Leping

RAAMLEPING nr 1.11-9/2192-1

POLITSEI- JA PIIRIVALVEAMET, mida esindab peadirektori 20.02.2014 käskkirja nr 1.1-

1/63 „Lepingute sõlmimise, muutmise ja lõpetamise korra kinnitamine“ ja peadirektori asetäitja

varade alal 29.12.2017 käskkirja nr 1.9-5.4/97t „Puuduva teenistuja ülesannete täitmine“ alusel

logistikabüroo varahaldustalituse juhataja Seila Hõbe, logistikabüroo juhi ülesannetes, (edaspidi

hankija), ühelt poolt,

ja

SUNNY GALANDREX TÕLKEBÜROO OÜ, mida esindab volikirja alusel tegevjuht Liisi

Kaljo, teiselt poolt (edaspidi täitja),

edaspidi täitja ja tellija üheskoos kui pooled või pool, sõlmisid alljärgneva raamlepingu (edaspidi

leping):

1. Lepingu sõlmimise alus ja ese

1.1 Leping sõlmitakse lähtudes riigihanke „Kirjalik tõlketeenus haruldasematele keeltele“

(viitenumber 201245) (edaspidi riigihange) alusdokumentidest ning nimetatud riigihanke

raames täitja poolt esitatud pakkumusest.

1.2 Riigihanke tulemusena sõlmitavat lepingut rahastatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi projekti AMIF 2018-8 „Tõlketeenus rahvusvahelise kaitse taotlejatele

ja tagasipöördujatele“ vahenditest, mis on saadud Euroopa Liidult Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi kaudu ja Eesti Vabariigi Siseministeeriumilt.

1.3 Hankija sõlmib lepingu täitjaga, tuginedes täitja pakkumusele ning eeldades heas usus täitja

professionaalsust ja võimekust lepingut nõuetekohaselt täita. Alltöövõtjate kasutamise

korral jääb lepingu nõuetekohase täitmise eest hankija ees vastutavaks täitja.

1.4 Lepingu esemeks on kirjaliku tõlketeenuse (edaspidi teenus) tellimine haruldasematele

keeltele käesolevas lepingus sätestatud tingimustel ja korras. Kirjaliku tõlketeenuse puhul

tuleb tõlkida erinevad formaadis dokumente. Olenevalt teenuse osutamise viisist peab tõlk

teenust osutama hankija poolt tellimuses esitatud ajal ja/või kohas. Teenust osutatakse

vastavalt lepingu lisas 1 toodud tõlgi käitumisjuhendile.

1.5 Teenust tellitakse järgmistele keeltele:

1.5.1 osa 1 – albaania keel – kirjalik tõlketeenus;

1.5.2 osa 2 – Dari/farsi keel – kirjalik tõlketeenus;

1.5.3 osa 3 – Hiina keel – kirjalik tõlketeenus;

1.5.4 osa 4 – Kurdi/kurmandži - kirjalik tõlketeenus;

1.5.5 osa 5 – Kurdi/sorani - kirjalik tõlketeenu;

1.5.6 osa 6 – Vietnami - kirjalik tõlketeenus;

2. Lepingu osad 2.1 Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke hankedokumendid, täitja riigihanke

pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad.

2.2 Kõik lepingu muudatused sõlmitakse kirjalikult lepingu lisadena, mis kehtivad arvates

nende allkirjastamisest või poolte määratud tähtajast.

2.3 Lepinguga samaaegselt allkirjastatavaks lisaks on:

2.3.1 tõlgi käitumisjuhend;

2.3.2 teenuse hinnakiri.

2 (5)

3. Lepingu eeldatav maksumus ja maksmise kord 3.1 Lepingu eeldatav kogumaksumus on 32 525 (kolmkümmend kaks tuhat viissada

kakskümmend viis) eurot, millele lisandub käibemaks. Nimetatud maksumus on eeldatav

ning hankija ei ole kohustatud täitjalt tellima teenust nimetatud kogu maksumuse summas.

Raamlepingu lisas 2 nimetatud teenuse hinnad on hankija jaoks lõplikud ning neid ei saa

tõsta ühelgi muul põhjusel.

3.1.1. Riigihanke osa 1 eeldatav maksumus on 5 525 (viis tuhat viissada kakskümmend viis)

eurot, millele lisandub käibemaks;

3.1.2. Riigihanke osa 2 eeldatav maksumus on 6 000 (kuus tuhat) eurot, millele lisandub

käibemaks;

3.1.3. Riigihanke osa 3 eeldatav maksumus on 1 000 (üks tuhat) eurot, millele lisandub

käibemaks;

3.1.4. Riigihanke osa 4 eeldatav maksumus on 2 500 (kaks tuhat viissada) eurot, millele

lisandub käibemaks;

3.1.5. Riigihanke osa 5 eeldatav maksumus on 2 500 (kaks tuhat viissada) eurot, millele

lisandub käibemaks;

3.1.6. Riigihanke osa 6 eeldatav maksumus on 15 000 (viisteist tuhat) eurot, millele

lisandub käibemaks.

3.5 Täitja esitab hankijale arve 7 (seitsme) tööpäeva jooksul peale teenuse osutamist.

3.7 Täitja poolt esitatav arve peab olema adresseeritud hankija kontaktisikule, peab sisaldama

lepingu numbrit, teenuse nimetust, riigihanke viitenumbrit, projekti numbrit AMIF2018-8,

hankija kontaktisiku nime, täitja kontaktisiku nime, makse teostamiseks vajalikke andmeid

ning vastama käibemaksuseaduse nõuetele ning kajastama osutatud teenuse nimetust,

ühiku- ja kogumaksumusi. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei

kuulu tasumisele.

3.8 Tasumine toimub 21 (kahekümne ühe) kalendripäeva jooksul pärast nõuetekohase arve

kättesaamist hankija poolt. Täitja esitab arve Eesti e-arve standardile vastava .xml

formaadis e-arve pärast poolte kontaktisikute poolt üleandmise-vastuvõtmise akti

allkirjastamist. E-arve tuleb saata hankija e-arvete operaatori (AS Fitek) ostuarvete

halduskeskkonda. Juhul, kui täitjal ei ole võimalik saata .xml formaadis arveid ehk e-

arveid, tuleb saata .pdf formaadis arve e-posti aadressile [email protected].

3.9 Täitja kohustub säilitama 7 (seitse) aastat pärast hanke rahastamise projekti lõpu kuupäeva

lepinguga seonduva dokumentatsiooni ja materjalid ning võimaldama vajadusel auditite ja

järelevalve (sh kohapealsete kontrollide) teostamist ning osutama selleks igakülgset abi, sh

võimaldama volitatud isikul ligipääsu esitatud andmete õigsuse kontrollimiseks kõigile

lepingu rakendamisega seotud dokumentidele ja informatsioonile, sealhulgas

elektroonilisel kujul olevale teabele. Juhul kui pärast projekti lõppu avastatakse rikkumine,

pikeneb dokumentide säilitusaeg vähemalt 7 (seitse) aastat alates päevast, mil hankija

tagastab toetuse ja kaasfinantseeringu ministeeriumile.

4. Lepingu täitmine

4.1 Hankija pöördub esimesena täitja poole, kes pakub vastavat teenust kõige odavamalt,

tuginedes lepingu lisas toodud hindadele.

4.2 Tõlgi vahetuse soovist on täitja (sh alltöövõtu korral) kohustatud hankija kontaktisikut ette

teavitama vähemalt 2 (kaks) tööpäeva. Hankija annab kirjalikku taasesitamist võimaldavas

vormis kooskõlastuse tõlgi vahetamiseks hiljemalt 3 (kolme) tööpäeva jooksul. Tõlgi

vahetamise vajadusel esitab täitja hankijale uue tõlgi kvalifikatsiooni nõuetele vastavust

tõendavad dokumendid.

3 (5)

4.3 Kui hankijale selguvad asjaolud, mis välistavad konkreetse tõlgi edaspidise kasutamise,

esitab hankija täitjale sellekohase teate ja täitja on kohustatud teenust osutava tõlgi välja

vahetama.

4.4 Teenuse osutamine toimub vastavalt hankija vajadusele e-posti või telefoni teel esitatud

tellimuste alusel, mida hankijal on õigus esitada 24 (kakskümmend neli) tundi ööpäevas 7

(seitse) päeva nädalas. Telefoni teel esitatud tellimused peavad olema fikseeritud ka e-posti

teel.

4.4.1 Kirjaliku tõlketeenuse puhul tuleb tõlkida erinevaid materjale (doc, pdf või

skaneeritud pdf jne). Teenuse pakkuja tagab tööde vastavuse

originaaldokumentidele ja vastutab tõlke korrektsuse eest.

4.4.2 Teenuse tellimiseks võtab tellija kontaktisik ühendust täitjatega telefoni teel ja

valituks osutub täitja, kes saab viivitamata asuda teenust osutama. Juhul, kui

rohkem kui 1 (üks) täitja saab teenust osutada, valib hankija madalaima hinnaga

pakkumuse esitanud täitja.

4.4.3 Kui ükski täitja ei saa asuda viivitamata teenust osutama on tellijal õigus

pöörduda kolmandate isikute poole.

4.5 Täitja peab olema valmis hankijale teenust osutama ööpäevaringselt, kaasa arvatud

riigipühad.

4.6 Teenuse osutamise aja arvestus toimub 30 (kolmekümne) minutilise täpsusega.

4.7 Kirjaliku tõlke tellimuse tähemärkide arv jääb alla 900 tähemärgi, siis arvestatakse

lehekülje maksumuseks 0,5 lehekülge.

5. Konfidentsiaalsus

5.1 Teenuse osutamisel peab täitja käsitlema kõike teenuse osutamise ajal kuuldut ja nähtut

konfidentsiaalsena. Täitja ei tohi avaldada osapoolte vahelise vestluse sisu või muud

teenuse osutamise käigus teatavaks saanud informatsiooni.

5.2 Täitja on kohustatud käsitlema konfidentsiaalsena lepingu täitmisel temale teatavaks

saanud informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta, samuti lepingu täitmisel teatavaks

saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks

kahjustada hankija huve.

5.3 Konfidentsiaalse teabe avalikustamist, müümist, pakkumist või levitamist täitja, tõlkide või

mõne muu isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist, mille tulemuseks võib olla

hankija poolt lepingu ülesütlemine.

5.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.

6. Vääramatu jõud 6.1 Lepingust tulenevate kohustuste rikkumine on vabandatav, kui pool rikkus kohustust

vääramatu jõu tõttu. Vääramatu jõud on asjaolu, mida pool ei saanud mõjutada ja

mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta lepingu sõlmimise ajal

selle asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje välistaks.

6.2 Pool, kelle tegevus lepingujärgsete kohustuste täitmisel on takistatud vääramatu jõu

asjaolude tõttu, on kohustatud sellest koheselt kirjalikult teatama teisele poolele.

6.3 Kui vääramatu jõu asjaolud kestavad üle 30 (kolmekümne) kalendripäeva, loetakse, et

leping on lõppenud täitmise võimatusega. Sellisel juhul ei ole kummalgi poolel õigus

nõuda teiselt poolelt lepingu mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekitatud kahju

hüvitamist.

7. Poolte vastutus

4 (5)

7.1 Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise korral on täitjal õigus nõuda ja

hankijal kohustus maksta viivist 0,2% (null koma kaks protsenti) tähtaegselt tasumata

summalt iga viivitatud kalendripäeva eest.

7.2 Konfidentsiaalsusnõude rikkumise korral on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta ühekordset leppetrahvi 5000 (viis tuhat) eurot iga vastava juhtumi korral.

7.3 Leppetrahvid ja viivised tasutakse 21 (kahekümne ühe) tööpäeva jooksul vastava nõude

saamisest arvates. Lepingust tulenevate leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju

hüvitamine, ei vabasta lepingut rikkunud poolt mistahes lepingujärgsete kohustuste

täitmisest.

7.4 Lepinguga võetud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmisega hankijale või

kolmandatele isikutele tekitatud kahju korral kohustub täitja taastama kahju tekitamisele

eelnenud olukorra või hüvitama hankijale olukorra taastamiseks kantud või olukorra

taastamiseks kantavad kulud.

7.5 Täitja on kohustatud tegema kõik temast sõltuva kõrvaldamaks rikkumist ja selle tagajärgi

ning tekitatud kahju selliselt, et see rahuldab hankijat.

7.6 Pooled võivad kokkuleppel leppetrahvi, viivise või kahjuhüvitamise nõuet vähendada ja

nõude asemel leppida kokku täiendavalt tehtavates muudes kohustustes või vastavas

ulatuses teenuse tunni hinna alandamises, millega loetakse vastav nõue täidetuks.

7.7 Piiramata teisi lepingu sätteid, astuvad pooled mõistlikke samme vähendamaks kahju, mis

on või võib olla aluseks mistahes lepingujärgsele kahju hüvitamise nõudele.

8. Lepingu kehtivus 8.1 Leping jõustub alates hetkest, kui lepingupooled on lepingu allkirjastanud ning kehtib kuni

31.12.2020.

9. Lepingu loovutamine, muutmine ja lõpetamine 9.1 Täitja ei tohi lepingust tulenevaid õigusi ega kohustusi üle anda ega muul viisil loovutada

kolmandale isikule ilma hankija eelneva kirjaliku nõusolekuta.

9.2 Lepingu ja selle lahutamatute lisade muutmine on võimalik üksnes poolte kirjalikul

kokkuleppel.

9.3 Hankijal on õigus leping etteteatamistähtajata üles öelda, kui:

9.3.1 täitja rikub lepingust tulenevaid kohustusi niivõrd, et lepingu jätkamine on hankija

jaoks seotud oluliste lisakulutuste või riskidega või lepingu jätkamist hankija poolt

ei saa mõistlikkuse põhimõttest eeldada;

9.3.2 täitja rikub muul moel oma lepingust tulenevaid kohustusi sedavõrd olulisel määral,

et hankijalt ei saa mõistlikult oodata lepingu täitmise jätkamist;

9.3.3 kui hankijal puuduvad lepingu täitmiseks rahalised vahendid või kaob vastav

vajadus. Hankija teatab täitjale sellekohasest soovist kirjalikult ette vähemalt 30

(kolmkümmend) kalendripäeva. Lepingu ülesütlemisel on hankija kohustatud

tasuma täitjale tema poolt hankijale faktiliselt osutatud ja hankija poolt

nõuetekohaselt vastuvõetud teenuse eest.

10. Lõppsätted 10.1 Lepingu täitmise keel on eesti keel.

10.2 Lepingu täitmisel ja lepingust tulenevate vaidluste korral lähtutakse Eesti Vabariigi

õigusaktidest.

10.3 Lepingust tulenevad vaidlused püütakse lahendada poolte kokkuleppega. Juhul, kui

kokkulepet ei saavutata, lahendatakse vaidlus kohtus.

5 (5)

10.4 Lepingu üksiku sätte kehtetus ei too kaasa kogu lepingu või teiste sätete kehtetust,

eeldusel, et leping on osadeks jagatav ning pooled oleksid lepingu sõlminud ka ilma tühise

sätteta.

11. Kontaktisikud 11.1 Poolte lepingujärgsete kohustuste täitmise korraldamine ja lepingus ettenähtud teadete,

nõuete ja teiste dokumentide edastamine toimub kontaktisikute kaudu:

11.2 Hankija kontaktisikud:

11.2.1 lepingu üldistes küsimustes, nõuete ja teiste dokumentide edastamisel on Karin

Idnurm, tel: +372 612 3199, e-post: [email protected];

11.2.2 lepingu täitmisega seotud informatiivse teabe vahetamisel, lepingujärgsete

kohustuste täitmise korraldamisel, sh tellimuste esitamisel ja tellimusi esitavate isikute

määramisel, üleandmise-vastuvõtmise aktide allkirjastamisel ning lepingu eseme puuduste

osas pretensioonide esitamisel on: Kätlin Arakas, tel: +372 612 4922, e-post:

[email protected];

11.3 Täitja kontaktisikud:

11.3.1 lepingu üldistes küsimustes, nõuete ja teiste dokumentide edastamisel, lepingu

täitmisega seotud informatiivse teabe vahetamisel, lepingujärgsete kohustuste

täitmise korraldamisel, sh tellimuste esitamisel ja tellimusi esitavate isikute

määramisel, üleandmise-vastuvõtmise aktide allkirjastamisel ning lepingu eseme

puuduste osas pretensioonide esitamisel: Liisi Kaljo, tel +372 5 555 4051, e-post:

[email protected]

11.8 Kõik teated, millel ei ole õiguslikku tagajärge võivad olla esitatud kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis ning peavad olema adresseeritud lepingus sätestatud kontaktisikutele.

Kõik lepinguga ja lepingu täitmisega seotud pretensioonid peavad olema esitatud

kirjalikult.

11.9 Kontaktisikute muutumisel tuleb esimesel võimalusel sellest teist poolt kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis teavitada. Nimetatud teade lisatakse lepingule ning ei

käsitleta lepingu muutmisena.

12. Poolte rekvisiidid

Politsei- ja Piirivalveamet Sunny Galandrex Tõlkebüroo OÜ

Pärnu mnt 139, 15060 Tallinn Järvevana tee 9-40, 11314, Tallinn

Registrikood: 70008747 Registrikood: 10260618

Tel: +372 612 3000 Tel: +372 5 555 4051

/allkirjastatud digitaalselt/

Pakkumuse maksumuse vorm

Pakkumus 193060, pakkuja: Sunny Galandrex Tõlkebüroo OÜ (10260618)

1 Albaania - kirjalik tõlketeenus

2 Dari/farsi - kirjalik tõlketeenus

3 Hiina - kirjalik tõlketeenus

Nr Nimetus Kirjeldus Kogus Ühi k

Ühiku hind Maksumus KM-ta KM %

Maksumus KM- ga

Märkused Ei summeeru kogu- maksumu- sele

1 Pakkuja märgib maksumuseks hankedokumendis "Maksumusevorm" lahtris "B5" märgitud summa.

1 42,50 42,50 20 51,00

Maksumus kokku KM-ta: 42,50

Maksumus kokku KM-ga: 51,00

Nr Nimetus Kirjeldus Kogus Ühi k

Ühiku hind Maksumus KM-ta KM %

Maksumus KM- ga

Märkused Ei summeeru kogu- maksumu- sele

1 Pakkuja märgib maksumuseks hankedokumendis "Maksumusevorm" lahtris "C5" märgitud summa.

1 52,50 52,50 20 63,00

Maksumus kokku KM-ta: 52,50

Maksumus kokku KM-ga: 63,00

4 Kurdi/kurmandži - kirjalik tõlketeenus

5 Kurdi/sorani - kirjalik tõlketeenus

Nr Nimetus Kirjeldus Kogus Ühi k

Ühiku hind Maksumus KM-ta KM %

Maksumus KM- ga

Märkused Ei summeeru kogu- maksumu- sele

1 Pakkuja märgib maksumuseks hankedokumendis "Maksumusevorm" lahtris "D5" märgitud summa.

1 42,50 42,50 20 51,00

Maksumus kokku KM-ta: 42,50

Maksumus kokku KM-ga: 51,00

Nr Nimetus Kirjeldus Kogus Ühi k

Ühiku hind Maksumus KM-ta KM %

Maksumus KM- ga

Märkused Ei summeeru kogu- maksumu- sele

1 Pakkuja märgib maksumuseks hankedokumendis "Maksumusevorm" lahtris "E5" märgitud summa.

1 57,50 57,50 20 69,00

Maksumus kokku KM-ta: 57,50

Maksumus kokku KM-ga: 69,00

Nr Nimetus Kirjeldus Kogus Ühi k

Ühiku hind Maksumus KM-ta KM %

Maksumus KM- ga

Märkused Ei summeeru kogu- maksumu- sele

1 Pakkuja märgib maksumuseks hankedokumendis "Maksumusevorm" lahtris "F5" märgitud summa.

1 57,50 57,50 20 69,00

6 Vietnami - kirjalik tõlketeenus

Pakkumuse maksumus kokku

Maksumus kokku KM-ta: 57,50

Maksumus kokku KM-ga: 69,00

Nr Nimetus Kirjeldus Kogus Ühi k

Ühiku hind Maksumus KM-ta KM %

Maksumus KM- ga

Märkused Ei summeeru kogu- maksumu- sele

1 Pakkuja märgib maksumuseks hankedokumendis "Maksumusevorm" lahtris "G5" märgitud summa.

1 42,50 42,50 20 51,00

Maksumus kokku KM-ta: 42,50

Maksumus kokku KM-ga: 51,00

Maksumus kokku KM-ta: 295,00

Maksumus kokku KM-ga: 354,00

Kriteerium Numbri hindamine Väärtus Hanke osa

1 (6)

TÕLGI TEGUTSEMISJUHIS

SUULINE TÕLGE

Üldised põhimõtted

Kohustus kohelda kõiki inimesi võrdselt

Kriminaalmenetluses ülekuulatavad, varjupaigamenetluses varjupaiga taotlejad, ebaseaduslikud

sisserändajad piirivalvemenetluses või menetlusosalised väärteomenetluses võivad olla väga erineva

ja mitmekesise kultuuritaustaga inimesed. Nimetatud menetluse käigus läbiviidavates toimingutes

osalev tõlk ei tohi diskrimineerida taotlejat või ülekuulatavat soo, etnilise päritolu, puude, seksuaalse

sättumuse/orientatsiooni, usutunnistuse või mõne muu tunnuse alusel. Tõlk on kohustatud olema

viisakas, professionaalne ja näitama üles austust erinevatest kultuuridest pärit inimeste suhtes.

Erapooletus Tõlk on kohustatud jääma erapooletuks igas olukorras ja paistma sellisena ka teistele menetluses

osalejatele. Kui teised tajuvad, et tõlk ei ole erapooletu, isegi kui tõlk seda enda arvates on, satub tõlgi

usaldusväärsus kahtluse alla. Tõlk peab püüdma vältida olukordi, kus võiks jääda mulje, et ta soosib

tõlgina juhtumi üht osapoolt.

Õige ja täpne tõlge

Tõlk on kohustatud tagama, et teises keeles öeldu tõlgitaks täpselt ja õigesti. Oluline on meeles

pidada, et Politsei ja Piirivalveameti (edaspidi PPA) ametnik toetub täielikult nii taotleja/ülekuulatava

ütlustele kui ka dokumentaaltõendite tõlgitud versioonile. Ebatäpsel tõlkel võivad olla väga tõsised

tagajärjed. Näiteks võidakse seetõttu ebaõiglaselt keelduda andmast varjupaigataotlejale

rahvusvahelist kaitset ning ta saadetakse tagasi päritoluriiki, mis aga võib tähendada ohtu taotleja

elule. Tõlgil on õigus paluda enne küsitluse või ülekuulamise algust toimingut teostavalt ametnikult

tutvumiseks olemasolevat tõlgitavat materjali (kahtlustus, määrus jm).

Kriminaal- ja väärteomenetluses1 on tõlk KrMS2 § 161 lg 6 järgi kohustatud tõlkima kõik

menetlustoimingusse puutuva täpselt ja täielikult ning ta vastutab teadvalt valesti tõlkimise eest KarS

§ 3213 järgi.

Isiklik kasu

Tõlk ei tohi kunagi vastu võtta raha, kingitusi, teeneid ega muud liiki soodustusi isikutelt, kelle ütlusi

ta on varjupaiga-, kriminaal-, väärteo- või muu menetluse raames tõlkinud või hakkab tõlkima, ega

kelleltki, kes tegutseb mõne nimetatud isiku nimel. Kui tõlgile pakutakse mõnda kingitust, on tõlk

kohustatud viisakalt selgitama, et ta ei tohi juhtumiga seotud pooltelt kingitusi vastu võtta.

1 Väärteomenetluse seadustiku (VTMS) § 24 järgi väärteomenetluses osalevad ekspert ja tõlk ja nad taanduvad või nad taandatakse

kriminaalmenetluses sätestatud alustel ja korras. 2 Kriminaalmenetluse seadustik (KrMS) § 161. Tõlk

(1) Kui on vaja tõlkida võõrkeelset teksti või kui menetlusosaline ei valda eesti keelt, kaasatakse kriminaalmenetlusse tõlk.

(2) Tõlk on erialakeelt oskav või tumma või kurti vahendav isik. Tõlgi ülesannet ei või täita kriminaalmenetluse muu subjekt.

(3) Vannutamata tõlki hoiatatakse, et teadvalt valesti tõlkimise eest võib teda karistada kriminaalkorras.

(4) Tõlgi kohustuslikku osalemist nõudev menetlustoiming on tema puudumise tõttu õigustühine.

(5) Tõlgil on õigus tõlke õigsuse huvides esitada menetlusosalisele küsimusi, tutvuda menetlustoimingu protokolliga ja teha selle kohta avaldusi, mis protokollitakse.

(6) Tõlk on kohustatud tõlkima kõik menetlustoimingusse puutuva täpselt ja täielikult ning hoidma saladuses talle tõlkimisel teatavaks

saanud andmeid. Kui tõlk ei ole koosseisuline ega valda piisavalt erialakeelt või tumma või kurdi väljendusviisi, on ta kohustatud kriminaalmenetluses osalemisest keelduma.

(7) Tõlgi poolt valesti tõlkimise peale võib kahtlustatav või süüdistatav või tema kaitsja esitada kaebuse käesoleva seadustiku §-s 228

sätestatud korras. 3 Karistusseadustik (KarS) § 321. Vale ekspertiisiarvamus ja valetõlge

(1) Eksperdi poolt teadvalt vale ekspertiisiarvamuse andmise eest või tõlgi poolt teadvalt valesti tõlkimise eest -- karistatakse rahalise

karistuse või kuni üheaastase vangistusega.

(2) Sama teo eest, kui sellega on kaasnenud tõendite kunstlik loomine, -- karistatakse rahalise karistuse või kuni viieaastase vangistusega.

2 (6)

Varjupaigataotleja või ülekuulatava küsitlemisel ei tohi tõlk:

 avaldada kriminaal- ja varjupaigamenetluses ülekuulatava või varjupaigataotleja küsitlemisel oma

arvamust, teha märkusi ega anda ametnikule teada isiklikest tähelepanekutest taotleja aususe,

etnilise kuuluvuse vms kohta, isegi kui tal palutakse seda teha; tõlk peab palve tagasi lükkama ja

selgitama, et see ei kuulu tema kohustuste hulka;

 sekkuda piirivalvetoimingutes illegaalimenetluse käiku, kuid menetleja palvel võib avaldada

arvamusi ja kahtlusi tõlgitava sisu, rahvuse, võimaliku etnilise kuuluvuse kohta, see tähendab —

osaleda toimingus ka identiteeditõlgina.

 laskuda varjupaigataotleja küsitlemisel taotlejaga üldisesse vestlusse enne tõlketeenuse osutamist

(välja arvatud selleks, et kindlaks teha, kas mõlemad räägivad sama keelt ja/või dialekti), selle

ajal ega pärast seda, kuna eelnimetatud vestlus võib jätta mulje erapoolikusest; kui tõlgi poole

pöördub varjupaigataotleja, menetlusosaline või nende esindaja väljaspool tõlketeenuse

osutamist, peab tõlk selgitama, et ei saa juhtumit arutada ning jätma vestlusse laskumata; sellisest

pöördumisest on tõlk kohustatud teavitama PPA-d niipea, kui see on võimalik;

 tunda isiklikult ülekuulatavat või varjupaigataotlejat ega olla sugulussidemetes ülekuulatava või

varjupaigataotleja ega ühegi teise juhtumiga seotud isikuga; kui selline huvide konflikt ilmneb

vahetult enne tõlketeenuse osutamist või tõlketeenuse osutamise käigus, on tõlk kohustatud

viivitamatult teavitama sellest ametnikku, kes otsustab, kas tõlk sobib antud olukorras tõlkima või

mitte;

 olla isiklikult huvitatud juhtumi lõpptulemusest ega saada sellest rahalist kasu;

 anda varjupaigataotlejale või ülekuulatavale nõuandeid, mis ei ole seotud tõlketeenuse

osutamisega, näiteks teavet menetluse vms kohta, sellest hoolimata, kas temalt seda palutakse või

mitte;

 katkestada küsitluse kulgu muul põhjusel, kui tõlke parandamiseks, selgituste palumiseks,

arusaamatuse lahendamiseks või tähelepanu juhtimiseks segavatele asjaoludele;

 ilustada öeldut – tõlgi ülesanne on tõlkida täpselt ja korrektselt, tõlk peab piirduma üksnes

ametniku ja taotleja/ülekuulatava teineteisele öeldu tõlkimisega, tõlk ei tohi laskuda arutellu

küsitluse sisu üle ning peab tõlkima kõike, mida taotleja/ülekuulatav küsitluse käigus ütleb, isegi

kui see ei ole vastus esitatud küsimusele või kui taotleja/ülekuulatava sõnad on mõeldud otseselt

tõlgile, mitte ametnikule;

 jätta välja midagi taotleja või ülekuulatava ütlusest – tõlgi ülesanne ei ole kindlaks määrata,

milline teave on asjakohane ja milline mitte, tõlgi kohuseks on tõlkida kõike, mida räägitakse;

 püüda aimata, mida küsitleja või küsitletav tahavad öelda ega anda vastust, mis ei lähe kokku

tegelikult öelduga;

 lasta oma kogemustel ega vaadetel mõjutada tõlketeenuse osutamist;

 näidata välja oma emotsioone – ainsad reaktsioonid, mida tõlk võib näidata/vahendada, on

taotleja omad; samuti ei ole lubatud kasutada kehakeelt (näiteks „silmade pööritamine“,

noomivad häälitsused), kui küsitletava seletus ei tundu usutav; varjupaigataotleja või

ülekuulatava ütluste usaldusväärsust hindab ametnik, mitte tõlk – tõlk on vahendaja, mitte hindaja

ega lahendaja;

 seada oma käitumisega (sh seksuaalne väärkäitumine, vägivald, ähvardamine, poliitiline tegevus,

teotamine jms) halba valgusesse teda kaasavat osapoolt, näiteks osaleda toimingus alkoholi või

narkootikumide mõju all, ahistada seksuaalselt, ilmutada oma seksuaalset huvitatust või

vastumeelsust, afišeerida või halvustada seksuaalset sättumust/orientatsiooni, rakendada

vägivalda või ähvardada taotlejat/ülekuulatavat, propageerida oma ja/või halvustada ülekuulatava

või varjupaigataotleja poliitilisi vaateid või usulist kuuluvust teotava käitumisega.

Varjupaigataotleja või ülekuulatava küsitlemisel on tõlk kohustatud:

 andma edasi ülekuulatava või varjupaigataotleja küsitlemisel ülekuulatava või taotleja sõnumis

sisaldunud iga viimast üksikasja ning tõlkima nii täpselt kui see on stiili, lauseehitust ja

grammatikat järgides võimalik;

3 (6)

 olema suuteline tõlkima tõhusalt kogu küsitluse/ülekuulamise jooksul;

 rääkima rahulikult ja selgelt;

 teavitama ametnikku/küsitlejat kohe, kui tal tekib tõlkimisega raskusi (väsimuse, keelest

arusaamisega jm põhjusel);

 jääma alati rahulikuks, seda ka juhul, kui ta kuuleb ebameeldivaid või vasturääkivaid fakte – tõlk

ei ole seotud tõlgitavate faktidega;

 kasutama tõlkimisel otsekõnet, näiteks mitte tõlkima: “Ta ütles, et ta...”, vaid: “Mina ütlesin, et

ta...”;

 tõlkima ka solvavat keelekasutust – keelelistel ja kultuurilistel põhjustel võib olla eelnimetatut

raske tõlkida, kuid sel juhul tuleb otsida tähenduselt kõige lähedasem väljend;

 tegema temale tõlketeenuse osutamise pakkumisel kohe teatavaks oma ametialased piirangud,

ning võtma vastu üksnes tema kompetentsi kuuluva töö;

 paluma küsitlejal teha paus, kui ta tunneb, et väsimus segab teda täpselt tõlkimast;

 ütlema küsitlejale, kui ta ei suuda täpselt tõlkida, näiteks kui kasutatakse talle tundmatut žargooni

või kui tema tervislik seisukord on ootamatult halvenenud;

 viivitamatult teavitama küsitlejat sellest, et taotleja ei räägi seda keelt, mida tõlk kutsuti tõlkima,

isegi juhul kui ta teist keelt samuti oskab;

 välja lülitama kõik mobiiltelefonid, kellad ja muud seadmed, mis võivad segada küsitlust või

videokonverentsi aparatuuri tööd;

 andma piirivalvetoimingutes soovitusi küsitlemise/ülekuulamise läbiviimiseks, kui see on oluline

taotleja/ülekuulatava kultuurilistest või usulistest erisustest tingituna.

KIRJALIK TÕLGE

Nõuded kirjalikule tõlkele

Tõlkija esmaseks kohuseks on tõlkida algtekst sihtkeelde, tõlkides kõik vastavasse

menetlustoimingusse puutuva täpselt ja täielikult ning hoidma saladuses talle tõlkimisel teatavaks

saanud andmeid. Töö käigus peab tõlkija silmas pidama järgmisi nõudeid.

1. Sisu korrektne edasiandmine. Tõlkija peab andma sisu korrektselt edasi. Tõlketekst peab

täielikult lähtuma algtekstist ning olema võimalikult täpne, selge ja üheselt mõistetav, säilitades

algteksti sisulise tähenduse. Tulemus peab oma tähenduselt ja mõjult olema võrdväärne

algtekstiga.

2. Terminid. Kasutatavad terminid peavad olema algteksti mõistega võrdväärse tähenduse,

hõlmavuse ja mõjuga ning andma teksti sõnastust ja sisu korrektselt edasi. Tõlkija koostab

vajadusel terminite loetelu, et tagada tõlkes kasutatava terminoloogia ühtsus, täpsus ja

vastuvõetavus. Loetelu koosneb selle tõlke valdkonda kuuluvatest erialasõnadest.

3. Järjekindlus. Terminoloogia kasutamisel peab olema järjekindel. Lähtuda tuleks loogika

põhireeglitest, eriti mõiste tähenduse muutumatuse reeglist (A=A: algtekstis samasugused

mõisted tuleks sihtkeelde tõlkida ühesuguselt), aga ka eri mõistete kattumatuse reeglist (A≠B:

üldiselt tuleks vältida algteksti erinevate mõistete tõlkimist sihtkeelde ühe ja sama mõiste abil).

4. Vastavus keelenormidele. Tõlge peab vastama eesti keeles ametlikult kehtivatele

keelenormidele. Ei tohi eksida „Eesti õigekeelsussõnaraamatus“ ja „Eesti keele grammatikas”

kindlaksmääratud reeglite ja normide vastu. Tõlge peab olema korrektne ja järjekindel ka tähe-,

algustäheortograafia, lühendamise, numbrite kirjutamise ja kirjavahemärkide (side- ja

mõttekriipsud) osas. Vt Tiiu Erelt. Eesti ortograafia.

4 (6)

5. Keelepuhtus. Tõlkimisel tuleb vältida liigset võõrkeelte mõju.

6. Korrektuur. Valmis tõlge tuleb üle kontrollida õigekirjakorrektoriga.

7. Vormistus. Tõlge peab olema vormistatud vastavalt asutuses kehtestatud dokumendihalduse

reeglitele (font Times New Roman, 12 pt, plokk-küljendus, köitemarginaalide arvestamine).

Erinevate dokumentide rangeks eraldamiseks faili piires tuleb kasutada arvutikäsku lehekülgede

eraldamiseks (lisada leheküljepiir PageBreak).

8. Tõlke järelkontroll. Tõlkebüroo juhatajale, peatõlgile või juhtivtõlgile kontrollimiseks saadetud

kirjaliku tõlke fail peab olema identne tellijale esitatava tõlkefailiga. Digitaalallkirjaga salvestatud

fail peab olema salvestatud ainult laiendiga *.rtf, *.pdf, – mis ei võimalda andmete ülekirjutamist

pärast digitaalallkirja andmist.

Kirjalike tõlgete vormistamine

Tõlke päises (või avalehe/esimese lehekülje ülaosas) peab olema märge tõlkesuuna kohta kooskõlas

järgmise näitega:

Tõlge inglise keelest

Kriminaalasjades tehtud kirjalike tõlgete puhul peab tõlke jaluses või iga eraldi tõlgitud dokumendi

lõpus olema järgmine kinnitus:

Tõlkija ………………………………………. (asendada tõlgi ees- ja perekonnanimega) on

teadlik hoolsus- ja konfidentsiaalsuskohustusest kriminaalmenetluse seadustiku (KrMS) § 161

lg 6 ning vastutusest karistusseadustiku (KarS) § 318 ja § 321 järgi.

_______________________________

(tõlkija allkiri / digitaalallkiri)

Seadusest tulenev vastutus

KrMS § 161. Tõlk

(6) Tõlk on kohustatud tõlkima kõik menetlustoimingusse puutuva täpselt ja täielikult ning

hoidma saladuses talle tõlkimisel teatavaks saanud andmeid. Kui tõlk ei ole koosseisuline ega valda

piisavalt erialakeelt või tumma või kurdi väljendusviisi, on ta kohustatud kriminaalmenetluses

osalemisest keelduma.

KarS § 321. Vale ekspertiisiarvamus ja valetõlge

(1) Eksperdi poolt teadvalt vale ekspertiisiarvamuse andmise eest või tõlgi poolt teadvalt valesti

tõlkimise eest -- karistatakse rahalise karistuse või kuni üheaastase vangistusega.

(2) Sama teo eest, kui sellega on kaasnenud tõendite kunstlik loomine, -- karistatakse rahalise

karistuse või kuni viieaastase vangistusega.

5 (6)

Tõlgi konfidentsiaalsuskohustus

Kriminaalmenetluses

- vastavalt 27.10.2013 jõustunud kriminaalmenetluse seadustiku muudatustele on tõlk KrMS §

161 lg 6 järgi kohustatud tõlkima kõik menetlustoimingusse puutuva täpselt ja täielikult ning

hoidma saladuses talle tõlkimisel teatavaks saanud andmeid.

Varjupaigamenetluses

- tuleb arvesse võtta, et välismaalasele rahvusvahelise kaitse andmise seaduse (VRKS) § 13 lg

1 kohaselt ei ole varjupaigamenetlus avalik. VRKS § 13 lg 2 näeb ette, et „Politsei- ja

Piirivalveamet, Sotsiaalministeerium ja tema valitsemisala asutused, kinnipidamiskeskus,

varjupaigataotlejate majutuskeskus, samuti tõlk ja muud asjassepuutuvad isikud on

kohustatud hoidma neile taotleja kohta teatavaks saanud teabe konfidentsiaalsena ja järgima

nimetatud välismaalase isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse nõudeid“. VRKS § 13

lg 4 kohaselt ei tohi teavet avaldada taotleja kodakondsusjärgsele või päritoluriigile.

Tõlk on kohustatud teavitama PPA-d viivitamatult,

kui ta on kahtlustatav või teda on süüdistatud, süüdi mõistetud ja/või karistatud mõnes süü- või

väärteos või hoiatatud mõne rikkumise eest või kui tõlgi suhtes on algatatud ametialane

distsiplinaarmenetlus.

ARVE VORMISTAMINE

Arve tuleb vormistada Eestis kehtiva raamatupidamiskorra, sh raamatupidamisseaduse (§ 7

lg 1), raamatupidamistoimkonna juhendite (RTJ) jne kohaselt, varustades arve järgmiste

nõutavate rekvisiitidega:

Arve number ja kuupäev

Arve esitaja

(FIE/äriühingu nimi, registrikood, aadress, kontaktandmed, arvelduskonto number

IBAN kujul)

Arve saaja:

Politsei- ja Piirivalveamet

Pärnu mnt 139, 15060 Tallinn

Registrikood 70008747

Kontaktisik: …………………., telefon 612 ….

Teenuse/töö sisu (arve selgitusse märkida kindlasti meie vastava tellimuse (viite)number):

..... keele kirjalik tõlketeenus, tellimus 2017K.....

..... keele suuline tõlketeenus, (kuupäev), tellimus 2017S.....

6 (6)

Tellimuse (viite)numbri teatab PPA tõlkebüroo peatõlk tõlke tellimisel (erandkorras ka

valmimisel);

K viitenumbri keskel tähistab kirjalikku ja S suulist tõlget, suulise tõlke puhul on tarvis

märkida kindlasti teenuse osutamise kuupäev.

Arve peab sisaldama osutatud teenuse kogust/mahtu tähistavat ühikut (tund/lehekülg),

ühikuhinda ja summat koos võimaliku käibemaksuarvestusega.

NB! Kui arve esitatakse korraga mitme tõlketellimuse eest ehk see on mitmerealine, siis

palume märkida iga tõlketöö reale järjekorranumbrid.

Arve tasumise tähtaeg on 21 päeva.

Kuupäev:_________________________________

Tõlgi tegutsemisjuhisega tutvunud tõlgi ees- ja

perekonnanimi:____________________________

(tõlgi allkiri/digitaalallkiri)

1 (7)

GUIDANCE DOCUMENT FOR INTERPRETERS AND

TRANSLATORS

INTERPRETATION

General principles

The obligation to treat all people equally

The persons being interrogated or questioned in criminal proceedings, asylum-seekers in asylum

proceedings, illegal immigrants in border guard proceedings or participants of misdemeanour

proceedings can be persons with very different and varied cultural background. Interpreter

participating at the procedural acts conducted in the course of such proceedings shall not discriminate

the applicant or the person being interrogated or questioned because of his or her gender, ethnic

origin, disability, sexual orientation, religion or any other attribute. Interpreter must be polite,

professional and must demonstrate respect for people of different cultures.

Impartiality Interpreter must stay impartial in every situation and must also appear as such to other participants of

the proceedings. If others perceive that the interpreter is not impartial, even if the interpreter believes

he/she is, the interpreter’s credibility will become questionable. Interpreter must try to avoid

situations that might create an impression that he/she is favouring one participant of the case when

acting as interpreter.

Correct and accurate interpretation

Interpreter must grant the correct and accurate interpretation of everything said in other language. It is

important to bear in mind that officials of the Police and Border Guard Board (hereinafter the PBGB)

rely completely on the statements of applicant/person being interrogated or questioned as well as on

the translated version of documentary evidence. Inaccurate interpretation may have very serious

consequences. For example, for that reason an asylum-seeker can be unjustly refused international

protection and he or she will be sent back to his or her country of origin, however, that can be a risk

to the applicant’s life. Interpreter is entitled to request the official conducting the procedural act to

provide the existing translatable material (suspicion, ruling, etc.) for review before the questioning or

interrogation starts.

In the criminal and misdemeanour proceedings1 an interpretation or translation of any aspect of a

procedural act rendered by an interpreter or translator shall be precise and complete in accordance

with subsection 161 (6) of the Code of Criminal Procedure2 and the interpreter or translator shall be

liable for the provision of a knowingly false interpretation pursuant to section 321 of the Penal Code3.

1 Pursuant to § 24 of the Code of Misdemeanour Procedure (abbreviation in Estonian - VTMS) experts participate and interpreters or

translators are engaged in misdemeanour procedure and they remove themselves or are removed on the bases and pursuant to the procedure

provided for criminal procedure. 2 Code of Criminal Procedure (abbreviation in Estonian - KrMS) § 161. Translators and interpreters

(1) If a text in a foreign language needs to be interpreted or translated or if a participant in a criminal proceeding is not proficient in the

Estonian language, an interpreter or translator shall be involved in the proceeding.

(2) An interpreter or translator is a person proficient in language for specific purposes or a person interpreting for a deaf or dumb person. Other subjects to a criminal proceeding shall not perform the duties of an interpreter or translator.

(3) An interpreter or translator to whom the oath of interpreters and translators has not been administered shall be warned that he or she may

be punished pursuant to criminal procedure for a knowingly false interpretation or translation.. (4) If an interpreter or translator does not participate in a procedural act where the participation of an interpreter or translator is mandatory,

the act is null and void.

(5) In order to ensure the correctness of interpretation or translation, an interpreter or translator has the right to pose questions to participants in the proceedings, examine the minutes of procedural acts and make statements concerning the report, and such statements shall be

recorded in the minutes.

(6) An interpretation or translation of any aspect of a procedural act rendered by an interpreter or translator shall be precise and complete and the interpreter or translator shall maintain the confidentiality of the information which became known to him or her in the course of the

translation. If a non-staff interpreter or translator is not sufficiently proficient in language for specific purposes or in the form of expression

of a deaf or mute person, he or she is required to refuse to participate in the criminal proceedings.

2 (7)

Personal benefit

Interpreter shall never accept any money, gifts, favours or other benefits from the persons whose

statements the interpreter has interpreted or starts to interpret within the framework of asylum,

criminal, misdemeanour or other proceedings, nor from anyone acting in the name of any such named

person. If any gifts are offered to an interpreter, the interpreter must explain politely that he/she is not

allowed to accept any gifts from the parties related to the case.

At the questioning of asylum-seeker or person being interrogated/questioned the interpreter

shall not:

 express his/her opinion at the interrogation in criminal and asylum proceedings or at the

questioning of asylum-seeker, comment or tell the official his/her personal observations

concerning the applicant’s honesty, ethnic origin etc., even if he/she is asked to do that; the

interpreter must reject the request and explain that it is not a part of his/her obligations;

 intervene in procedural acts of border guard in the course of illegal person proceedings, however,

at the request of the body conducting the proceedings the interpreter can express his/her opinion

and suspicion concerning the content being interpreted, also nationality, possible ethnic origin,

that is – to participate at the procedure also as an interpreter of identity.

 enter into general conversation with an applicant at the questioning of asylum-seeker before

providing the interpretation service (except for finding out whether both are speaking the same

language and/or dialect), also during the providing of interpretation service or after that, because

such a conversation may leave the impression of partiality; in case an asylum-seeker, participant

at the proceedings or their representative contacts interpreter out of the time when the

interpretation service is provided, the interpreter must explain that he/she cannot discuss the case

and must not enter the conversation; interpreter must notify the PBGB about such approach as

soon as possible;

 know the person being interrogated/questioned or the asylum-seeker personally and have any

relationship with the person being interrogated/questioned or the asylum-seeker or any other

person related to the case; if such conflict of interest appears promptly before or during the

provision of interpretation service, then the interpreter must immediately notify the official about

that, and the official will decide whether the interpreter is suitable to interpret in that case or not;

 be personally interested in the final result of the case or get any monetary benefit from it;

 give an asylum seeker or person being interrogated/questioned any advice not related to the

provision of interpretation service, for example, information concerning the proceedings etc.,

regardless of the fact whether he/she is asked to do that or not;

 disrupt the questioning due to other reasons than for correcting the interpretation, asking for

explanations, solving misunderstandings or pointing out hindrances;

 beautify the said text – the task of the interpreter is to interpret correctly and accurately,

interpreter must confine oneself to interpreting only the words said by the official and the

applicant/person being interrogated or questioned to each other, interpreter shall not enter into

any discussions concerning the content of the questioning and he/she must interpret everything

the applicant/person being interrogated says in the course of the questioning, even if that is not an

answer to the question asked or if the words of the applicant/person being interrogated are meant

directly to the interpreter, not the official;

(7) A suspect or accused or his or her counsel may file an appeal against the provision of a false translation or interpretation by a translator or interpreter pursuant to the procedure provided for in § 228 of this Code. 3 Penal Code (abbreviation in Estonian - KarS) § 321. False expert opinion or false translation or interpretation

(1) Rendering a knowingly false opinion by an expert, or provision of a knowingly false translation or interpretation by a translator or

interpreter, is punishable by a pecuniary punishment or up to one year's imprisonment. (2) The same act, if it involves fraudulent creation of evidence, is punishable by a pecuniary punishment or up to five years’ imprisonment.

3 (7)

 leave anything out from the statements of an applicant or person being interrogated/questioned –

it is not a task of interpreter to determine which information is relevant and which is not, the

interpreter must interpret everything that is said;

 try to guess what the questioner or the person being questioned want to say, nor give an answer

that is not corresponding to the actually said words;

 let his/her experience or views affect the provision of interpretation service;

 reveal his/her emotions – the only reactions the interpreter is allowed to show/mediate are those

of the applicant; interpreter is also not allowed to use body language (for example, „rolling one’s

eyes“, reprimanding sounds) in case an explanation of the person being questioned does not seem

credible; the credibility of the statements given by an asylum-seeker or person being

interrogated/questioned is assessed by the official, not by interpreter – interpreter is a mediator,

not a person authorised to assess or resolve anything;

 discredit by his/her behaviour (incl. sexual misconduct, violence, threatening, political activities,

disgrace, etc.) the party that engaged him/her, for example, to participate at a procedural act under

the influence of alcohol or drugs, harass sexually, reveal one’s sexual interest or antipathy, post or

derogate sexual orientation, impose violence or threaten an applicant/person being interrogated or

questioned, advocate one’s own and/or derogate political views or religion of the person being

interrogated/questioned or asylum-seeker by disgracing behaviour.

At the questioning of asylum-seeker or at the interrogation/questioning the interpreter is

obligated to:

 communicate at the questioning of the person being interrogated or asylum-seeker every last

detail included in the message of the person being interrogated/questioned or an applicant, and

interpret as accurately as it is possible by following the style, sentence construction and grammar;

 be able to interpret efficiently throughout the whole questioning/interrogation procedure;

 speak calmly and clearly;

 notify the official/questioner promptly about any difficulties appearing during the interpretation

(due to weariness, language understanding or other reasons);

 always stay calm, even when he/she hears unpleasant or contradicting facts – the interpreter is not

connected with the facts he/she interprets;

 use direct speech when interpreting, for example, not to interpret in the form: “He said, that he...”,

but in the form: “I said, that he...”;

 interpret also insulting linguistic performance – due to linguistic and cultural reasons it may be

difficult to interpret the above named, however, in such case the closest possible expression in

meaning must be found;

 announce his/her occupational limitations promptly after receiving an offer for providing

interpretation services, and accept only the jobs that are in his/her competence;

 ask the questioning person to make a pause if he/she feels that weariness troubles him/her to

provide accurate interpretation;

 tell the questioning person in case he/she cannot provide accurate interpretation, for example, in

case any jargon unknown to him/her is used or in case his/her state of health deteriorates

suddenly;

 notify the questioner immediately about the fact that the applicant is not speaking the language

the interpreter was invited to interpret, even if he/she is proficient in the other language as well;

 switch off all mobile phones, watches and other devices that might disturb the questioning or the

operation of video-conference equipment;

 give recommendations at procedural acts of border guard for conducting a

questioning/interrogation, if that is necessary due to the cultural or religious specialties of the

applicant/person being interrogated.

4 (7)

TRANSLATION

Requirements for translation

The primary obligation of translator is to translate the original text into the target language by

providing precise and complete translation of all aspects of the relevant procedural acts, and to

maintain the confidentiality of the information which became known to him or her in the course of the

translation. In the course of performing an assignment, the translators must take into account the

following requirements.

1. Correct communication of the content. The translator must communicate the content correctly.

The translation must emanate totally from the original text and must be as precise as possible,

clear and unambiguous, while retaining the substantive meaning of the original text. The result

must be equal to the original text as to its meaning and effect.

2. Terms. The terms used must be equal to the concept of the original text as to their meaning,

comprehension and impact, and must communicate the wording and content of the text correctly.

If necessary, the translator will prepare a list of terms in order to grant the unity, accuracy and

acceptability of the terminology used in the translation. The list shall comprise the terminology of

the sphere of this translation.

3. Consistency. The use of terminology must be consistent. Translator should be guided by basic

rules of logic, especially the rule of unchanged concept meaning (A=A: the same concepts in

original text should be translated to the target language in the same way), but also the rule that

different concepts do not coincide (A≠B: generally different concepts of original text should not

be translated into target language by using one and the same concept).

4. Compliance with the language rules. The translation must comply with the official language

rules applicable in Estonian language. No mistakes against the rules and norms prescribed in the

grammar dictionary („Eesti õigekeelsussõnaraamat“) and grammar book (“Eesti keele

grammatika”) are permitted. The translation must also be correct and consistent in spelling and

first letter orthography, abbreviation, number-writing and punctuation marks (hyphens and

dashes). Confer: Tiiu Erelt. Eesti ortograafia.

5. Purity of language. When translating, the excessive impact of foreign languages must be

avoided.

6. Proofreading. The finished text must be checked using the spelling checker.

7. Appearance. The translation must be prepared according to the document management rules

applicable in the institution (font Times New Roman, 12 pt, block-layout, take into account book-

binding margins). For strict separation of different documents within a file the computer

command for page separation must be used (add page margin PageBreak).

8. Subsequent verification of translation. The written translation file sent for verification to the

Head of the Translation Division, Chief Interpreter/Translator or Leading Interpreter/Translator

must be identical to the translation file that will be submitted to the person who ordered the

translation. The digitally signed files must be saved only with extensions *.rtf, *.pdf, – which

make it impossible to overwrite any data after signing digitally.

5 (7)

Completion of translations

The header of the translation (or the top of front page/first page) must include a reference of source

language according to the following sample:

Translation from English

Translations within the framework of criminal matters must include the following confirmation at the

footer of translation or as an endnote of each separate translated document:

Translator ………………………………………. (replace with given name(s) and surname(s) of

the translator) is aware of the due diligence and confidentiality commitments under

subsection 161 (6) of the Code of Criminal Procedure, and of the liability under sections 318,

321 of the Penal Code.

_______________________________

(signature / digital signature of translator)

Statutory liability

Code of Criminal Procedure § 161. Translators and interpreters

(6) An interpretation or translation of any aspect of a procedural act rendered by an interpreter or

translator shall be precise and complete and the interpreter or translator shall maintain the

confidentiality of the information which became known to him or her in the course of the translation.

If a non-staff interpreter or translator is not sufficiently proficient in language for specific purposes or

in the form of expression of a deaf or mute person, he or she is required to refuse to participate in the

criminal proceedings.

Penal Code § 321. False expert opinion or false translation or interpretation

(1) Rendering a knowingly false opinion by an expert, or provision of a knowingly false translation

or interpretation by a translator or interpreter,

is punishable by a pecuniary punishment or up to one year's imprisonment.

(2) The same act, if it involves fraudulent creation of evidence,

is punishable by a pecuniary punishment or up to five years’ imprisonment.

Confidentiality clause of interpreters and translators

In the criminal proceedings

- according to the amendments to the Code of Criminal Procedure that entered into force on

27.10.2013, in the criminal proceedings an interpretation or translation of any aspect of a

procedural act shall be precise and complete in accordance with subsection 161 (6) of the

6 (7)

Code of Criminal Procedure and the interpreter or translator shall maintain the confidentiality

of the information which became known to him or her in the course of the translation.

In the asylum proceedings

- it must be taken into account, that, according to subsection 13 (1) of the Act on Granting

International Protection to Aliens (the AGIPA), proceedings concerning asylum shall not be

public. Subsection 13 (2) of the AGIPA provides that “the Police and Border Guard

Board, the Ministry of Social Affairs and the agencies within the area of government

thereof, the detention centre, the accommodation centre for applicants for

international protection, as well as the translator and other relevant persons shall

maintain the confidentiality of information related to applicants and adhere to the

requirements for the protection of personal data in the processing of the personal data

of the said alien“. According to subsection 13 (4) of the AGIPA, information is not

communicated to the country of nationality or country of origin of the applicant.

Interpreter and translator is obligated to notify the PBGB immediately, if

he/she is a suspect or has been accused, convicted and/or punished in any offence or misdemeanour,

or has been cautioned for any violation, or an occupational disciplinary procedure has been

commenced concerning the interpreter or translator.

INVOICES

Invoices must be prepared in compliance with the currently valid accounting regulation of

Estonia, incl. the Accounting Act (§ 7 (1)), guidelines of the accounting committee

(raamatupidamise toimkond) (RTJ) etc., the invoice must include the following mandatory

requisites:

Invoice number and date

Issuer of invoice

(self-employed entrepreneur (FIE)/company name, register code, address, contact

data, bank account number in the form of IBAN)

Recipient of invoice:

Police and Border Guard Board

139 Pärnu road, 15060 Tallinn

Register code 70008747

Contact person: …………………., phone 612 ….

Content of the service/work (make sure to insert the (reference)number of our

corresponding order on the explanatory part of your invoice):

7 (7)

..... language translation service, order 2017K.....

..... language interpretation service, (date), order 2017S.....

The (reference)number of an order shall be communicated by Chief Interpreter/Translator

of the PBGB when ordering an interpretation or translation (exceptionally also when the

translation is ready/interpretation is provided);

The letter K in the middle of the reference number refers to translation and the letter S to

interpretation, in the case of interpretation the date of service providing must definitely be

indicated.

The invoice must include the unit (hour/page) indicating the quantity/volume of the

provided service, unit price and sum together with possible VAT calculation.

NB! If an invoice is being submitted jointly for several translation/interpretation orders,

meaning that it includes several lines, then, please insert sequence numbers on the line of

each provided translation/interpretation.

The payment term of the invoices is 21 days.

Date:_________________________________

Given name(s) and surname(s) of the interpreter/translator who became acquainted with the

guidance document for interpreters/translators:____________________________

(signature / digital signature of translator/interpreter)