 VA võib küsida toetuse saaja raamatupidamisest väljavõtteid projektiga seotud tehingute

kohta.

2.7 Võõrkeelsete kulu tõendavate dokumentide esitamisel peab toetuse saaja olema valmis

kontrollimise eesmärgil esitama dokumendi tõlke.

2.8 Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast

projekti lõpparuande esitamist.

3. PARTNERLUS

3.1 Organisatsioonid võivad taotlusi esitada eraldi või koos partneri(te)ga.

3.2 Partner peab vastama toetuse taotleja ja saajaga samadele nõuetele. Taotleja esitab koos

toetuse taotlusega partneri täidetud ja allkirjastatud vormikohase partnerluse kinnituse

ning eelarves märgib ka partnerite rahalise panuse (kui kohaldatav).

3.3 Toetuse saamisel laienevad partnerile toetuse saaja kohustused, v.a aruandluskohustus.

Toetuse saaja vastutab projekti kaasatud partnerite tegevuse koordineerimise eest.

3.4 Partner ja toetuse saaja võivad soovi korral vastastikuste õiguste, kohustuste ja partneri

rolli määratlemiseks sõlmida kirjaliku kokkuleppe.

3.5 Toetuse saaja vastutab toetuslepingu täitmisel nii enda kui projekti partneri eest.

8

3.6 Toetuse saaja peab edastama partnerile koopia SiM-ile esitatavatest projekti vahe- ja

lõpparuannetest. Olulised ettepanekud projekti muutmiseks (nt tegevuste, eelarve vms

osas) peavad olema partneritega kooskõlastatud enne nende esitamist SiM-ile. Kui sellist

kokkulepet ei suudeta saavutada, peab toetuse saaja selle ära märkima

muudatusettepanekute esitamisel SiM-ile.

4. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE

PÕHIMÕTE

4.1 Projektid, mida ISF-ist rahastatakse, peavad olema mittetulunduslikud.

4.2 Projekti eelarve peab olema tasakaalus, st abikõlblikud kogukulud peavad olema võrdsed

kogutuludega. Kõik kulud peavad olema põhjendatud, läbipaistvad ja detailselt

kuluartiklite kaupa selgitatud. Kui toetuse saaja esitab aruandluse käigus SiM-ile

tõendavaid dokumente kulude kohta, mida eelarves ette nähtud ei ole, loetakse need kulud

abikõlbmatuks.

4.3 Kui projekti lõppedes ületavad tulud kulusid, vähendatakse vastavalt sellele ISF-i ja

kaasfinantseeringu eraldist. Omafinantseeringu eraldist vähendatakse juhul, kui sellega

täideti kaasfinantseeringu kohustust. Projekti tulud peavad olema kajastatud toetuse saaja

raamatupidamises ning olema tuvastatavad ja kontrollitavad.

4.4 Projekti tulud koosnevad kõikidest projektile ISF-ist, avaliku või erasektori tehtud

rahalisest panusest, sealhulgas toetuse saaja enda panus, ning kõikidest projekti käigus

saadud sissetulekutest. Termin „tulud“ hõlmab projekti abikõlblikkusperioodi jooksul

saadud müügi- ja üüritulusid, tasusid teenuse osutamise eest, registreerimistasusid ja

muid samaväärseid tulusid.

5. HANGETE LÄBIVIIMINE 5.1 Projekti raames kulutuste tegemisel (asjade ostmisel, teenuste või ehitustööde tellimisel

või ideekonkursside korraldamisel) lähtutakse toetuslepingus, riigihangete seaduses,

SiM-i valitsemisala riigihangete läbiviimise korras (kui toetuse saajaks on SiM-i

haldusala asutus), asutuse sisemises riigihangete läbiviimise korras ning teistes

asjassepuutuvates riigisisestes ja ELi õigusaktides sätestatust.

5.2 Riigihangete, sh alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete läbiviimisel peab hankija

järgima riigihangete seaduses sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, sh

tegutsema läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt, järgima isikute võrdse

kohtlemise põhimõtteid, tagama konkurentsi efektiivse ärakasutamise ning vältima

konkurentsi kahjustavat huvide konflikti.

5.3 Toetuse saaja võib kooskõlas riigihangete seadusega volitada hanke läbiviimise teisele

isikule. Riigihangete seaduse nõuetekohase järgimise, sh tehnilise kirjelduse koostamise

ja hanke läbiviimise eest vastutab toetuse saaja. SiM-i haldusala info- ja

kommunikatsioonitehnoloogia alaste hangete läbiviijaks on üldjuhul Siseministeeriumi

infotehnoloogia- ja arenduskeskus.

9

5.4 Hankija on kohustatud korraldama riigihanke piirmäära ületava riigihanke avatud või

piiratud hankemenetlusena, kui RHS-ist ei tulene teisiti. Kogu riigihankega seotud

menetlus peab olema dokumenteeritud (kontrollitavuse põhimõte) ning hanke käigus

hankija tehtud otsused põhjendatud. Toetuse saaja tagab, et hangetes ei ole tingimusi, mis

kasvõi teoreetiliselt piiravad võimalike pakkujate ligipääsu hankele3.

5.5 Riigihanke läbiviimisel võtab hankija arvesse ka seda, kas tegemist on kaitse- ja

julgeolekuotstarbelise hankega.

5.6 Kui hankija ei kasuta riigihanke piirmäära ületava riigihanke läbiviimiseks avatud või

piiratud hankemenetlust, peab muu menetlusliigi valik, sealhulgas riigihanke erandi

kasutamine, olema kooskõlas RHS-iga kirjalikult põhjendatud ning kinnitatud hanget

korraldava asutuse juhi või tema volitatud isiku poolt. 5.7 Riigihanke erandile tuginemine peab olema piiratud erandlike juhtumitega, üksnes

riigisaladuse olemasolu ei ole piisav põhjendus erandi korras riigihanke läbiviimiseks.

5.8 Kõikide kolmandate isikutega sõlmitud lepingute puhul peab toetuse saaja tagama, et

teine lepingupool kohustub esitama auditeerimis- ja kontrolliasutustele kogu vajaliku

teabe lepingu alusel tehtud tegevuste kohta.

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD

Projekti abikõlblikud kulud jagunevad otsesteks ja kaudseteks kuludeks.

Otsesed abikõlblikud kulud on kulud, mis on vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks

ja eesmärgi saavutamiseks.

Kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mis on tehtud projektis elluviidavate tegevuste

toetamiseks. Kaudsete kulude osakaal nähakse ette projekti eelarves (vt täpsemalt

punkti 7). Kaudseteks kuludeks on kindlaksmääratud protsent projekti otsestest

abikõlblikest kogukuludest.

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD

6.1 TÖÖJÕUKULUD 6.1.1 Ainult nende isikute tööjõukulud on abikõlblikud, kes on seotud projekti tegevustega

(tegelevad projektis otseselt projekti juhtimise, planeerimise, elluviimise või seirega).

6.1.2 Abikõlblike tööjõukulude hulka loetakse:

 projekti personali töötasu, mis on kooskõlas toetuse saaja ja partneri tavapärase

töötasupoliitikaga ning asutusesisese või keskmise palgatasemega;

 seadusest tulenevad maksud ja maksed töötasudelt, kui toetuse saaja ja partner neid

tegelikult maksab. Eelarves peab tööjõukulude kajastamisel eristama brutotöötasu ja

tööandja maksud;

3 Näiteks kohaliku registreeringu nõue, kogemus/esindus/hoolduskeskus mingis regioonis või riigis, konkreetse

standardi või lepingutüübi kogemus või tundmine (nt varasem FIDIC lepingu kogemus), kaubamärgi nimetamine

lisamata „või samaväärne“, keelenõue jms tingimus, mida on võimalik asendada analoogsega või tagada lepingu

sisuline täitmine muul pakkujale sobival viisil.

10

 puhkusetasu proportsionaalselt projektis töötatud aja eest;

 teenistusest või töölt vabastamise, töölepingu või teenistussuhte lõpetamise ja muud

seadusest tulenevad hüvitised proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga.

6.1.3 Projekti heaks võib töötada töölepingu alusel, avaliku teenistuja ametisse nimetamise

käskkirja või korralduse alusel või teenuse osutamise lepingu alusel. Teenuslepingu

(nt käsundusleping) alusel ei saa täita ametijuhendijärgseid ülesandeid.

6.1.4 Kui teenistuja töötab ainult projekti heaks, võib kanda kõik töötasudega seotud kulud projekti

kuludesse ning tööajatabelit ei ole vaja täita.

6.1.5 Kui projekti heaks töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama

üleandmise-vastuvõtmise akti, kus on kajastatud tehtud töö ja selleks kulunud aeg.

6.1.6 Kui teenistujale makstakse projektist tunnitasu, peab esitama tööajatabeli (lisa 1, näidis),

kus märgitakse tehtud töö ja selleks kulutatud aeg. Kui isik osaleb paralleelselt mitmes

projektis, võib märkida eri projektide tööd samas tööajatabelis eraldi tulpades. 6.1.7 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht.

Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht. Allkirjastatud tööajatabel on

töötasu maksmise aluseks.

6.1.8 Kui projekti abikõlblikkuse lõpuks ei ole kasutatud puhkust välja teenitud (st on ette

puhatud), loetakse abikõlblikuks vaid proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga

välja teenitud puhkusetasu (st tasaarveldus toimub lõpparuandega).

6.1.9 Kui projekti rakendamisega kaasnevad kirjalikult tõendatud täiendavad tööülesanded,

siis on ametijuhendijärgsed tööülesanded abikõlblikud.

6.1.10 Abikõlbmatud tööjõukulud on:

 töövõimetushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja või partner);

 sünnitushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja või partner);

 pensionile mineku hüvitis;

 muud toetused;

 ajutise töölepingu lõpetamise hüvitis, kui see ei ole lepingus ette nähtud;

 soodustused (nt auto kasutamise ja majutuskulud).

6.1.11 Töö- ja puhkusetasude tõendamiseks on vaja kuluaruandega esitada näiteks:

 töölepingu(te), avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja(de), korraldus(t)e

või teenuse osutamise lepingu(te) koopia(d), mille alusel arvestatakse isiku töötasu

projekti kuludesse;

 tööülesannete kirjeldus;

 töötasuarvestuse dokumendid, nt palgateatis;

 ÜVA/tööajatabeli/asjakohase infosüsteemi väljavõte, kui töötaja või ametnik töötab

projektis töölepingu, käskkirja või korralduse alusel, milles on sätestatud tunnitasu;

 tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, kui töötaja või ametnik töötab teenuse

osutamise lepingu alusel;

 puhkusetasu arvestus;

11

 maksekorralduse koopiad või arvelduskonto väljavõte töötasu maksmise ja

maksude tasumise kohta4;

 muud dokumendid.

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD

6.2.1 Sõidu- ja lähetuskulud on otseste kuludena abikõlblikud üksnes juhul, kui need on

kantud isikute eest, kes osalevad projekti tegevustes ning kelle lähetamine on projekti

elluviimiseks vajalik.

6.2.2 Sõidukulud on abikõlblikud vaid tegelikult tekkinud kulude alusel, lähtudes

majanduslikult soodsaimast võimalusest maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade

ulatuses.

6.2.3 Ühissõiduki kasutamisel peab kulu tõendama ühissõiduki pileti, kviitungi või muu

dokumendiga.

6.2.4 Isikliku sõiduauto kasutamisel peab lähtuma VV 14.07.2006 määrusest nr 164

„Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta

arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ja organisatsiooni siseselt kehtestatud

isikliku sõiduauto kasutamise tingimustest. Kui organisatsiooni siseselt ei ole selliseid

tingimusi kehtestatud, võib arvestust pidades lähtuda abikõlblikkuse reeglitega

kehtestatud sõidupäeviku näidisest (lisa 2 või 3).

6.2.5 Lähetuskulud on abikõlblikud tegelike kulude või päevarahade alusel õigusaktides

maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses. Lähetuskulud hõlmavad

muuhulgas majutust (sh hommikusöök), kohalikku transporti, päevaraha ning

kindlustust (reisi-, reisitõrke-, pagasikindlustus). Kui asutusesisene kord näeb ette

päevarahade vähendamise, peab lähtuma asutusesisesest korrast.

6.2.6 Väliseksperdi päevaraha määramisel võetakse aluseks EK kehtestatud Eesti päevaraha

ülemmäärad, olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse tuleb. Päevaraha

hulka arvestatakse majutuse, toitlustuse ja kohaliku transpordiga seotud kulud. Kui

välisekspert ei ööbi Eestis, kuid viibib Eestis rohkem kui kuus tundi, on lubatud maksta

talle päevaraha kuni 50% ettenähtud määrast.

6.2.7 Sõidu- ja lähetuskulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia (nt volitus);

 sõiduauto kasutamise üle peetav arvestus, nt sõidupäevik;

 asutusesiseselt kehtestatud isikliku sõiduauto kasutamise ja kulude kompenseerimise

kord;

 hüvitise maksmist tõendav dokument (nt tööandja, asutuse juhi, juriidilise isiku

pädeva organi või tema volitatud isiku kirjalik otsus, käskkiri või korraldus);

 koopia kulu tõendavast dokumendist (sõidupilet, kviitung, arve või muu dokument);

 lähetuse korraldus;

 hinnapäring ja pakkumused;

 vajadusel lähetuskulude aruanne;

 kinnitatud maksekorralduste koopiad või arvelduskonto väljavõte lähetuskulude

tasumise kohta5.

4 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus. 5 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

12

6.3 SEADMETE SOETAMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD

6.3.1 Seadmete (sh transpordivahendite, varustuse ja süsteemide) soetamise, üürimise ja

liisimise kulud on abikõlblikud ainult siis, kui need on projekti rakendamiseks olulise

tähtsusega. Seadmetel peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning

need peavad vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

6.3.2 Valides liisimise, üürimise ja ostmise vahel, peab alati lähtuma kõige otstarbekamast

võimalusest.

6.3.3 Kui seadmeid soetatakse või kasutatakse paralleelselt erinevate projektide raames,

arvutatakse maksumust (täismaksumus või kulum) protsentuaalselt iga projekti peale

eraldi. Kokku ei tohi erinevate projektide peale seadme maksumus ületada 100%.

6.3.4 Üürimise ja liisimisega seotud kulud on abikõlblikud ainult projekti abikõlblikkuse

perioodil.

6.3.5 Seadmete liisimise lepingu sõlmimise tasu on abikõlblik.

6.3.6 Amortisatsioon:

 seadmed, mis osteti enne projekti algust, kuid mida kasutatakse projekti jaoks, on

abikõlblikud amortisatsiooni alusel. Need kulud ei ole abikõlblikud juhul, kui

seadmed osteti algselt EL-i toetuse eest;

 seadmete väärtus kantakse kuludesse vastavalt toetuse saaja suhtes kohaldatavatele

maksu- ja raamatupidamiseeskirjadele. Arvesse võib võtta ainult projekti kestusele

vastavat eseme tarbimisväärtuse vähenemise osa.

6.3.7 Seadmeid peab kasutama sihtotstarbeliselt projekti eesmärkide saavutamiseks pärast

nende soetamise (nt üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamise) kuupäeva

vähemalt:

6.3.7.1 kolm aastat või rohkem info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaseadmete

puhul (sealhulgas süsteemid);

6.3.7.2 viis aastat või rohkem muud tüüpi seadmete puhul, nt varustus ja

transpordivahendid (v.a punktis 6.3.7.3 nimetatud);

6.3.7.3 kümme aastat helikopterite, lennukite, laevade ja hõljukite puhul.

6.3.8 Toetuse saaja vabaneb sihtotstarbelise kasutamise kohustusest ülalkirjeldatud

punktides nimetatud perioodide jooksul:

 vääramatust jõust tingitud asjaoludel;

 kui mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud toetuse saajalt oodata, et ta

toetuslepingu sõlmimise ajal sihtotstarbelist kasutamist takistava asjaoluga

arvestaks, seda väldiks või takistavat asjaolu või selle tagajärge ületaks;

 kui seadme kasutusfunktsioonist tulenevalt on oht selle hävimisele enne

sihtotstarbelise kasutusaja lõppu.

6.3.9 Kulud selliste igapäevaste kontoriseadmete soetamiseks nagu printer, sülearvuti, faks,

koopiamasin, telefon jne, ei ole otseste kuludena abikõlblikud ning neid käsitatakse

kaudsete kuludena.

6.3.10 Kulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

13

 pakkumused;

 leping;

 arve või kviitung;

 üleandmise-vastuvõtmise akt;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise

kohta6;

 dokument, mis tõendab vara arvele võtmist (kui kohaldub);

 väljavõte asutuse raamatupidamise sise-eeskirjade kohaldatavatest punktidest ning

amortisatsiooni arvestamise käik.

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE

KULUD

6.4.1 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise või üürimise korral peavad kinnisvaral

olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning see peab vastama kehtivatele

normidele ja standarditele.

6.4.2 Kui kinnisvara soetamine on projekti rakendamise jaoks olulise tähtsusega ning selges

seoses selle eesmärkidega, on juba valminud ehitiste ostmine või kinnisvara ehitamine

abikõlblik kogu- või osamaksumuse või kulumi alusel vastavalt allpool toodud

tingimustele:

a) sõltumatult kvalifitseeritud hindajalt või nõuetekohaselt volitatud asutuselt

võetakse tõend, milles kinnitatakse, et ostetava kinnisvara hind ei ületa

turuväärtust ning tõendatakse, et kinnisvara on vastavuses riigisiseste nõuetega,

või täpsustatakse asjaolusid, mis ei ole riigisiseste nõuetega vastavuses ja mida

toetuse saaja kavatseb projekti käigus parandada;

b) kinnisvara ei ole ostetud ELi toetuse eest enne projekti rakendamise algust;

c) kinnisvara kasutatakse selle ostmise või ehitamise korral vähemalt kümme aastat

ja renoveerimise ning kulumil põhineva rahastamise korral vähemalt viis aastat

pärast projekti lõppu üksnes projektis loetletud eesmärkide täitmiseks, v.a juhul,

kui VA annab konkreetselt teistsuguse loa (nt kogu- või osamaksumuse

kaasrahastamise korral);

d) kulumil põhineva kaasrahastamise korral on abikõlblik üksnes see osa kõnealuste

varade kulumist, mis tekkis selle kasutamise ajal projekti käigus ja varade tegeliku

kasutamise määr projekti huvides. Kulumit arvutatakse vastavalt riigisisestele

raamatupidamiseeskirjadele;

e) Kinnisvara üürimise, ostmise, ehitamise ja renoveerimise korral ei tohi selle eest

sihtotstarbelise kasutamise perioodil tulu teenida.

6.4.3 Kinnisvara soetamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud omandivahetusega

kaasnevad maksud, riigilõivud, notaritasud, lepingutasud ning muud õigusaktidest

tulenevad kinnisvara soetamisega seotud kulud (v.a maakleritasud).

Muud lisad võivad olla abikõlblikud seadmetena (nt hoone sisustus, projekti

elluviimiseks vajalik inventar jms). Need esemed, mida füüsiliselt ei ole võimalik

ehitisest eemaldada (nt liftid, sisseehitatud konditsioneerid jms), loetakse osaks

kinnisvara maksumusest.

6.4.4 Kinnisvara renoveerimise kulud on rahastamiseks abikõlblikud kogu- või

osamaksumuse või kulumi alusel. Renoveerimiskulude korral kohaldatakse ainult

alapunkti 6.4.2 punktides c, d ja e esitatud tingimusi. 6 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

14

Kulumi arvestamisel lähtutakse selle EL-i liikmesriigi reeglitest, kelle territooriumil

kinnisvara asub. Liikmesriigi kolmandates riikides asuvate ehitiste suhtes kehtivad

liikmesriigi amortisatsiooni käsitlevad reeglid.

6.4.5 Lammutamise kulud on abikõlblikud, kui projekti rakendamise eelduseks ja edukaks

elluviimiseks on vajalik olemasoleva hoone (osaline) lammutamine enne uue ehitamist.

Lammutamise kulud peavad kajastuma hinnapakkumuses ja see peab moodustama osa

ehitusprojektis ettenähtud ehitustöödest.

6.4.6 Kinnisvara üürimine on kaasrahastamiseks abikõlblik, kui üürimise ja asjakohase projekti

eesmärgid on selgelt seotud ning järgitakse allpool toodud tingimusi:

 kinnisvara ei ole ostetud EL-i toetusega;

 kinnisvara peab kasutama üksnes projekti rakendamiseks. Vastasel juhul on abikõlblik

ainult see osa kuludest, mis vastab projektis kasutatule.

6.4.7 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise ja üürimise tõendamiseks on vaja

esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 sõltumatu kvalifitseeritud hindaja või volitatud asutuse väljastatud tõend (kinnisvara

ostmise puhul);

 pakkumused;

 leping;

 arve;

 eseme üleandmise-vastuvõtmise akt;

 ehitus- ja kasutusluba;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise kohta7.

6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD

6.5.1 Kui avalikustamisnõuete täitmisega seotud kulud soovitakse kanda projektist, peab need

projekti eelarves ette nägema.

6.5.2 Kulud, mis on vajalikud EL-i ja SiM-i kaasrahastamisega seotud avalikustamise nõuete

täitmiseks, näiteks EL-i ja SiM-i logode kasutamisega seotud kulud, kaasrahastamist

tähistava tahvli tootmine ja paigaldamine, on abikõlblikud otseste kuludena.

6.5.3 VA leevendab avalikustamise nõudeid, kui projektiga seotud teave on seadusest

tulenevalt piiratud selle konfidentsiaalse iseloomu tõttu, eelkõige seoses julgeoleku,

avaliku korra, kriminaaluurimiste ja isikuandmete kaitsega.

6.5.4 Täpsemad avalikustamise, läbipaistvuse tagamise ja info levitamisega seotud

kohustused sätestatakse toetuslepingus.

6.5.5 Avalikustamise kulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 leping;

 arve;

7 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus

15

 üleandmise-vastuvõtmise akt;

 foto avalikustamise nõuete täitmisest;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise

kohta8.

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD

7.1 Projekti kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mida ei ole võimalik määratleda projekti

rakendamisega otseselt seotud kuludena, kuid toetavad projekti tegevuste elluviimist.

7.2 Kontorivarustuse ja -tarvete, külaliste vastuvõtmisega ja teenustega [nt sideteenused,

post, kontori koristamine, kommunaalkulud, töötajate koolitus (v.a, kui koolitus on

projekti peamine eesmärk), personaliotsing jms] kaasnevad kulud on kaudsed kulud.

7.3 Kaudsed kulud võivad olla maksimaalselt 2,5% otseste abikõlblike kulude

kogusummast. Kaudsete kulude osakaal määratakse toetuslepingus. Kui projekti

lõpparuandes esitatud abikõlblikud otsesed kulud vähenevad, peab vajadusel

proportsionaalselt vähendama ka kaudseid kulusid, et need ei ületaks toetuslepingus

määratud osakaalu.

7.4 Organisatsioonid, mis saavad tegevustoetust ELi eelarvest, ei saa lisada kaudseid kulusid

projekti eelarvesse.

7.5 Kaudsed kulud hoitakse minimaalsed ja need ei tohi kajastuda projekti eelarves

samaaegselt ühegi otsese kulu real. Taotleja planeerib projekti eelarvesse kaudsetele

kuludele kavandatud summa, eraldi kuluartikleid välja tooma ei pea.

7.6 Kaudsete kulude hulka ei saa arvata abikõlbmatuid kulusid. Kaudseid kulusid tõendavaid

dokumente ei pea aruandlusega esitama, kuid toetuse saaja peab neid säilitama

toetuslepingus sätestatud perioodi jooksul, kuna neid võidakse kontrollida.

8. ABIKÕLBMATUD KULUD

8.1 Abikõlbmatud on muu hulgas järgmised kulud:

 käibemaks (v.a mitte-käibemaksukohustuslase ja piiratud käibemaksukohustuslase

käibemaksukulu);

 hoonestamata maa ostmine;

 kui maa on vajalik projekti rakendamiseks, hoonestatud maa ostu summa, mis ületab

10% asjaomase projekti abikõlblikest kogukuludest;

 kasum kapitalilt;

 võlg ja võla teenindamise tasud, intressid, viivised;

 eraldised kahjudeks või tulevasteks kohustusteks;

 trahvid, rahalised karistused, kohtukulud;

 toetuse saaja deklareeritud ja mõne muu EL-i, välisabi või riigieelarvest toetust saava

projekti või programmi raames kaetud kulud;

 kindlustusettevõtete teenustega kaasnevad kulud;

 kindlustusmaksed (v.a kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-, tööandja

vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad kindlustusmaksed);

8 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

16

 projekti rakendamises osalevate ametnike/töötajate tööjõukulude osa, mis ei ole seotud

ISF-i rakendamisega;

 organisatsiooni juhtimisega seonduv tööjõukulu;

 hüvitised (v.a seaduslikud haigushüvitised, mida kannab tööandja ja mida

sotsiaalkindlustusskeem ei tagasta);

 vahendajate või konsultantide alltöövõtt, mille puhul tasu määratletakse protsendina

projekti kogukuludest (v.a juhul, kui toetuse saaja põhjendab selle maksmist töö või

osutatud teenuste tegeliku väärtusega);

 mitterahalised tehingud;

 sisemise hinnakirja alusel arvestatud kulud;

 muud abikõlblikkuse reeglitega vastuolus tehtud kulutused, sealhulgas ülemäärased ja

ebamõistlikud kulutused, üksnes projekti töötajate meelelahutusele tehtud kulutused

[mõistlikud kulud külaliste ühisüritustel, mis on projekti käigus õigustatud (nt projekti

lõpu tähistamine, juhtrühma koosolekud jms), on lubatud].

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE

9.1 Dokumente säilitatakse vastavalt toetuse saaja sisemisele korrale kas paberkujul või

digitaalselt. Säilitatud dokumentide põhjal peab olema võimalik tuvastada kulu

abikõlblikkust.

9.2 Toetuse saaja peab toetuslepingus sätestatud tähtaja lõpuni alles hoidma ja

kontrollorganitele kättesaadavaks tegema kõik projektiga seotud dokumendid, eelkõige:

 raamatupidamise sise-eeskirjad ja asjaajamise kord;

 projekti raamatupidamise väljavõte;

 tööjõukuludega seotud dokumendid, sealhulgas lepingud, palgaarvestuse

dokumendid, tööajatabelid, puhkusetasude arvestamise käskkirjad, korraldused jms;

 teenuste osutamist, tööde tegemist või asjade ostmist tõendavad dokumendid,

sealhulgas lepingud, üleandmise-vastuvõtmise aktid, teenuse osutaja, tööde teostaja

või tarnija esitatud arved ja saatelehed jms;

 väljamakseid tõendavad dokumendid, sealhulgas maksekorralduste koopiad,

arvelduskonto väljavõtted;

 hangetega seotud dokumendid, sealhulgas hankedokumentatsioon, lepingud, aktid

jms;

 tegevusi tõendavad dokumendid, sealhulgas üritusel osalejate nimekirjad, koolituste

ja seminaride materjalid, koosolekute protokollid ja memod jms;

 projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus,

maksetaotlused, haldusotsused, toetusleping, aruanded, koosolekute protokollid,

memod jms);

 projektiga seotud oluline kirjavahetus;

 muud dokumendid.

9.3 Toetuse saaja ja partnerid peavad võimaldama VA-l, AA-l ning nende volitatud isikutel

ja asutustel ning EK-l, Euroopa Kontrollikojal, Euroopa Pettustevastasel Ametil või

nende volitatud isikutel ja asutustel kontrollida toetuse kasutamisega seotud dokumente

ja projekti tegevusi ning tulemusi projekti toimumise ajal ning seitsme aasta jooksul

pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu kuupäeva.

9.4 Kui auditi või mõne muu kontrolli käigus ilmneb, et toetuse saajal puudub kulu tõendav

dokumentatsioon, loetakse see kulu abikõlbmatuks. Puudulikult vormistatud

17

dokumentide korral võib kontrollija tunnistada nendega seotud kulud abikõlbmatuteks.

Väiksemate vigade puhul aktsepteeritakse arvetele lisatud selgitusi või õiendeid. Kui VA

tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt abikõlblikuna

deklareeritud kulud abikõlbmatuks, peab toetuse saaja tegema raamatupidamiskannetes

paranduse.

9.5 Kui pärast lõpparuande kinnitamist avastatakse kontrollide käigus rikkumine, esitatakse

toetuse saajale toetuse ja kaasfinantseeringu tagasinõudmise otsus. Sellisel juhul pikeneb

dokumentide säilitamise kohustus vähemalt seitse aastat alates päevast, mil toetuse saaja

tagastab toetuse ja kaasfinantseeringu SiM-ile.

9.6 Toetuse saaja vastutab kaasatud partnerite projektiga seotud dokumentide säilitamise

eest.

18

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis

Tööajatabel/Üleandmise-vastuvõtmise akt

Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kuupäev Töö kirjeldus Projektiga projekti tunnus seonduv töö (tundi)

KOKKU

Töötunnid kokku

Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged ning ülalnimetatud tööd ja tegevused on nõuetekohaselt tehtud. Allkiri: Kuupäev: Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kinnitan, et ülalnimetatud tööd ja tegevused on käsundiandja poolt kontrollitud ning vastu võetud9. Projektijuht või vahetu juht / Allkirjaõiguslik isik10. Allkiri: Kuupäev: Ees- ja perekonnanimi:

9 Kursiivis tekst lisada ainult käsunduslepingu üleandmise-vastuvõtmise aktile. 10 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht (projekti rakendamise eest

vastutav isik). Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik. Üleandmise-

vastuvõtmise akti allkirjastab teenuse osutamise lepingus nimetatud allkirjaõiguslik isik.

19

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1

SÕIDUPÄEVIK Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri ja tunnus:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Teekonna pikkus

(km) Algnäit Lõppnäit

Teekonna pikkus kokku (km):

1 km hind* (EUR):

Kogukulu (EUR):

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet.

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht11 Kuupäev Allkiri

* Kuni 0,3 eurot, kui asutusesiseses korras ei ole sätestatud madalamat piirmäära.

11 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

20

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2

Sõidupäevik (keskmise kütusekulu põhine)

Asutuse nimi: Sõiduki omanik: Sõiduki registreerimisnumber: Sõiduki kasutaja nimi: Projekti pealkiri ja tunnus: Keskmine kütusekulu 100 km kohta:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Kütuse

liitri hind

Teekonna pikkus (km)

Kokku* Algnäit Lõppnäit

0

0

0

0

0

0

0

Sõidukulu kokku 0

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht12 Kuupäev Allkiri

* läbitud teekond/(keskmine kütusekulu 100 km kohta x kütuse liitri hind)

12 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

1

PARTNERLUSE KOKKULEPE

Politsei- ja Piirivalveamet, (registrikood 70008747, aadress Pärnu mnt 139, 15060 Tallinn), keda

esindab peadirektori käskkirja 19.11.2019 nr 1.1-1/111 alusel peadirektori asetäitja arenduse alal

Krista Aas (edaspidi nimetatud toetuse saaja või pool),

ja

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus, (registrikood 70008440, aadress

Mäealuse 2/2, 12618Tallinn), keda esindab põhimääruse alusel peadirektor Ragner Paevere,

teiselt poolt, (edaspidi projekti partner või pool),

keda edaspidi nimetatakse koos pooled, sõlmivad partnerluse kokkuleppe (edaspidi nimetatud

partnerluslepe) alljärgnevas:

1. Partnerlusleppe sõlmimise alus ja eesmärk

1.1. Partnerluslepe sõlmitakse riigihangete seaduse § 42 lõigete 5, siseministri 17.02.2020

määruse nr 8 ja siseministri 14.02.2021 käskkirja nr 1-3/16 punkti 8.2 alusel ning kooskõlas

toetuse saaja ja Siseministeeriumi vahel 02.05.2019 sõlmitud projekti ISFB-33 "EES ja

ETIAS rakendamine" ja 15.04.2021 muudetud toetuslepinguga nr 1.13-2.2/433-1 (edaspidi

nimetatud projekt ISFB-33) ning projekti partneri 16.03.2021 allkirjastatud partnerluse

kinnitusega.

1.2. Partnerlusleppe sõlmimise eesmärgiks on tagada Euroopa Liidu Sisejulgeolekufondi kaudu

ja EV Siseministeeriumi kaasrahastatud projekti ISFB-33 eesmärkide täitmine ja kulude

abikõlblikkus ning sellest tulenevalt kokku leppida:

1.2.1 projekti partneri tööjõukulude hüvitamise tingimustes;

1.2.2 projekti ISFB-33 raames toetuse saaja vajadustele vastavate riigihangete läbiviimise

ja riigihangete tulemusena lepingute sõlmimise korralduses ning sellega seotud

vastutuses;

1.2.3 toetuse saaja õiguses nõuda projekti ISFB-33 partnerilt mitteabikõlblike kulutuste

hüvitamist.

1.3. Projektidega seotud tegevuste elluviimisel lähtuvad pooled lisaks partnerlusleppele ka

ISFB-33 projekti toetuslepingu tingimustest, abikõlblikkuse reeglitest, hea partnerluse

põhimõtetest ja õigusaktidest tulenevatest nõuetest.

1.4. Partnerlusleppel on selle sõlmimise hetkel järgmised lahutamatud lisad:

1.4.1 Lisa 1 – Kulude abikõlblikkuse reeglid;

1.4.2 Lisa 2 – Tööjõukulude aruande vorm.

2. Toetuse abikõlblikkuse periood ja maksed

2.1. Projekti ISFB-33 kulud on abikõlblikud alates 01.04.2019-31.12.2022 (edaspidi

abikõlblikkuse periood).

2.2. Projekti ISFB-33 raames tehtavad kulutused peavad olema tekkinud ja makstud pärast

abikõlblikkuse perioodi algust. Kulud ei tohi tekkida pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu,

makseid võib teha kuni projekti ISFB-33 lõpparuande esitamiseni toetuse andjale.

3. Projektiga ISFB-33 seotud projekti partneri tööjõukulude katmine 3.1. Tööjõukulud on abikõlblikud alates 1. juunist 2021. a kuni 31. detsembrini 2022. a.

3.2. Toetuse saaja eraldab projekti partnerile IKT arendusmeeskonna (rollid: vanemarendaja,

analüütik, tooteomanik, vajadusel arhitekt) tööjõukuludeks vajalikud vahendid vastavalt

toetuslepingu eelarvele.

3.2.1. Makse projekti partnerile teostatakse ettemaksena IKT arendusmeeskonna

tööjõukulude ulatuses kokku summas 178 871 eurot.

2

3.2.2. Toetuse ja kaasfinantseeringu maksesummad kantakse projekti partneri kontole

järgmiselt:

Panga nimi AS SEB PANK

Konto omaniku täpne nimi Rahandusministeerium

Konto number EE891010220034796011

Viitenumber 2800045849

Selgitus ISFB-33

4. Poolte kohustused, dokumentide esitamine ja kooskõlastamine 4.1. Projekti partner edastab toetuse saajale koheselt pärast allkirjastamist IKT

arendusmeeskonnaga sõlmitud kokkulepped (töölepingu lisa vms) toetuse saaja

kontaktisikule.

4.2. Projekti partner tagab, et IKT arendusmeeskonnaga sõlmitud lepingud on kooskõlas

toetuslepingus sätestatud tingimuste (sh tööülesannetega) ja abikõlblikkuse reeglitega ning

vastavad eelarvele.

4.3. Projekti partner kohustub kasutama projektide toetuslepingutele lisatud partnerluse

kinnituses toodud ülesannete rakendamiseks eraldatud ISF vahendeid sihtotstarbeliselt,

heaperemehelikult ning kooskõlas toetuslepingute tingimuste ja abikõlblikkuse reeglitega.

4.4. Projekti partner edastab toetuse saaja kontaktisikule enne riigihanke väljakuulutamist

riigihanke alusdokumendid (edaspidi RHAD) kooskõlastamiseks. Toetuse saaja kontaktisik

kooskõlastab RHADi vastavuse projekti ISFB-33 tingimustele ja eelarvele ning lepingu

eseme (sh tehnilise kirjeldus) vastavuse toetuse saaja vajadustele. Toetuse saaja ei

kooskõlasta RHADi vastavust riigihangete seadusele, kuivõrd nimetatud dokumentide

õiguspärasuse eest vastutab projekti partner.

4.5. Toetuse saaja kontaktisik kohustub kooskõlastama projekti partneri poolt edastatud RHAD

või esitama omapoolsed vastuväited hiljemalt kolme tööpäeva jooksul RHAD-i toetuse

saajale edastamisest arvates. Kui toetuse saaja ei ole käesolevas punktis sätestatud tähtaja

jooksul RHAD-i kooskõlastanud või jätnud seda põhjendatult kooskõlastamata, loetakse

RHAD kooskõlastatuks. Toetuse saaja võib vajadusel küsida kooskõlastamise aja

pikendamist.

4.6. Projekti toetuse saajal ja projekti partneril on õigus tutvuda kõikide projekti ISFB-33

toetuslepingus kirjeldatud tegevuste realiseerimiseks sõlmitud lepingute ja dokumentidega,

sh hankelepingud, hankelepingute lisad ja aruanded 30 kalendripäeva jooksul lepingute

sõlmimisest arvates. Projekti partner on teadlik, et toetuse saamisel laienevad partnerile

toetuse saaja kohustused, v.a aruandluskohustus.

4.7. Poolte kontaktisikud lepivad kokku projekti ISFB-33 haldamise vahendid.

5. Projektiga ISFB-33 seotud aruandlus 5.1. Projekti partner annab projekti aruandluse koostamiseks ja esitamiseks ning kulude

tõendamiseks toetuse saajale vajaliku sisendi, mis sisaldab teavet projekti kuludesse

arvestatud tööjõukulude summade ja nende arvestusmeetodi kohta. Sisend esitatakse

tööjõukulude aruande vormil Lisa 2. Vastavad aruanded ja kulusid tõendavad dokumendid

esitab projekti partner toetuse saajale kord kolme kuu (edaspidi kvartal) kohta kvartalile

järgneva kuu 20. kuupäevaks.

5.2. Toetuse saajal on projekti ISFB-33 aruannete koostamisel õigus nõuda projekti partnerilt

täiendavaid dokumente või lisateavet. Projekti partner edastab täiendavad dokumendid või

lisateabe toetuse saajale hiljemalt 5 tööpäeva jooksul vastavasisulise nõude saamisest

arvates.

5.3. Toetuse saajal on õigus nõuda projekti partnerilt sisendit projekti ISFB-33 tegevusaruandele,

näiteks projekti kohta avaldatud ja projekti käigus valminud materjalide koopiaid,

veebilehtede linke, kuvatõmmiseid jne.

3

6. Dokumentide säilitamine ja järelevalve

6.1. Projekti partner kohustub projektide täitmisega seotud originaaldokumente (vastavalt

projekti partneri sisemisele korrale kas paberkandjal või digitaalselt) säilitama vastavalt

kulude abikõlblikkuse reeglitele, lisa 1 (Kulude abikõlblikkuse reeglid).

6.2. Projekti partner võimaldab auditite ja järelevalve (sh kohapealsete kontrollide) teostamist

ning osutab selleks igakülgset abi, sh võimaldab volitatud isikul ligipääsu esitatud andmete

õigsuse kontrollimiseks kõigile projektide rakendamisega seotud dokumentidele ja

informatsioonile, sh elektroonilisel kujul olevale teabele, ning viibida toetuse kasutamise

administreerimise ja toetuse kasutamisega seotud ruumides ja territooriumil.

6.3. Projekti partner kohustub vastama audiitorite ja järelevalvet teostavate isikute poolt esitatud

küsimustele, mis puudutavad projekti partneri poolt projektide käigus tehtud tegevusi.

7. Vastutus 7.1. Projekti ISFB-33 toetuslepingus sätestatud tagasimaksekohustuse rakendumisel toetuse

saaja suhtes hüvitab projekti partner toetuse saajale summa, mille toetuse saaja kohustub

ministeeriumile tagastama, ulatuses, milles kulude abikõlbmatuse eest vastustab oma

tegevuse või tegevusetuse tõttu (sellehulgas kulunud tööaeg) projekti partner.

7.2. Projektiga ISFB-33 seotud riigihangetes esitatud vaidlustuste korral kannab vaidlustuse ja

kohtumenetlusega seotud kulud projekti partner, kui vaidlustus või kaebus on esitatud

hanketingimuste ja –toimingute kohta, mille eest vastutab projekti partner.

7.3. Projekti partner hüvitab toetuse saajale tagasinõutava summa 30 kalendripäeva jooksul

alates toetuse saaja poolt toetuse andjale tagasinõutava summa tagastamisest ning projekti

partneri sellekohasest teavitamisest.

8. Poolte kontaktisikud

8.1. Poolte vahel kokkulepitud kohustuste täitmine korraldatakse ja teavet vahetatakse

kontaktisikute kaudu. Poolte kontaktisikud:

8.1.1. Toetuse saaja kontaktisikud on:

8.1.1.1. Marko Voog, tel +372 5386 3341, e-post: [email protected] (ISFB-33

projektijuht) (Sh RHAD ja hankelepingud);

8.1.1.2. Merili Kallas, tel +372 5305 9967, e-post: [email protected] (ETIAS

projekti ekspert);

8.1.1.3. Marge Jaansoo, tel +372 612 3177, e-post: [email protected]

(arveldused).

8.1.2. Projekti partneri kontaktisikud on:

8.1.2.1. Hannes Janno, tel: + 372 5866 7734, e-post: [email protected]

(tooteomanik);

8.1.2.2. Kalmer Kärblane, tel: +372 5307 7301, e-post: [email protected]

(menetlusteenuste osakonna juhataja);

8.1.2.3. Christine Käis, tel. +372 5323 7127, e-post: [email protected]

(arveldused).

9. Partnerlusleppe kehtivus Partnerluslepe jõustub alates selle allkirjastamisest poolte poolt ning kehtib kuni kohustuste

täitmiseni.

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Krista Aas Ragner Paevere

Politsei- ja Piirivalve Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskus

peadirektori asetäitja arenduse alal peadirektor