Leping

Lisa 8 Toetuslepingu nr 14-8.7/809-1 juurde

16. juunil 2020. aastal sõlmitud toetuslepingu nr 14-8.7/809-1 muutmine

Siseministeerium, registrikoodiga 70000562, aadressiga Pikk 61, 15065 Tallinn, keda esindab siseministri 25. mai 2020. a käskkirja nr 1-3/63 „Siseministeeriumi protseduurireeglid Sisejulgeolekufondi vahendite kasutamiseks“ punkti 6.3.2 alusel varade asekantsler Piret

Lilleväli (edaspidi ministeerium), ühelt poolt ja

Sisejulgeolekufondi projekti ISFB-40 „Määruse EL 2017/2226 art 64 (1) ja (2) rakendamine

- EES arendustööd II“ (edaspidi projekt) elluviija Politsei- ja Piirvalveamet, registrikoodiga 70008747, aadressiga Pärnu mnt 139, 15060 Tallinn, keda esindab peadirektori

15. juuli 2022. a käskkirja nr 1.1-1/74 „Välissuhtlemise korra kinnitamine“ lisa „Välissuhtlemise kord“ punkti 29 alusel peadirektori asetäitja arenduse alal Krista Aas

(edaspidi toetuse saaja), teiselt poolt,

võttes aluseks toetuse saaja 11. oktoobri 2022.a kirja nr 1.13-2.2/1326-1 „Taotlus projekti ISFB-40 toetuslepingu muutmiseks“, Sisejulgeolekufondi järelevalvekomisjoni 1. novembri

2022. a protokolli nr 14-8.7/1121-1 ning Siseministeeriumi kantsleri 7. novembri 2022. a käskkirja nr 1-5/105 „Kantsleri 8. juuni 2020. a käskkirja nr 1-5/76 „Projekti ISFB-40

rahastusotsus“ muutmine“, leppisid kokku 16. juunil 2020. aastal sõlmitud toetuslepingu nr 14-8.7/809-1 muutmises

järgnevalt:

1. asendada punktis 3.4 toodud projekti kulude abikõlblikkuse perioodi lõpp „31.12.2022“ kuupäevaga „31.12.2023“;

2. asendada punktis 6.4.4. toodud lõpparuande esitamise aeg „08.02.2023“ kuupäevaga

„02.02.2024“; 3. muuta lepingu lisa 1 „Projekti tegevuskava ja tulemused“ ning kehtestada see uues

redaktsioonis (lisatud); 4. muuta lepingu lisa 2 „Projekti eelarve, rahastusallikad, kuluaruanne ja maksetaotlus“ ning

kehtestada see uues redaktsioonis (lisatud);

5. muuta lisa 3 „Tegevusaruanne“ ja kehtestada see uues redaktsioonis (lisatud); 6. muuta lisa 4 „Partnerluse kinnitus“ ja kehtestada see uues redaktsioonis (lisatud);

7. muuta lisa 6 „Kulude abikõlblikkuse reeglid“ ja kehtestada see uues redaktsioonis (lisatud) . Toetuse saaja Ministeerium

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Krista Aas Piret Lilleväli

1

LISA 1

Toetuslepingu nr 14-8.7/809-1 juurde

Sisejulgeolekufond

Projekti tegevuskava ja tulemused

Toetuse saaja Politsei- ja Piirivalveamet

Projekti pealkiri Määruse EL 2017/2226 art 64 (1) ja (2) rakendamine - EES arendustööd II

Projekti tunnus

Projekti abikõlblikkuse periood

(pp.kk.aa–pp.kk.aa)

18.05.2020–31.12.2023

Valdkond

☒ Välispiiride ja viisade rahastamisvahend

☐ ühise viisapoliitika toetamine

☒ piirihalduse toetamine

☐ Politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahend

☐ politseikoostöö ja kuritegevuse vastane võitlus

☐ julgeolekuriskid ja kriisiohje

1. Projekti tegevuskava

Kavandatud

kuu ja aasta

Tegevus Tegevuse planeeritud tulemus Toimumise koht ja vastutaja(d)

2

05.2020 –

10.2020

Avatud hankemenetluste ettevalmistamine ja läbiviimine arendusressursi hankimiseks.

Avatud hankemenetlused ettevalmistatud ja läbi viidud. Lepingud sõlmitud.

SMIT, PPA

12.2020 I vahearuande koostamine ja esitamine. I vahearuanne koostatud ja esitatud. Projektijuht

11.2020 – 12.2023

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste (alfanumeeriliste andmete alusel päringud) realiseerimine Apollo rakenduses, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud I etapi IT arendused Apollo rakenduses realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

SMIT, PPA

11.2020 – 12.2023

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste realiseerimine Illegaal2 süsteemis, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud IT arendused Illegaal2 infosüsteemis realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

SMIT, PPA

01.2021 – 12.2023

Vahetarkvara (Biomiddle) litsents ide hankimine raamlepingust Apollo seadmetele.

Litsentsid on soetatud. SMIT, PPA

01.2021 – 12.2022

MRZ hõivelahenduse tarkvara litsentside hanke korraldamine (ettevalmistamine ja läbiviimine), lepingute sõlmimine ja tulemuste vastuvõtmine.

Hange on läbi viidud, lepingud sõlmitud ning litsentsid ja tarkvara vastu võetud ning tarkvara installeeritud.

SMIT, PPA

12.2021 II vahearuande koostamine ja esitamine. II vahearuanne koostatud ja esitatud. Projektijuht

07.2022 III vahearuande koostamine ja esitamine. III vahearuanne koostatud ja esitatud. Projektijuht

07.2021 – 12.2023

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste II etapi [biomeetriliste (sõrmejälg) andmete alusel päringud ] realiseerimine Apollo rakenduses.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud II etapi IT arendused Apollo rakenduses realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

SMIT, PPA

04.2021 – 12.2023

EES toimiku loomise, muutmise ja kustutamise funktsionaalsuseks kesksüsteemiga vajalike liidestuste loomine.

EES toimiku loomiseks, muutmiseks ja kustutamiseks vajalikud liidestused vastu kesksüsteemi on realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

SMIT, PPA

11.2022 –

12.2023

EES päringute toimimiseks vajalike arenduste realiseerimine infosüsteemis TURS, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

Vajalikud arendusressursi hanked läbi viidud ning EES funktsionaalsuseks vajalikud IT arendused infosüsteemis TURS realiseeritud.

SMIT, PPA

3

11.2022 –

12.2023

EES päringute toimimiseks vajalike arenduste realiseerimine infosüsteemis MIGIS, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

Vajalikud arendusressursi hanked läbi viidud ning EES funktsionaalsuseks vajalikud IT arendused infosüsteemis MIGIS realiseeritud.

SMIT, PPA

02.2024 Lõpparuande koostamine ja esitamine. Lõpparuanne koostatud ja esitatud. Projektijuht

2. Projekti tulemused

Oodatav tulemus (Projektiga saavutatavate tulemuste loetelu. Mis ja kuidas muutub paremaks? Tulemused peavad kaasa aitama projekti eesmärgi saavutamisele. Need peavad olema saavutatavad projekti elluviimise kestel.)

Saavutamise indikaatorid/projekti väljundid [Indikaatorid kirjeldavad projekti eesmärke konkreetsetes ja mõõdetavates terminites: kvantiteet (kui palju?), kvaliteet (kui hästi?), sihtgrupid (kellele?), asukoht (kus?), aeg (millal?)]

Kontrolli allikas (Teabeallikas, kust on võimalik saada informatsiooni indikaatorite kohta, nt statistika, aruandlus jne)

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud arendused Illegaal2 süsteemis realiseeritud.

Illegaal2 infosüsteemis on tagatud EES määrusest tulenev funktsionaalsus ning andmevahetus EES kesksüsteemiga.

EES kesksüsteemi logid, Illegaal2 logid, ÜVA’d, arved, lepingud, SAP BO väljavõtted

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste I etapp (alfanumeeriliste andmete alusel päringud) Apollo rakenduses ja seotud andmebaasides on realiseeritud.

Apollo rakendusest on tagatud EES määrusest tulenev alfanumeeriliste andmete funktsionaalsus ning andmevahetus EES kesksüsteemiga.

EES kesksüsteemi logid, Apollo logid, ÜVA’d, arved, lepingud, SAP BO väljavõtted

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste II etapp [biomeetriliste (sõrmejälg) andmete alusel päringud] Apollo rakenduses ja seotud andmebaasides on realiseeritud.

Apollo rakendusest on tagatud EES määrusest tulenev biomeetriliste andmete funktsionaalsus ning andmevahetus EES kesksüsteemiga.

EES kesksüsteemi logid, Apollo logid, ÜVA’d, arved, lepingud, SAP BO väljavõtted

Apollo MRZ hõivelahendus toimib. Apollo seadmetega (iOS ja Windows tahvlid) on võimalik hõivata dokumendi MRZ’ist andmeid selliselt, et nendega saab teha tähtnumbrilisi päringuid EES kesksüsteemist.

ÜVA’d, Apollo logid

EES toimikute haldamise funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud liidestused on loodud.

EES kesksüsteemis saab toimikuid luua, muuta ja kustutada.

ÜVA’d, arved, lepingud, EES toimiku halduse logid

EES päringud infosüsteemis TURS on realiseeritud.

TURS infosüsteemist saab teha lähteülesandes kirjeldatud päringuid EES subjektide kohta, infovahetus läbi NUI EES kesksüsteemiga toimib.

ÜVA’d, arved, lepingud, TURS logid.

EES päringud infosüsteemis MIGIS on realiseeritud.

TURS infosüsteemist saab teha lähteülesandes kirjeldatud päringuid EES subjektide kohta, infovahetus läbi NUI EES kesksüsteemiga toimib.

ÜVA’d, arved, lepingud, MIGIS logid

1

Lisa 3

toetuslepingu nr 14-8.7/809-1 juurde

Sisejulgeolekufond

TEGEVUSARUANNE

Toetuse saaja Politsei- ja Piirivalveamet

Projekti pealkiri „Määruse EL 2017/2226 art 64 (1) ja (2) rakendamine - EES arendustööd II“

Projekti tunnus ISFB-40

Projekti abikõlblikkuse periood

(pp.kk.aa–pp.kk.aa)

18.05.2020–31.12.2023

Valdkond

☒ Välispiiride ja viisade rahastamisvahend

☐ ühise viisapoliitika toetamine

☒ piirihalduse toetamine

1. Projekti aruandlusperioodil elluviidud tegevused (Eristada projekti aruandlusperioodid)

Kavandatud kuu ja aasta

Tegevus Tegevuse planeeritud tulemus Tegevuse tegelik tulemus ja läbiviimise aeg

(lühidalt konkreetsetes ja mõõdetavates

terminites: kvantiteet (kui palju?), kvaliteet (kui

hästi?), sihtgrupid (kes/kellele?), asukoht

(kus?), aeg (millal?) jne)

05.2020 – 10.2020

Avatud hankemenetlus te ettevalmistamine ja läbiviimine arendusressursi hankimiseks.

Avatud hankemenetlused ettevalmistatud ja läbi viidud. Lepingud sõlmitud.

12.2020 I vahearuande koostamine ja esitamine. I vahearuanne koostatud ja esitatud.

2

11.2020 –

12.2023

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste (alfanumeerilis te andmete alusel päringud) realiseerimine Apollo rakenduses, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud I etapi IT arendused Apollo rakenduses realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

11.2020 –

12.2023

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste realiseerimine Illegaal2 süsteemis, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud IT arendused Illegaa l2 infosüsteemis realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

01.2021 –

12.2023

Vahetarkvara (Biomiddle) litsents ide hankimine raamlepingust Apollo seadmetele.

Litsentsid on soetatud.

01.2021 – 12.2022

MRZ hõivelahenduse tarkvara litsentside hanke korraldamine (ettevalmistamine ja läbiviimine), lepingute sõlmimine ja tulemuste vastuvõtmine.

Hange on läbi viidud, lepingud sõlmitud ning litsentsid ja tarkvara vastu võetud ning tarkvara installeeritud.

12.2021 II vahearuande koostamine ja esitamine. II vahearuanne koostatud ja esitatud.

07.2022 III vahearuande koostamine ja esitamine

III vahearuanne on koostatud ja esitatud

07.2021 – 12.2023

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste II etapi [biomeetrilis te (sõrmejälg) andmete alusel päringud ] realiseerimine Apollo rakenduses.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud II etapi IT arendused Apollo rakenduses realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

04.2021 –

12.2023

EES toimiku loomise, muutmise ja kustutamise funktsionaalsuseks kesksüsteemiga vajalike liidestus te loomine.

EES toimiku loomiseks, muutmiseks ja kustutamiseks vajalikud liidestused vastu kesksüsteemi on realiseeritud ning EiO järgsed vead parandatud.

11.2022 –

12.2023

EES päringute toimimiseks vajalike arenduste realiseerimine infosüsteemis TURS, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

Vajalikud arendusressursi hanked läbi viidud ning EES funktsionaalsuseks vajalikud IT arendused infosüsteemis TURS realiseeritud.

11.2022 –

12.2023

EES päringute toimimiseks vajalike arenduste realiseerimine infosüsteemis MIGIS, mh andmevahetus EES süsteemiga, NUI ligipääs, tegevuste logimine.

Vajalikud arendusressursi hanked läbi viidud ning EES funktsionaalsuseks vajalikud IT arendused infosüsteemis MIGIS realiseeritud.

3

02.2024 Lõpparuande koostamine ja esitamine. Lõpparuanne koostatud ja esitatud.

2. Analüüs ning hinnang projekti tegevustele ja eesmärkide saavutamisele aruandlusperioodil (Kui kohaldub, põhjendada planeeritud ja

tegelike tulemuste erinevusi, muudatusi kulude arvestamisel ja juhtimissüsteemis.)

Oodatav tulemus (Projektiga saavutatavate tulemuste loetelu. Mis ja kuidas muutub paremaks? Tulemused peavad kaasa aitama projekti eesmärgi saavutamisele. Need peavad olema saavutatavad projekti elluviimise kestel.)

Saavutamise indikaatorid/projekti väljundid [Indikaatorid kirjeldavad projekti eesmärke konkreetsetes ja mõõdetavates terminites: kvantiteet (kui palju?), kvaliteet (kui hästi?), sihtgrupid (kellele?), asukoht (kus?), aeg (millal?)]

Tegelik tulemus (Projektiga saavutatud tulemuste loetelu. Mis ja kuidas muutus paremaks?)

Saavutamise indikaatorite/projekti väljundite täitmine [Indikaatorid kirjeldavad projekti eesmärke konkreetsetes ja mõõdetavates terminites: kvantiteet (kui palju?), kvaliteet (kui hästi?), sihtgrupid (kellele?), asukoht (kus?), aeg (millal?)]

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud arendused Illegaa l2 süsteemis realiseeritud.

Illegaal2 infosüsteemis on tagatud EES määrusest tulenev funktsionaalsus ning andmevahetus EES kesksüsteemiga.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste I etapp (alfanumeeriliste andmete alusel päringud) Apollo rakenduses ja seotud andmebaasides on realiseeritud.

Apollo rakendusest on tagatud EES määrusest tulenev alfanumeeriliste andmete funktsionaalsus ning andmevahetus EES kesksüsteemiga.

EES funktsionaalsuse toimimiseks vajalike arenduste II etapp [biomeetriliste (sõrmejälg) andmete alusel päringud] Apollo rakenduses ja seotud

Apollo rakendusest on tagatud EES määrusest tulenev biomeetriliste andmete funktsionaalsus ning andmevahetus EES kesksüsteemiga.

4

andmebaasides on realiseeritud. Apollo MRZ hõivelahendus toimib.

Apollo seadmetega (iOS ja Windows tahvlid) on võimalik hõivata dokumendi MRZ’ist andmeid selliselt, et nendega saab teha tähtnumbrilis i päringuid EES kesksüsteemist.

EES toimikute haldamise funktsionaalsuse toimimiseks vajalikud liidestused on loodud.

EES kesksüsteemis saab toimikuid luua, muuta ja kustutada.

EES päringud infosüsteemis TURS on realiseeritud.

TURS infosüsteemist saab teha lähteülesandes kirjeldatud päringuid EES subjektide kohta, infovahetus läbi NUI EES kesksüsteemiga toimib.

EES päringud infosüsteemis MIGIS on realiseeritud.

TURS infosüsteemist saab teha lähteülesandes kirjeldatud päringuid EES subjektide kohta, infovahetus läbi NUI EES kesksüsteemiga toimib.

3. Teave ja avalikustamine: aruandlusperioodil läbiviidud tegevused (Üksikasjalik kirjeldus, kuidas tagati nähtavus ministeeriumi ja ISF-i

kaasrahastamisele. Aruandele tuleb lisada projekti kohta avaldatud ja projekti käigus valminud materjalide koopiad, veebilehtede lingid, kuvatõmmised jne.)

Koostaja (allkirjastatud digitaalselt)

Toetuse saaja volitatud esindaja

(allkirjastatud digitaalselt)

Lisa 6 toetuslepingu nr 14-8.7/809-1 juurde

SISEJULGEOLEKUFONDI PERIOODI 2014–2020 KULUDE

ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID

Juhend toetuse taotlejale ja saajale

Muudatused võrreldes 13.10.2021. a kinnitatud versiooniga

- Täpsustatud on mõisteid „Abikõlblikkuse periood“ ja “Auditeerimisasutus”.

mai 2022

2 (20)

Sisukord

SISSEJUHATUS ................................................................................................................... 3

KASUTATUD LÜHENDID ................................................................................................. 4

MÕISTED .............................................................................................................................. 4

ÜLDREEGLID ...................................................................................................................... 6

PEAMISED PÕHIMÕTTED .............................................................................................. 6

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID ......................................... 7

3. PARTNERLUS .............................................................................................................. 7

4. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE............. 8

5. HANGETE LÄBIVIIMINE.......................................................................................... 8

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD ............................................................................... 9

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD ....................................................................... 9

6.1 TÖÖJÕUKULUD ........................................................................................................... 9

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD .................................................................................. 11

6.3 SEADMETE SOETAMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD ............................. 11

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE KULUD......................................................................................................................... 13

6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD ............... 14

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD.................................................................... 15

8. ABIKÕLBMATUD KULUD ...................................................................................... 15

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE ................................. 16

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis ................................................ 18

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1 ............................................................................................ 19

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2 ............................................................................................ 20

3 (20)

SISSEJUHATUS Juhend on koostatud toetuse taotlejale ja saajale selgitamaks Sisejulgeolekufondi (edaspidi ISF) perioodi 2014–2020 kulude abikõlblikkuse reegleid.

Juhendis on abikõlblikkuse reegleid kirjeldatud ISF-i horisontaalse määruse artiklite 17, 18 ja 191 alusel ning lähtudes riigisisestest õigusaktidest. Vaidluste tekkimisel võetakse aluseks ISF-

i erimäärustes, horisontaalses määruses ning rakendus- ja delegeeritud aktides sätestatu.

Küsimustes, mida käesolevas juhendis ei käsitleta, peab konsulteerima Siseministeer iumi (edaspidi SiM) välisvahendite osakonna kui ISF-i rakendamise eest vastutava asutusega, kes

vajadusel konsulteerib Euroopa Komisjoniga.

1 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0514

4 (20)

KASUTATUD LÜHENDID AA Auditeerimisasutus EK Euroopa Komisjon

EL Euroopa Liit ISF Sisejulgeolekufond

JK Järelevalvekomisjon MTA Maksu- ja Tolliamet RHS Riigihangete seadus

SiM Siseministeerium VA Vastutav asutus

VV Vabariigi Valitsus

MÕISTED

Abikõlblik kulu Abikõlblikkuse reeglites nimetatud kulu, mis on kooskõlas

riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse määrusega.

Abikõlblikkuse periood

Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise alguse ja lõpptähtaja vaheline periood, mille jooksul peab projekti abikõlblik

kulu olema tekkinud ja tegevused ellu viidud (s.o tööd tehtud, teenused osutatud ja tooted tarnitud). Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast projekti lõpparuande

esitamist. Projekti abikõlblikkuse perioodi algusaeg sätestatakse toetuslepingus. ISF-i riikliku programmi abikõlblikkuse periood

kestab 1. jaanuarist 2014. a kuni 30. juunini 2024. a (s.t toetuse saaja kulud peavad olema üldjuhul tekkinud ajavahemikul 01.01.2014 – 31.12.2023, vaid põhjendatud juhtudel kuni 31.01.2024); VA-l on

õigus kulusid katta perioodil 1. jaanuarist 2014. a kuni 30. juunini 2024. a).

Auditeerimisasutus VV 13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 „Varjupaiga-, Rände-

ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine“ on ISF-i AA-ks määratud SiM-i

siseauditi osakond. AA on teistest osalevatest struktuuriüksustest sõltumatu

Erimäärused Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL) nr 515/2014, millega luuakse Sisejulgeolekufondi osana välispiir ide

ja viisade rahastamisvahend ning tunnistatakse kehtetuks otsus nr 574/2007/EÜ (ELT L 150, 20.5.2014, lk 143—167) ja

16. aprilli 2014. a Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 513/2014, millega luuakse Sisejulgeolekufondi osana politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise

ning kriisiohje rahastamisvahend ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu otsus 2007/125/JHA (ELT L 150, 20.5.2014, lk 93—111).

Horisontaalne

määrus

Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL)

nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja

5 (20)

selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes

kohaldatavad üldsätted (ELT L 150, 20.05.2014, lk 112–142).

Järelevalvekomisjon JK on loodud riiklike programmide rakendamise toetamiseks. JK koosseis ja töökord kehtestatakse siseministri käskkirjaga.

Kaasfinantseering Eesti riigi poolt ISF-i toetuse kaasrahastamiseks eraldatavad

vahendid, mis on üldjuhul minimaalselt 25% projekti maksumusest.

Kontrolljälg Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab kontrolljä lje

arhiveerima kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul: projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kulu tõendav dokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab raamatupidamise seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele ning palgaarvestuse

puhul palgaarvestust tõendav väljavõte (nt palgaleht).

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja lähetuskulud jne), mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Omafinantseering

Toetuse saaja või projektis osalevate partnerite rahaline panus

projekti. Omafinantseeringu hulka arvestatakse ainult toetuse saaja või projektis osalevate partnerite tehtavad abikõlblikud kulud.

Omafinantseeringuga võib täita osaliselt või täielikult kaasfinantseeringu kohustust.

Partner Toetuse taotluses nimetatud juriidiline isik, riigiasutus, kohaliku omavalitsuse asutus või rahvusvaheline organisatsioon, kes osaleb

projekti rakendamisel ja kellel võivad tekkida kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja piiritletud ajaraamiga tegevus või seotud tegevuste kogum, millega kaasnevate kulude hüvitamiseks

toetust taotletakse või kasutatakse.

Projekti tunnus VA määratud unikaalne projekti number (nt ISFP-N).

Riiklik programm EK ja VV heaks kiidetud ISF-i vahendite kasutamise strateegiline dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse ellu tegevusi. Leitav

www.sisejulgeolekufond.ee

Rikkumine ELi või riigisisese õigusakti mis tahes sätte rikkumine tegevuse või tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või kahjustaks ELi üldeelarvet põhjendamatu kulu tõttu.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest (ISF) ja kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning kellega on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised isikud,

eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused või rahvusvahelised organisatsioonid, kelle

põhikirjalised eesmärgid toetavad projektis kavandatud tegevusi.

Toetusleping VA ja toetuse saaja vahel sõlmitud leping toetuse kasutamiseks, eesmärgiga viia projekt ellu.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 „Varjupaiga-

Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufond i vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine“ on ISF-i VA SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab ISF-i rakendamisel VA

peamisi ülesandeid välisvahendite osakond. Lisaks osaleb vastutava asutuse ülesannete täitmisel RHO.

6 (20)

ÜLDREEGLID

PEAMISED PÕHIMÕTTED 1.1 Projekt on abikõlblik, kui toetuse kasutamise eesmärk ja toetatavad tegevused langevad

kokku ISF-i erimääruste jt õigusaktide ning riikliku programmiga. 1.2 Toetuse saaja peab kulude abikõlblikkuses veenduma nii projekti planeerimisel kui

elluviimisel. Toetuse saaja peab abikõlbmatud kulud katma oma vahenditest.

1.3 Projekti otseste eesmärkide saavutamata jätmine võib olla toetuse tagasinõudmise aluseks.

1.4 Abikõlblikud on kulud, mis on:

 kooskõlas asjakohaste õigusaktide, juhendmaterjalide, taotluse rahuldamise otsuses sätestatud nõuete ja toetuslepinguga;

 vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks;

 põhjendatud ning mõistlikud, st vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttele;

 tekkinud abikõlblikkuse perioodil2;

 ette nähtud projekti eelarves;

 tegelikud ja vastavad toetuse saaja tehtud maksetele;

 kontrollitavad ja tõendatavad.

1.5 Projektiga seotud tehingud peavad olema eristatud toetuse saaja raamatupidamise muudest tehingutest. Olenevalt organisatsioonis kasutusel olevast

raamatupidamistarkvarast võib projekti tehingute eristamiseks avada projektile eraldi kulukonto või lisada projekti tehingute eristamiseks kontokoodidele vastavad tunnused.

1.6 Toetuse kasutamisel peab muu hulgas järgima RHS-i (nt konkurentsi korral olenemata maksumusest küsima erinevaid pakkumusi/võrdlema hinnakirju). Kui toodete või

teenuste eeldatav maksumus on võrdne või suurem kui 20 000 eurot ilma käibemaksuta, peab toetuse saaja esitama VA-le tõendava dokumentatsiooni, nt hinnapäringu ja – pakkumused ning valiku põhjenduse. Hinnapakkumused peavad olema kirjalikud,

sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise kuupäeva jms ja vastama turuhindadele. Hinnapakkumuste asemel võib võrrelda ka hinnakirju, mis

vastavad pakkumustele esitatud nõuetele (sh peab nähtuma hinnakirjade võrdlemise kuupäev).

1.7 ISF-ist tehtud kulusid ei tohi rahastada muudest allikatest, et vältida topeltrahastamist.

1.8 Projekti käigus isikuandmete kogumisel ja töötlemisel peab järgima isikuandmete kaitset käsitlevaid õigusakte.

2 Üldjuhul tehakse rahastusotsus (haldusotsus) enne projekti tegevuste algust. Abikõlblikkuse periood on sätesatud rahastusotsuses (haldusotsus). Toetusleping SiM-i ja toetuse saaja vahel sõlmitakse pärast rahastusotsust. Toetuslepingus sätestatud tegevuste tähtajad lähtuvad rahastusotsusest.. Vastutav asutus võib taotlusvooru tingimustes või taotluse esitamise kutses seada kõrvaltingimusi.

7 (20)

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID

2.1 Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma lihtsalt ja kiiresti ülevaate projekti tegevustest.

2.2 Toetuse saaja peab tagama, et väljamaksmise aluseks olevad dokumendid vastavad

nõuetele, projekti raames tehtud kulud ja tegevused on abikõlblikud ning neid on

võimalik kontrollida. 2.3 Projekti kulu tõendavate dokumentide puhul peab jälgima, et need vastaksid

raamatupidamise seaduses sätestatud raamatupidamise algdokumendile esitatud nõuetele.

2.4 Projekti kulu tõendav dokument peab olema seostatav projektiga. Kulu tõendavatele dokumentidele (va palgaleht) või e-arvekeskkonnas menetletava arve kinnitusringi peab olema märgitud järgmine teave:

 projekti tunnus (võimalusel märgib dokumendi väljastaja tunnuse dokumendile

selle koostamisel);

 vajadusel teave projekti kuludesse arvestatud summade ja nende

arvestusmeetodi kohta (kui kohaldub);

 vajadusel muu lisateave, mis selgitab kulu seotust projektiga.

2.5 VA-le esitatud dokumendid peavad olema identsed nendega, mida säilitatakse toetuse saaja raamatupidamises, ning aruannetes esitatud andmed peavad ühtima toetuse saaja raamatupidamise andmetega.

2.6 VA võib küsida toetuse saaja raamatupidamisest väljavõtteid projektiga seotud tehingute

kohta. 2.7 Võõrkeelsete kulu tõendavate dokumentide esitamisel peab toetuse saaja olema valmis

kontrollimise eesmärgil esitama dokumendi tõlke.

2.8 Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast

projekti lõpparuande esitamist.

3. PARTNERLUS

3.1 Organisatsioonid võivad taotlusi esitada eraldi või koos partneri(te)ga. 3.2 Partner peab vastama toetuse taotleja ja saajaga samadele nõuetele. Taotleja esitab koos

toetuse taotlusega partneri täidetud ja allkirjastatud vormikohase partnerluse kinnituse ning eelarves märgib ka partnerite rahalise panuse (kui kohaldatav).

3.3 Toetuse saamisel laienevad partnerile toetuse saaja kohustused, v.a aruandluskohustus.

Toetuse saaja vastutab projekti kaasatud partnerite tegevuse koordineerimise eest.

3.4 Partner ja toetuse saaja võivad soovi korral vastastikuste õiguste, kohustuste ja partneri

rolli määratlemiseks sõlmida kirjaliku kokkuleppe. 3.5 Toetuse saaja vastutab toetuslepingu täitmisel nii enda kui projekti partneri eest.

8 (20)

3.6 Toetuse saaja peab edastama partnerile koopia SiM-ile esitatavatest projekti vahe- ja lõpparuannetest. Olulised ettepanekud projekti muutmiseks (nt tegevuste, eelarve vms osas) peavad olema partneritega kooskõlastatud enne nende esitamist SiM-ile. Kui sellist

kokkulepet ei suudeta saavutada, peab toetuse saaja selle ära märkima muudatusettepanekute esitamisel SiM-ile.

4. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE

PÕHIMÕTE 4.1 Projektid, mida ISF-ist rahastatakse, peavad olema mittetulunduslikud.

4.2 Projekti eelarve peab olema tasakaalus, st abikõlblikud kogukulud peavad olema võrdsed

kogutuludega. Kõik kulud peavad olema põhjendatud, läbipaistvad ja detailse lt kuluartiklite kaupa selgitatud. Kui toetuse saaja esitab aruandluse käigus SiM- ile tõendavaid dokumente kulude kohta, mida eelarves ette nähtud ei ole, loetakse need kulud

abikõlbmatuks.

4.3 Kui projekti lõppedes ületavad tulud kulusid, vähendatakse vastavalt sellele ISF-i ja kaasfinantseeringu eraldist. Omafinantseeringu eraldist vähendatakse juhul, kui sellega täideti kaasfinantseeringu kohustust. Projekti tulud peavad olema kajastatud toetuse saaja

raamatupidamises ning olema tuvastatavad ja kontrollitavad.

4.4 Projekti tulud koosnevad kõikidest projektile ISF-ist, avaliku või erasektori tehtud rahalisest panusest, sealhulgas toetuse saaja enda panus, ning kõikidest projekti käigus saadud sissetulekutest. Termin „tulud“ hõlmab projekti abikõlblikkusperioodi jooksul

saadud müügi- ja üüritulusid, tasusid teenuse osutamise eest, registreerimistasusid ja muid samaväärseid tulusid.

5. HANGETE LÄBIVIIMINE 5.1 Projekti raames kulutuste tegemisel (asjade ostmisel, teenuste või ehitustööde tellimise l

või ideekonkursside korraldamisel) lähtutakse toetuslepingus, riigihangete seaduses, SiM-i valitsemisala riigihangete läbiviimise korras (kui toetuse saajaks on SiM-i haldusala asutus), asutuse sisemises riigihangete läbiviimise korras ning teistes

asjassepuutuvates riigisisestes ja ELi õigusaktides sätestatust.

5.2 Riigihangete, sh alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete läbiviimisel peab hankija järgima riigihangete seaduses sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, sh tegutsema läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt, järgima isikute võrdse

kohtlemise põhimõtteid, tagama konkurentsi efektiivse ärakasutamise ning vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti.

5.3 Toetuse saaja võib kooskõlas riigihangete seadusega volitada hanke läbiviimise teisele

isikule. Riigihangete seaduse nõuetekohase järgimise, sh tehnilise kirjelduse koostamise

ja hanke läbiviimise eest vastutab toetuse saaja. SiM-i haldusala info- ja kommunikatsioonitehnoloogia alaste hangete läbiviijaks on üldjuhul Siseministeer iumi

infotehnoloogia- ja arenduskeskus.

5.4 Hankija on kohustatud korraldama riigihanke piirmäära ületava riigihanke avatud või

piiratud hankemenetlusena, kui RHS-ist ei tulene teisiti. Kogu riigihankega seotud menetlus peab olema dokumenteeritud (kontrollitavuse põhimõte) ning hanke käigus

9 (20)

hankija tehtud otsused põhjendatud. Toetuse saaja tagab, et hangetes ei ole tingimusi, mis kasvõi teoreetiliselt piiravad võimalike pakkujate ligipääsu hankele3.

5.5 Riigihanke läbiviimisel võtab hankija arvesse ka seda, kas tegemist on kaitse- ja julgeolekuotstarbelise hankega.

5.6 Kui hankija ei kasuta riigihanke piirmäära ületava riigihanke läbiviimiseks avatud või

piiratud hankemenetlust, peab muu menetlusliigi valik, sealhulgas riigihanke erandi

kasutamine, olema kooskõlas RHS-iga kirjalikult põhjendatud ning kinnitatud hanget korraldava asutuse juhi või tema volitatud isiku poolt.

5.7 Riigihanke erandile tuginemine peab olema piiratud erandlike juhtumitega, üksnes

riigisaladuse olemasolu ei ole piisav põhjendus erandi korras riigihanke läbiviimiseks.

5.8 Kõikide kolmandate isikutega sõlmitud lepingute puhul peab toetuse saaja tagama, et teine lepingupool kohustub esitama auditeerimis- ja kontrolliasutustele kogu vajaliku

teabe lepingu alusel tehtud tegevuste kohta.

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD

Projekti abikõlblikud kulud jagunevad otsesteks ja kaudseteks kuludeks.

Otsesed abikõlblikud kulud on kulud, mis on vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks

ja eesmärgi saavutamiseks. Kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mis on tehtud projektis elluviidavate tegevuste

toetamiseks. Kaudsete kulude osakaal nähakse ette projekti eelarves (vt täpsemalt punkti 7). Kaudseteks kuludeks on kindlaksmääratud protsent projekti otsestest

abikõlblikest kogukuludest.

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD 6.1 TÖÖJÕUKULUD 6.1.1 Ainult nende isikute tööjõukulud on abikõlblikud, kes on seotud projekti tegevustega

(tegelevad projektis otseselt projekti juhtimise, planeerimise, elluviimise või seirega).

6.1.2 Abikõlblike tööjõukulude hulka loetakse:

 projekti personali töötasu, mis on kooskõlas toetuse saaja ja partneri tavapärase töötasupoliitikaga ning asutusesisese või keskmise palgatasemega;

 seadusest tulenevad maksud ja maksed töötasudelt, kui toetuse saaja ja partner neid tegelikult maksab. Eelarves peab tööjõukulude kajastamisel eristama brutotöötasu ja tööandja maksud;

 puhkusetasu proportsionaalselt projektis töötatud aja eest;

 teenistusest või töölt vabastamise, töölepingu või teenistussuhte lõpetamise ja muud seadusest tulenevad hüvitised proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga.

3 Näiteks kohaliku registreeringu nõue, kogemus/esindus/hoolduskeskus mingis regioonis või riigis, konkreetse

standardi või lepingutüübi kogemus või tundmine (nt varasem FIDIC lepingu kogemus), kaubamärgi nimetamine

lisamata „või samaväärne“, keelenõue jms tingimus, mida on võimalik asendada analoogsega või tagada lepingu

sisuline täitmine muul pakkujale sobival viisil.

10 (20)

6.1.3 Projekti heaks võib töötada töölepingu alusel, avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja või korralduse alusel või teenuse osutamise lepingu alusel. Teenuslepingu

(nt käsundusleping) alusel ei saa täita ametijuhendijärgseid ülesandeid.

6.1.4 Kui teenistuja töötab ainult projekti heaks, võib kanda kõik töötasudega seotud kulud projekti

kuludesse ning tööajatabelit ei ole vaja täita.

6.1.5 Kui projekti heaks töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama

üleandmise-vastuvõtmise akti, kus on kajastatud tehtud töö ja selleks kulunud aeg.

6.1.6 Kui teenistujale makstakse projektist tunnitasu, peab esitama tööajatabeli (lisa 1, näidis), kus märgitakse tehtud töö ja selleks kulutatud aeg. Kui isik osaleb paralleelselt mitmes projektis, võib märkida eri projektide tööd samas tööajatabelis eraldi tulpades.

6.1.7 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht.

Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht. Allkirjastatud tööajatabel on

töötasu maksmise aluseks. 6.1.8 Kui projekti abikõlblikkuse lõpuks ei ole kasutatud puhkust välja teenitud (st on ette

puhatud), loetakse abikõlblikuks vaid proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga välja teenitud puhkusetasu (st tasaarveldus toimub lõpparuandega).

6.1.9 Kui projekti rakendamisega kaasnevad kirjalikult tõendatud täiendavad tööülesanded, siis on ametijuhendijärgsed tööülesanded abikõlblikud.

6.1.10 Abikõlbmatud tööjõukulud on:

 töövõimetushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja või partner);

 sünnitushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja või partner);

 pensionile mineku hüvitis;

 muud toetused;

 ajutise töölepingu lõpetamise hüvitis, kui see ei ole lepingus ette nähtud;

 soodustused (nt auto kasutamise ja majutuskulud). 6.1.11 Töö- ja puhkusetasude tõendamiseks on vaja kuluaruandega esitada näiteks:

 töölepingu(te), avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja(de), korraldus(t)e või teenuse osutamise lepingu(te) koopia(d), mille alusel arvestatakse isiku töötasu

projekti kuludesse;

 tööülesannete kirjeldus;

 töötasuarvestuse dokumendid, nt palgateatis;

 ÜVA/tööajatabeli/asjakohase infosüsteemi väljavõte, kui töötaja või ametnik töötab projektis töölepingu, käskkirja või korralduse alusel, milles on sätestatud tunnitasu;

 tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, kui töötaja või ametnik töötab teenuse osutamise lepingu alusel;

 puhkusetasu arvestus;

 maksekorralduse koopiad või arvelduskonto väljavõte töötasu maksmise ja maksude tasumise kohta4;

 muud dokumendid.

4 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

11 (20)

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD

6.2.1 Sõidu- ja lähetuskulud on otseste kuludena abikõlblikud üksnes juhul, kui need on

kantud isikute eest, kes osalevad projekti tegevustes ning kelle lähetamine on projekti elluviimiseks vajalik.

6.2.2 Sõidukulud on abikõlblikud vaid tegelikult tekkinud kulude alusel, lähtudes

majanduslikult soodsaimast võimalusest maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade

ulatuses.

6.2.3 Ühissõiduki kasutamisel peab kulu tõendama ühissõiduki pileti, kviitungi või muu dokumendiga.

6.2.4 Isikliku sõiduauto kasutamisel peab lähtuma VV 14.07.2006 määrusest nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta

arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ja organisatsiooni siseselt kehtestatud isikliku sõiduauto kasutamise tingimustest. Kui organisatsiooni siseselt ei ole sellise id tingimusi kehtestatud, võib arvestust pidades lähtuda abikõlblikkuse reeglitega

kehtestatud sõidupäeviku näidisest (lisa 2 või 3).

6.2.5 Lähetuskulud on abikõlblikud tegelike kulude või päevarahade alusel õigusaktides maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses. Lähetuskulud hõlmavad muuhulgas majutust (sh hommikusöök), kohalikku transporti, päevaraha ning

kindlustust (reisi-, reisitõrke-, pagasikindlustus). Kui asutusesisene kord näeb ette päevarahade vähendamise, peab lähtuma asutusesisesest korrast.

6.2.6 Väliseksperdi päevaraha määramisel võetakse aluseks EK kehtestatud Eesti päevaraha

ülemmäärad, olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse tuleb. Päevaraha

hulka arvestatakse majutuse, toitlustuse ja kohaliku transpordiga seotud kulud. Kui välisekspert ei ööbi Eestis, kuid viibib Eestis rohkem kui kuus tundi, on lubatud maksta

talle päevaraha kuni 50% ettenähtud määrast. 6.2.7 Sõidu- ja lähetuskulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia (nt volitus);

 sõiduauto kasutamise üle peetav arvestus, nt sõidupäevik;

 asutusesiseselt kehtestatud isikliku sõiduauto kasutamise ja kulude kompenseerimise kord;

 hüvitise maksmist tõendav dokument (nt tööandja, asutuse juhi, juriidilise isiku pädeva organi või tema volitatud isiku kirjalik otsus, käskkiri või korraldus);

 koopia kulu tõendavast dokumendist (sõidupilet, kviitung, arve või muu dokument);

 lähetuse korraldus;

 hinnapäring ja pakkumused;

 vajadusel lähetuskulude aruanne;

 kinnitatud maksekorralduste koopiad või arvelduskonto väljavõte lähetuskulude tasumise kohta5.

6.3 SEADMETE SOETAMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD

6.3.1 Seadmete (sh transpordivahendite, varustuse ja süsteemide) soetamise, üürimise ja liisimise kulud on abikõlblikud ainult siis, kui need on projekti rakendamiseks olulise

5 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

12 (20)

tähtsusega. Seadmetel peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning need peavad vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

6.3.2 Valides liisimise, üürimise ja ostmise vahel, peab alati lähtuma kõige otstarbekamast võimalusest.

6.3.3 Kui seadmeid soetatakse või kasutatakse paralleelselt erinevate projektide raames,

arvutatakse maksumust (täismaksumus või kulum) protsentuaalselt iga projekti peale

eraldi. Kokku ei tohi erinevate projektide peale seadme maksumus ületada 100%.

6.3.4 Üürimise ja liisimisega seotud kulud on abikõlblikud ainult projekti abikõlblikkuse perioodil.

6.3.5 Seadmete liisimise lepingu sõlmimise tasu on abikõlblik.

6.3.6 Amortisatsioon:

 seadmed, mis osteti enne projekti algust, kuid mida kasutatakse projekti jaoks, on abikõlblikud amortisatsiooni alusel. Need kulud ei ole abikõlblikud juhul, kui seadmed osteti algselt EL-i toetuse eest;

 seadmete väärtus kantakse kuludesse vastavalt toetuse saaja suhtes kohaldatavate le maksu- ja raamatupidamiseeskirjadele. Arvesse võib võtta ainult projekti kestusele vastavat eseme tarbimisväärtuse vähenemise osa.

6.3.7 Seadmeid peab kasutama sihtotstarbeliselt projekti eesmärkide saavutamiseks pärast

nende soetamise (nt üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamise) kuupäeva vähemalt: 6.3.7.1 kolm aastat või rohkem info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaseadmete

puhul (sealhulgas süsteemid); 6.3.7.2 viis aastat või rohkem muud tüüpi seadmete puhul, nt varustus ja

transpordivahendid (v.a punktis 6.3.7.3 nimetatud); 6.3.7.3 kümme aastat helikopterite, lennukite, laevade ja hõljukite puhul.

6.3.8 Toetuse saaja vabaneb sihtotstarbelise kasutamise kohustusest ülalkirjeldatud punktides nimetatud perioodide jooksul:

 vääramatust jõust tingitud asjaoludel;

 kui mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud toetuse saajalt oodata, et ta toetuslepingu sõlmimise ajal sihtotstarbelist kasutamist takistava asjaoluga arvestaks, seda väldiks või takistavat asjaolu või selle tagajärge ületaks;

 kui seadme kasutusfunktsioonist tulenevalt on oht selle hävimisele enne sihtotstarbelise kasutusaja lõppu.

6.3.9 Kulud selliste igapäevaste kontoriseadmete soetamiseks nagu printer, sülearvuti, faks, koopiamasin, telefon jne, ei ole otseste kuludena abikõlblikud ning neid käsitatakse

kaudsete kuludena, v.a juhul, kui selliste seadmete ost on otseselt seotud projekti eesmärgi saavutamisega (nt töökohtade loomisega seotud seadmete soetus IKT arendusprojektides).

6.3.10 Kulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 leping;

13 (20)

 arve või kviitung;

 üleandmise-vastuvõtmise akt;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise kohta6;

 dokument, mis tõendab vara arvele võtmist (kui kohaldub);

 väljavõte asutuse raamatupidamise sise-eeskirjade kohaldatavatest punktidest ning amortisatsiooni arvestamise käik.

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE

KULUD

6.4.1 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise või üürimise korral peavad kinnisva ra l olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning see peab vastama kehtivate le

normidele ja standarditele. 6.4.2 Kui kinnisvara soetamine on projekti rakendamise jaoks olulise tähtsusega ning selges

seoses selle eesmärkidega, on juba valminud ehitiste ostmine või kinnisvara ehitamine abikõlblik kogu- või osamaksumuse või kulumi alusel vastavalt allpool toodud

tingimustele: a) sõltumatult kvalifitseeritud hindajalt või nõuetekohaselt volitatud asutuselt

võetakse tõend, milles kinnitatakse, et ostetava kinnisvara hind ei ületa

turuväärtust ning tõendatakse, et kinnisvara on vastavuses riigisiseste nõuetega, või täpsustatakse asjaolusid, mis ei ole riigisiseste nõuetega vastavuses ja mida

toetuse saaja kavatseb projekti käigus parandada; b) kinnisvara ei ole ostetud ELi toetuse eest enne projekti rakendamise algust; c) kinnisvara kasutatakse selle ostmise või ehitamise korral vähemalt kümme aastat

ja renoveerimise ning kulumil põhineva rahastamise korral vähemalt viis aastat pärast projekti lõppu üksnes projektis loetletud eesmärkide täitmiseks, v.a juhul,

kui VA annab konkreetselt teistsuguse loa (nt kogu- või osamaksumuse kaasrahastamise korral);

d) kulumil põhineva kaasrahastamise korral on abikõlblik üksnes see osa kõnealuste

varade kulumist, mis tekkis selle kasutamise ajal projekti käigus ja varade tegeliku kasutamise määr projekti huvides. Kulumit arvutatakse vastavalt riigisiseste le

raamatupidamiseeskirjadele; e) Kinnisvara üürimise, ostmise, ehitamise ja renoveerimise korral ei tohi selle eest

sihtotstarbelise kasutamise perioodil tulu teenida.

6.4.3 Kinnisvara soetamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud omandivahetusega

kaasnevad maksud, riigilõivud, notaritasud, lepingutasud ning muud õigusaktidest tulenevad kinnisvara soetamisega seotud kulud (v.a maakleritasud). Muud lisad võivad olla abikõlblikud seadmetena (nt hoone sisustus, projekti

elluviimiseks vajalik inventar jms). Need esemed, mida füüsiliselt ei ole võimalik ehitisest eemaldada (nt liftid, sisseehitatud konditsioneerid jms), loetakse osaks

kinnisvara maksumusest. 6.4.4 Kinnisvara renoveerimise kulud on rahastamiseks abikõlblikud kogu- või

osamaksumuse või kulumi alusel. Renoveerimiskulude korral kohaldatakse ainult alapunkti 6.4.2 punktides c, d ja e esitatud tingimusi.

6 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

14 (20)

Kulumi arvestamisel lähtutakse selle EL-i liikmesriigi reeglitest, kelle territooriumil kinnisvara asub. Liikmesriigi kolmandates riikides asuvate ehitiste suhtes kehtivad liikmesriigi amortisatsiooni käsitlevad reeglid.

6.4.5 Lammutamise kulud on abikõlblikud, kui projekti rakendamise eelduseks ja edukaks

elluviimiseks on vajalik olemasoleva hoone (osaline) lammutamine enne uue ehitamist. Lammutamise kulud peavad kajastuma hinnapakkumuses ja see peab moodustama osa ehitusprojektis ettenähtud ehitustöödest.

6.4.6 Kinnisvara üürimine on kaasrahastamiseks abikõlblik, kui üürimise ja asjakohase projekti

eesmärgid on selgelt seotud ning järgitakse allpool toodud tingimusi:

 kinnisvara ei ole ostetud EL-i toetusega;

 kinnisvara peab kasutama üksnes projekti rakendamiseks. Vastasel juhul on abikõlblik ainult see osa kuludest, mis vastab projektis kasutatule.

6.4.7 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise ja üürimise tõendamiseks on vaja

esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 sõltumatu kvalifitseeritud hindaja või volitatud asutuse väljastatud tõend (kinnisvara ostmise puhul);

 pakkumused;

 leping;

 arve;

 eseme üleandmise-vastuvõtmise akt;

 ehitus- ja kasutusluba;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise kohta7. 6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD

6.5.1 Kui avalikustamisnõuete täitmisega seotud kulud soovitakse kanda projektist, peab need projekti eelarves ette nägema.

6.5.2 Kulud, mis on vajalikud EL-i ja SiM-i kaasrahastamisega seotud avalikustamise nõuete täitmiseks, näiteks EL-i ja SiM-i logode kasutamisega seotud kulud, kaasrahastamis t

tähistava tahvli tootmine ja paigaldamine, on abikõlblikud otseste kuludena.

6.5.3 VA leevendab avalikustamise nõudeid, kui projektiga seotud teave on seadusest

tulenevalt piiratud selle konfidentsiaalse iseloomu tõttu, eelkõige seoses julgeoleku, avaliku korra, kriminaaluurimiste ja isikuandmete kaitsega.

6.5.4 Täpsemad avalikustamise, läbipaistvuse tagamise ja info levitamisega seotud

kohustused sätestatakse toetuslepingus.

6.5.5 Avalikustamise kulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 leping;

 arve;

7 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus

15 (20)

 üleandmise-vastuvõtmise akt;

 foto avalikustamise nõuete täitmisest;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise kohta8.

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD

7.1 Projekti kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mida ei ole võimalik määratleda projekti rakendamisega otseselt seotud kuludena, kuid toetavad projekti tegevuste elluviimist.

7.2 Kontorivarustuse ja -tarvete, külaliste vastuvõtmisega ja teenustega [nt sideteenused,

post, kontori koristamine, kommunaalkulud, töötajate koolitus (v.a, kui koolitus on projekti peamine eesmärk), personaliotsing jms] kaasnevad kulud on kaudsed kulud.

7.3 Kaudsed kulud võivad olla maksimaalselt 2,5% otseste abikõlblike kulude kogusummast. Kaudsete kulude osakaal määratakse toetuslepingus. Kui projekti

lõpparuandes esitatud abikõlblikud otsesed kulud vähenevad, peab vajadusel proportsionaalselt vähendama ka kaudseid kulusid, et need ei ületaks toetuslepingus määratud osakaalu.

7.4 Organisatsioonid, mis saavad tegevustoetust ELi eelarvest, ei saa lisada kaudseid kulusid

projekti eelarvesse.

7.5 Kaudsed kulud hoitakse minimaalsed ja need ei tohi kajastuda projekti eelarves samaaegselt ühegi otsese kulu real. Taotleja planeerib projekti eelarvesse kaudsetele

kuludele kavandatud summa, eraldi kuluartikleid välja tooma ei pea.

7.6 Kaudsete kulude hulka ei saa arvata abikõlbmatuid kulusid. Kaudseid kulusid tõendavaid dokumente ei pea aruandlusega esitama, kuid toetuse saaja peab neid säilitama

toetuslepingus sätestatud perioodi jooksul, kuna neid võidakse kontrollida.

8. ABIKÕLBMATUD KULUD

8.1 Abikõlbmatud on muu hulgas järgmised kulud:

 käibemaks (v.a mitte-käibemaksukohustuslase ja piiratud käibemaksukohustus lase käibemaksukulu);

 hoonestamata maa ostmine;

 kui maa on vajalik projekti rakendamiseks, hoonestatud maa ostu summa, mis ületab 10% asjaomase projekti abikõlblikest kogukuludest;

 kasum kapitalilt;

 võlg ja võla teenindamise tasud, intressid, viivised;

 eraldised kahjudeks või tulevasteks kohustusteks;

 trahvid, rahalised karistused, kohtukulud;

 toetuse saaja deklareeritud ja mõne muu EL-i, välisabi või riigieelarvest toetust saava projekti või programmi raames kaetud kulud;

 kindlustusettevõtete teenustega kaasnevad kulud;

 kindlustusmaksed (v.a kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-, tööandja vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad kindlustusmaksed);

8 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

16 (20)

 projekti rakendamises osalevate ametnike/töötajate tööjõukulude osa, mis ei ole seotud ISF-i rakendamisega;

 organisatsiooni juhtimisega seonduv tööjõukulu;

 hüvitised (v.a seaduslikud haigushüvitised, mida kannab tööandja ja mida sotsiaalkindlustusskeem ei tagasta);

 vahendajate või konsultantide alltöövõtt, mille puhul tasu määratletakse protsendina projekti kogukuludest (v.a juhul, kui toetuse saaja põhjendab selle maksmist töö või osutatud teenuste tegeliku väärtusega);

 mitterahalised tehingud;

 sisemise hinnakirja alusel arvestatud kulud;

 muud abikõlblikkuse reeglitega vastuolus tehtud kulutused, sealhulgas ülemäärased ja ebamõistlikud kulutused, üksnes projekti töötajate meelelahutusele tehtud kulutused [mõistlikud kulud külaliste ühisüritustel, mis on projekti käigus õigustatud (nt projekti

lõpu tähistamine, juhtrühma koosolekud jms), on lubatud].

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE

9.1 Dokumente säilitatakse vastavalt toetuse saaja sisemisele korrale kas paberkujul või digitaalselt. Säilitatud dokumentide põhjal peab olema võimalik tuvastada kulu abikõlblikkust.

9.2 Toetuse saaja peab toetuslepingus sätestatud tähtaja lõpuni alles hoidma ja

kontrollorganitele kättesaadavaks tegema kõik projektiga seotud dokumendid, eelkõige :

 raamatupidamise sise-eeskirjad ja asjaajamise kord;

 projekti raamatupidamise väljavõte;

 tööjõukuludega seotud dokumendid, sealhulgas lepingud, palgaarvestuse dokumendid, tööajatabelid, puhkusetasude arvestamise käskkirjad, korraldused jms;

 teenuste osutamist, tööde tegemist või asjade ostmist tõendavad dokumendid, sealhulgas lepingud, üleandmise-vastuvõtmise aktid, teenuse osutaja, tööde teostaja või tarnija esitatud arved ja saatelehed jms;

 väljamakseid tõendavad dokumendid, sealhulgas maksekorralduste koopiad, arvelduskonto väljavõtted;

 hangetega seotud dokumendid, sealhulgas hankedokumentatsioon, lepingud, aktid jms;

 tegevusi tõendavad dokumendid, sealhulgas üritusel osalejate nimekirjad, koolituste ja seminaride materjalid, koosolekute protokollid ja memod jms;

 projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus, maksetaotlused, haldusotsused, toetusleping, aruanded, koosolekute protokollid, memod jms);

 projektiga seotud oluline kirjavahetus;

 muud dokumendid. 9.3 Toetuse saaja ja partnerid peavad võimaldama VA-l, AA-l ning nende volitatud isikute l

ja asutustel ning EK-l, Euroopa Kontrollikojal, Euroopa Pettustevastasel Ametil või

nende volitatud isikutel ja asutustel kontrollida toetuse kasutamisega seotud dokumente ja projekti tegevusi ning tulemusi projekti toimumise ajal ning seitsme aasta jooksul

pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu kuupäeva. 9.4 Kui auditi või mõne muu kontrolli käigus ilmneb, et toetuse saajal puudub kulu tõendav

dokumentatsioon, loetakse see kulu abikõlbmatuks. Puudulikult vormistatud dokumentide korral võib kontrollija tunnistada nendega seotud kulud abikõlbmatuteks.

17 (20)

Väiksemate vigade puhul aktsepteeritakse arvetele lisatud selgitusi või õiendeid. Kui VA tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt abikõlblikuna deklareeritud kulud abikõlbmatuks, peab toetuse saaja tegema raamatupidamiskanne tes

paranduse.

9.5 Kui pärast lõpparuande kinnitamist avastatakse kontrollide käigus rikkumine, esitatakse toetuse saajale toetuse ja kaasfinantseeringu tagasinõudmise otsus. Sellisel juhul pikeneb dokumentide säilitamise kohustus vähemalt seitse aastat alates päevast, mil toetuse saaja

tagastab toetuse ja kaasfinantseeringu SiM-ile.

9.6 Toetuse saaja vastutab kaasatud partnerite projektiga seotud dokumentide säilitamise eest.

18 (20)

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis

Tööajatabel/Üleandmise-vastuvõtmise akt

Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kuupäev Töö kirjeldus Projektiga projekti tunnus seonduv töö (tundi)

KOKKU

Töötunnid kokku

Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged ning ülalnimetatud tööd ja tegevused on nõuetekohaselt tehtud. Allkiri: Kuupäev: Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi: Kinnitan, et ülalnimetatud tööd ja tegevused on käsundiandja poolt kontrollitud ning vastu võetud 9. Projektijuht või vahetu juht / Allkirjaõiguslik isik10. Allkiri: Kuupäev: Ees- ja perekonnanimi:

9 Kursiivis tekst lisada ainult käsunduslepingu üleandmise-vastuvõtmise aktile. 10 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht (projekti rakendamise eest

vastutav isik). Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik. Üleandmise -

vastuvõtmise akti allkirjastab teenuse osutamise lepingus nimetatud allkirjaõiguslik isik.

19 (20)

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1

SÕIDUPÄEVIK Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri ja tunnus:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Teekonna pikkus

(km) Algnäit Lõppnäit

Teekonna pikkus kokku (km):

1 km hind* (EUR):

Kogukulu (EUR):

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet.

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht11 Kuupäev Allkiri

* Kuni 0,3 eurot, kui asutusesiseses korras ei ole sätestatud madalamat piirmäära.

11 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

20 (20)

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2

Sõidupäevik (keskmise kütusekulu põhine)

Asutuse nimi: Sõiduki omanik: Sõiduki registreerimisnumber: Sõiduki kasutaja nimi: Projekti pealkiri ja tunnus: Keskmine kütusekulu 100 km kohta:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Kütuse

liitri hind

Teekonna pikkus

(km)

Kokku* Algnäit Lõppnäit

0

0

0

0

0

0

0

Sõidukulu kokku 0

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht12 Kuupäev Allkiri

* läbitud teekond/(keskmine kütusekulu 100 km kohta x kütuse liitri hind)

12 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

Lisa 4

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond/ Sisejulgeolekufond

PARTNERLUSE KINNITUS

Toetuse taotleja nimi Politsei- ja Piirivalveamet

Projekti pealkiri Määruse EL 2017/2226 art 64 (1) ja (2) rakendamine -EES arendustööd II

Projekti periood 18.05.2020 – 31.12.2023

Projekti partner

Täielik juriidiline nimi Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT)

Registrinumber 70008440

Käibemaksukohustuslase number (kui kohaldub)

EE101316392

Õiguslik seisund ☒ avalik-õiguslik juriidiline organisatsioon ☐ eraõiguslik juriidiline organisatsioon ☐ rahvusvaheline organisatsioon

Ametlik aadress Mäealuse 2/2, 12618 Tallinn, Eesti Vabariik

Allkirjaõiguslik isik (nimi ja amet) Mart Nielsen, direktor

Rahaline panus (kui kohaldub) ja ülesanded projekti rakendamisel

Ülesanded projekti rakendamisel: - EES määrusest ja arendusvajaduste analüüsis t

tulenevate vajalike arenduste realiseerimine (sh. hangete ettevalmistamine ja läbiviimine vajalike arenduste elluviimiseks, testimine jms)

infosüsteemis Illegaal2. - EES määrusest ja arendusvajaduste analüüsis t

tulenevate vajalike arenduste realiseerimine (sh. hangete ettevalmistamine ja läbiviimine vajalike arenduste elluviimiseks, testimine jms) e-politsei

rakenduses Apollo ning vajalike arenduste realiseerimine MRZ koodilugeja tarkvara Apolloga

liidestamiseks ja paigaldamiseks. - Vahetarkvara (Biomiddle) litsentside hankimine

raamlepingust kolmanda osapoole dokumendi

kontrollimiseks Apollo kliendiseadmetele. - MRZ hõivelahenduse hanke läbiviimine ning

soetatud tarkvara installeerimine seadmetesse, serverisse.

- EES määrusest ja arendusvajaduste analüüs is t

tulenevate vajalike arenduste realiseerimine toimiku halduse loomiseks.

- EES määrusest ja arendusvajaduste analüüsis t tulenevate vajalike arenduste realiseerimine (sh. hangete ettevalmistamine ja läbiviimine vajalike

arenduste elluviimiseks, testimine jms) infosüsteemis TURS.

- EES määrusest ja arendusvajaduste analüüsis t tulenevate vajalike arenduste realiseerimine (sh.

hangete ettevalmistamine ja läbiviimine vajalike

arenduste elluviimiseks, testimine jms) infosüsteemis MIGIS.

Kontaktisik (nimi ja amet) Hannes Janno, toote- ja tiimijuht (EES üldkoordinaator) Reit Blum, tooteomanik (Apollo arendustööd) Meril Tangsoo, tooteomanik (Illegaal2 arendustööd) Johann Laulik, tooteomanik (MIGIS arendustööd) Risto Sardis, tooteomanik (EES toimiku halduse arendustööd) Siim Türnpuu, juhataja (TURSi arendustööd)

Kontaktisiku telefoninumber Hannes Janno - 5866 7734 Reit Blum – 5193 0109 Meril Tangsoo – 5191 8097 Johann Laulik, 5880 2740 Risto Sardis – 513 9580 Siim Türnpuu - 5385 0150

Kontaktisiku e-posti aadress [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Projekti partneri täieõigusliku esindajana kinnitan, et

 olen läbi lugenud ja heaks kiitnud Siseministeeriumile esitatud toetuse taotluse;

 kogu partnerluse kohta esitatud informatsioon on tõene;

 minu esindatav organisatsioon ei ole: - pankrotistunud või likvideerimisel, selle tegevust ei ole peatatud; - tegevuse suhtes alustatud kohtumenetlust;

- muus tegevust piiravas olukorras, mis tuleneb riigi õigusaktides sätestatud korrast; - Maksu- ja Tolliameti andmeil maksuvõlglane; - jätnud varem riigieelarvelistest, välis- ega muudest vahenditest saadud ja

tagasimaksmisele kuuluvad summad tagasi maksmata või toetuse tagasimaksmise ajatamise korral jätnud tasumata tagasimaksed ettenähtud tähtajal ja summas;

- varem sama kulu hüvitamiseks saanud toetust riigieelarvest, välis- ega muudest vahenditest;

- esitanud Siseministeeriumile toetuse taotlemisel valeinformatsiooni;

- rikkunud eetikaklauslit, st püüdnud otseselt või kaudselt (kolmandate isikute kaudu) saada konfidentsiaalset informatsiooni (sh teiste konkursile esitatud projektide kohta)

või mõjutada hindamiskomisjoni projektikonkursi hindamise ajal;

 taotluse rahastamisel täidan kõiki toetuslepinguga sätestatud nõudeid partnerile ja teen kõik endast oleneva projekti edukaks elluviimiseks.

Mart Nielsen

(allkirjastatud digitaalselt)