Ametijuhendite kinnitamise personalikäskkiri

1

Lisa 2

14.01.2019 nr 1.9-23.4/5p-1

ARHIVAARI AMETIJUHEND

põhitöö nr 825 (arhiivitöö koordinaator)

1. ÜLDOSA

Struktuuriüksuse nimetus dokumendihaldus-ja tõlkebüroo

Kellele allub juhtivarhivaar

Alluvad puuduvad

Asendaja vastavalt asendusskeemile

Keda asendab vastavalt asendusskeemile

2. TEENISTUSKOHA EESMÄRK 2.1 Politsei- ja Piirivalveameti (edaspidi PPA) arhiiviteenuse tagamine.

2.2 Arhiivitöö koordineerimine keskarhiivis.

3. TEENISTUSKOHA ÜLESANDED JA TULEMUSED

Põhiülesanded Tulemuslikkuse mõõtmise kriteeriumid/

soovitud tulemus

3.1 Koordineerib keskarhiivis

arhiividokumentide/toimikute

arhiveerimist, säilitamist ja

kasutamist;

 Arhiividokumendid/toimikud on õigeaegselt

ja nõuetekohaselt struktuuriüksustest vastu

võetud ja arhiveeritud;

 Keskarhiivi hoidlas on neile tagatud

nõuetelevastavad säilitustingimused;

 Arhiividokumentidele/toimikutele

juurdepääsu tagamine ja kasutamine toimub

õigusaktide nõuetele vastavalt;

3.2 koordineerib arhivaalide

korrastamist, kirjeldamist ja

rahvusarhiivile üleandmist;

 PPA arhivaalid on vastavalt arhiivieeskirja

nõuetele ja rahvusarhiivi juhistele

korrastatud ning kirjeldatud ja

rahvusarhiivile vastavalt üleandmise

graafikule üle antud;

3.3 koostab aruandeid

keskarhiivis säilitatavate

arhiividokumentide/

toimikute arhiveerimise,

korrastamise, kasutamise ja

hävitamise kohta;

 aruanded on juhtivarhivaarile õigeaegselt

esitatud ja asjakohased;

3.4 vastab arhiividokumente/

toimikuid puudutavatele

asutusevälistele ja

-sisestele arhiivipäringutele;

 arhiivipäringud on registreeritud DHS-is

Delta;

 arhiivipäringutele on vastatud tähtaegselt ja

vastavalt kehtivate õigusaktide nõuetele;

 asutusevälised arhiivipäringud on

allkirjastatud;

2

3.5 laenutab ja tutvustab

arhiividokumente/toimikuid;  arhiividokumentide/toimikute laenutamised

ja tutvustamised on registreeritud DHS-is

Delta ning on tagatud õiguspärane

juurdepääs ja kontroll nende kasutamise üle;

jälgib laenutatud

arhiividokumentide/toimikute

tagastamistähtaegadest

kinnipidamist ja kontrollib nende

kasutamist;

 tagastamistähtaegadest kinnipidamine ja

arhiividokumentide kasutamine on

kontrollitud;

3.6 täidab administraatori rolli ja peab

toimikute liikumise arvestust

arhiivihaldusprogrammis

Arhiivihaldur (edaspidi

Arhiivihaldur);

 Arhiivihalduri andmed on kvaliteetsed ja

ajakohased;

 on tagatud toimikute liikumise arvestus ja

andmete ajakohasus;

3.7 nõustab ja juhendab

struktuuriüksuste teenistujaid

arhiivitöö küsimustes;

 PPA struktuuriüksuste teenistujate

keskarhiivi üle antud

arhiividokumendid/toimikud on

nõuetekohaselt korrastatud ja keskarhiivi üle

antud;

3.8 esitab arendusettepanekuid

infosüsteemide arendamiseks;  asjakohased arendusettepanekud

infosüsteemide arendamiseks on esitatud;

3.9 osaleb arhiivitööd puudutavate

juhendmaterjalide koostamises;  juhendmaterjalide kavandite kohta on

esitatud asjakohased arvamused ja

ettepanekud;

3.10 kontrollib arhiividokumentide/

toimikute säilitustingimusi

keskarhiivi arhiivihoidlas ja

vajadusel teavitab probleemidest

juhtivarhivaari ning hoone

haldurit;

 keskarhiivi arhiivihoidla säilitustingimused

on nõuetelevastavad, häiretest on teavitatud;

3.11 koordineerib ja korraldab edasisele

säilitamisele mittekuuluvate

arhiividokumentide/ toimikute

hävitamise;

 toimikud on nõuetekohaselt hävitamiseks

ette valmistatud, hävitamisaktid on

koostatud ja hävitamine korraldatud;

3.12 kaardistab arhiivitarvikute

vajadused ja esitab need

juhtivarhivaarile;

 vajalikud vahendid dokumentide

arhiveerimiseks on tagatud;

3.14 täidab büroo juhataja,

juhtivarhivaari antud tööülesandeid

ja korraldusi oma

pädevusvaldkonna piires, mis

tulenevad ametikoha eesmärgist

või teenistuskohustuste täitmise

käigust ning muid seaduslikke

korraldusi, mis ei tulene

ametikohast.

 tööülesanded ja korraldused on

nõuetekohaselt ning õigeaegselt täidetud.

4. VASTUTUS

Teenistuja vastutab:

4.1 ametijuhendiga ja muude õigusaktidega pandud teenistus- või tööülesannete õiguspärase,

õigeaegse, täpse, kohusetundliku ja omakasupüüdmatu täitmise eest;

3

4.2 teenistus- või tööülesannete täitmisesse puutuvate õigusaktide ja korralduste järgimise ning

täitmise eest, sh avaliku teabe seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest tulenevate nõuete

täitmise eest;

4.3 tema kasutajatunnusega tehtud tegevuste eest kõigis infosüsteemides;

4.4 oma teenistus- või tööülesannete täitmisel vormistatud dokumentide objektiivsuse,

korrektsuse, seaduslikkuse ja informatsiooni õigsuse eest;

4.5 teenistus- või tööülesannete täitmisel teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks

tunnistatud teabe, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puutuvate andmete ning muu

juurdepääsupiiranguga saadud teabe hoidmise eest;

4.6 tema kasutusse antud riigivara heaperemeheliku kasutamise ning dokumentide korrasoleku ja

säilimise ning nende tagastamise eest teenistus- või töösuhte lõpetamisel;

4.7 teenistus- või tööülesannete täitmise käigus tahtlikult või hooletusest põhjustatud varalise ja

mittevaralise kahju hüvitamise eest;

4.8 töökorra, ohutustehnika- ja tuleohutusnõuete ning teistest teenistus- või tööülesannete täitmist

reguleerivatest eeskirjadest ja juhenditest kinnipidamise eest;

4.9 puhkusele minnes või töölt lahkudes tema valduses oleva dokumentatsiooni ja vara üleandmise

eest vastavalt dokumendihalduskorras ja töökorras toodule.

5. ÕIGUSED

Teenistujal on õigus:

5.1 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni, andmeid ja

dokumente;

5.2 kasutada oma pädevuse piires teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke

organisatsioonisiseseid ja organisatsiooniväliseid andmekogusid, infosüsteeme ja

teabeallikaid;

5.3 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid, väljaõpet nende

kasutamiseks ning tehnilist abi töövahendite rikete korral;

5.4 keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest ja nõuda korralduse kirjalikku formuleerimist,

kui korralduse täitmine on teenistuja arvates õigusvastane, ebaotstarbekas või

majanduslikult kahjulik;

5.5 esitada ettepanekuid ja arvamusi töökorralduse küsimustes;

5.6 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku koolitust;

5.7 allkirjastada siseriiklikele arhiivipäringutele koostatud vastuseid.

6. NÕUDED TEENISTUSKOHA TÄITJALE

Haridus: keskharidus

6.1 Töökogemus: vähemalt 1-aastane valdkonna töökogemus

6.2 Juhtimiskogemus: ei ole vajalik

6.3 Keelteoskus: eesti keel C1 tasemel, vene või inglise B1 tasemel

6.4 Arvutikasutusoskus: valdab teksti- ja andmetöötluse põhifunktsioone

Kinnitan, et olen tutvunud käesoleva ametijuhendiga ning kohustun järgima selle nõudeid

ja tingimusi.

(allkirjastatud digitaalselt)

1

Lisa 3

14.01.2019 nr 1.9-23.4/5p-1

ARHIVAARI AMETIJUHEND

(põhitöö nr 825)

1. ÜLDOSA

Struktuuriüksuse nimetus dokumendihaldus- ja tõlkebüroo

Kellele allub juhtivarhivaar

Alluvad puuduvad

Asendaja vastavalt asendusskeemile

Keda asendab vastavalt asendusskeemile

Töötingimuste erisused puuduvad

2. TEENISTUSKOHA EESMÄRK Politsei- ja Piirivalveameti (edaspidi PPA) arhiiviteenuse tagamine.

3. TEENISTUSKOHA ÜLESANDED JA TULEMUSED

Põhiülesanded Tulemuslikkuse mõõtmise kriteeriumid/

soovitud tulemus

3.1 Võtab PPA struktuuriüksustest

vastu dokumendid/toimikud ja

arhiveerib need;

 Dokumendid on nõuetekohaselt vastu

võetud, süstematiseeritud, vajadusel

korrastatud ja arhiveeritud;

3.2 peab toimikute liikumise arvestust

arhiivihaldusprogrammis

Arhiivihaldur (edaspidi

Arhiivihaldur) arhiivi töötaja rollis;

 toimikute liikumise arvestus ja andmete

ajakohasus on tagatud;

3.3 valmistab arhivaale ette avalikku

arhiivi üleandmiseks vastavalt

kehtestatud töökorrale;

 arhivaalid on vastavalt arhiivieeskirja

nõuetele avalikku arhiivi üleandmiseks

ette valmistatud ja kirjeldatud;

3.4 vastab arhiivipäringutele vastavalt

kehtestatud töökorrale;  arhiivipäringutele on vastatud

tähtaegselt ja vastavalt kehtivate

õigusaktide nõuetele;

3.5 laenutab arhiividokumente/

toimikuid vastavalt kehtestatud

töökorrale;

 arhiividokumendid/toimikud on

õigeaegselt ja nõuetelevastavalt

laenutatud;

3.6 jälgib laenutatud

arhiividokumentide/toimikute

tagastamistähtaegadest

kinnipidamist ja kontrollib nende

kasutamist vastavalt kehtestatud

töökorrale;

 tagastamistähtaegadest kinnipidamine ja

arhiividokumentide kasutamine on

kontrollitud;

3.7 valmistab hävitamiseks ette

edasisele säilitamisele  toimikud on nõuetekohaselt

hävitamiseks ette valmistatud.;

2

mittekuuluvaid arhiividokumente/

toimikuid;

3.8 süstematiseerib ja kontrollib

kullerisaadetiste väljastamisel

keskarhiivist saadetisi

vastavalt kehtestatud

töökorrale;

 saatmiseks edastatud dokumendid on

süstematiseeritud vastavalt

struktuuriüksustele;

 DHS-is Delta on koostatud saadetise

sisuloetelu;

 transpordikottide tagasisaatmine on

korraldatud;

3.9 kontrollib ja jagab kullerisaadetiste

vastuvõtmisel keskarhiivi saabunud

dokumentide olemi vastavalt

kuuluvusele ja vastavalt

kehtestatud töökorrale;

 kullerisaadetiste sisu ja olemi vastavus

DHS Delta sisuloeteluga on

kontrollitud, dokumendid on jaotatud

keskarhiivi arhivaaride vahel vastavalt

nende tööülesannetele;

3.10 nõustab ja juhendab

struktuuriüksuste teenistujaid

arhiivitöö küsimustes;

 teiste struktuuriüksuste teenistujate

poolt on dokumendid keskarhiivi

õigeaegselt ja nõuetekohaselt

arhiveerituna üle antud;

3.11 kontrollib arhiividokumentide/

toimikute säilitustingimusi

jälitusdokumentide arhiivis ja

teavitab probleemidest

juhtivarhivaari;

 arhiividokumentide/toimikute

säilitustingimused jälitusdokumentide

arhiivis on nõuetelevastavad ja

probleemidest on juhtivarhivaari

teavitatud;

3.12 kaardistab arhiivitarvikute ja

bürootarvikute vajadused ja esitab

need juhtivarhivaarile vastavalt

töökorraldusele;

 vajalikud vahendid dokumentide

arhiveerimiseks on tagatud;

3.13 esitab arendusettepanekuid

infosüsteemide arendamiseks;  asjakohased arendusettepanekud

infosüsteemide arendamiseks on

esitatud;

3.14 osaleb arhiivitööd puudutavate

juhendmaterjalide koostamises;  juhendmaterjalide kavandite kohta on

esitatud asjakohased arvamused ja

ettepanekud;

3.13 täidab büroo juhataja,

juhtivarhivaari antud tööülesandeid

ja korraldusi oma

pädevusvaldkonna piires, mis

tulenevad ametikoha eesmärgist

või teenistuskohustuste täitmise

käigust ning muid seaduslikke

korraldusi, mis ei tulene

ametikohast.

 tööülesanded ja korraldused on

nõuetekohaselt ning õigeaegselt

täidetud.

4. VASTUTUS

Teenistuja vastutab:

4.1 ametijuhendiga ja muude õigusaktidega pandud teenistus- või tööülesannete õiguspärase,

õigeaegse, täpse, kohusetundliku ja omakasupüüdmatu täitmise eest;

4.2 teenistus- või tööülesannete täitmisesse puutuvate õigusaktide ja korralduste järgimise ning

täitmise eest, sh avaliku teabe seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest tulenevate nõuete

täitmise eest;

4.3 tema kasutajatunnusega tehtud tegevuste eest kõigis infosüsteemides;

3

4.4 oma teenistus- või tööülesannete täitmisel vormistatud dokumentide objektiivsuse,

korrektsuse, seaduslikkuse ja informatsiooni õigsuse eest;

4.5 teenistus- või tööülesannete täitmisel teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks

tunnistatud teabe, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puutuvate andmete ning muu

juurdepääsupiiranguga saadud teabe hoidmise eest;

4.6 tema kasutusse antud riigivara heaperemeheliku kasutamise ning dokumentide korrasoleku ja

säilimise ning nende tagastamise eest teenistus- või töösuhte lõpetamisel;

4.7 teenistus- või tööülesannete täitmise käigus tahtlikult või hooletusest põhjustatud varalise ja

mittevaralise kahju hüvitamise eest;

4.8 töökorra, ohutustehnika- ja tuleohutusnõuete ning teistest teenistus- või tööülesannete täitmist

reguleerivatest eeskirjadest ja juhenditest kinnipidamise eest;

4.9 puhkusele minnes või töölt lahkudes tema valduses oleva dokumentatsiooni ja vara üleandmise

eest vastavalt dokumendihalduskorras ja töökorras toodule.

5. ÕIGUSED

Teenistujal on õigus:

5.1 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni, andmeid ja

dokumente;

5.2 kasutada oma pädevuse piires teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke

organisatsioonisiseseid ja organisatsiooniväliseid andmekogusid, infosüsteeme ja

teabeallikaid;

5.3 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid, väljaõpet nende

kasutamiseks ning tehnilist abi töövahendite rikete korral;

5.4 keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest ja nõuda korralduse kirjalikku formuleerimist,

kui korralduse täitmine on teenistuja arvates õigusvastane, ebaotstarbekas või

majanduslikult kahjulik;

5.5 esitada ettepanekuid ja arvamusi töökorralduse küsimustes;

5.6 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku koolitust;

5.7 allkirjastada siseriiklikele arhiivipäringutele koostatud vastuseid vastavalt töökorrale.

6. TEENISTUSKOHAL TÖÖTAMISEKS VAJALIK KVALIFIKATSIOON 6.1 Haridus: keskharidus

6.2 Töökogemus: vähemalt 1-aastane valdkonna töökogemus

6.3 Juhtimiskogemus: ei ole vajalik

6.4 Keelteoskus: eesti keel C1 tasemel, vene või inglise keel B1 tasemel

6.5 Arvutikasutusoskus: valdab teksti- ja andmetöötluse põhifunktsioone

Kinnitan, et olen tutvunud käesoleva ametijuhendiga ning kohustun järgima selle nõudeid

ja tingimusi.

(allkirjastatud digitaalselt)

4

1

Lisa

14.01.2019 nr 1.9-23.4/5p-1

JUHTIVARHIVAARI AMETIJUHEND

(põhitöö nr 828)

1. ÜLDOSA

Struktuuriüksuse nimetus dokumendihaldus- ja tõlkebüroo

Teenistuskoha nimetus juhtivarhivaar

Kellele allub dokumendihaldus- ja tõlkebüroo

Alluvad keskarhiivi grupi teenistujad

Asendaja vastavalt asendusskeemile

Keda asendab vastavalt asendusskeemile

2. TEENISTUSKOHA EESMÄRK

2.1 Politsei- ja Piirivalveameti (edaspidi PPA) dokumendihaldus-ja tõlkebüroo (edaspidi

büroo) keskarhiivi grupi (edaspidi grupp) juhtimine arhiiviteenusele pandud ülesannete

täitmise korraldamiseks ja eesmärkide saavutamiseks.

2.2 Arhiiviteenuse (edaspidi teenus) korraldamine ja koordineerimine PPAs ning järelevalve

tegemine.

3. TEENISTUSKOHA ÜLESANDED JA TULEMUSED

Põhiülesanded Tulemuslikkuse mõõtmise kriteeriumid/

soovitud töötulemus

Arhiiviteenus

3.1. Korraldab PPA struktuuriüksustest

dokumentide arhiivi vastuvõtmist ja

arhiveerimist;

 Arhiividokumendid on

struktuuriüksustest õigeaegselt vastu

võetud, nõuetekohaselt ja õigeaegselt

arhiveeritud;

 andmed arhiivi koosseisu kohta on

ajakohased;

3.2. korraldab PPA arhiiviväärtuslike

dokumentide korrastamist,

kirjeldamist ja rahvusarhiivile

üleandmist;

 arhiiviväärtuslikud dokumendid on

korrastatud vastavalt arhiiviteenuse

tööplaanile ja arhiivieeskirja ning

rahvusarhiivi juhiste nõuetele;

 rahvusarhiivile üle antavad

arhiiviväärtuslikud dokumendid on

nõuetekohaselt kirjeldatud ja

üleandmise-vastuvõtmise aktid

koostatud;

3.3. korraldab ja koordineerib PPA

arhiividokumentide säilitamist ja

kaitset;

 arhiivihoidlates on tagatud paberkandjal

arhiividokumentidele nõuetelevastavad

säilitustingimused ja –lahendused;

arhiivihoidlate ohuplaanid on

koostatud;

2

 digitaalsete arhiividokumentide

hoiukeskkonna säilituspõhimõtted on

analüüsitud ja välja töötatud;

3.4. administreerib

arhiivihaldusprogrammi

Arhiivihaldur (edaspidi

Arhiivihaldur);

 Arhiivihalduri andmed on ajakohased ja

kvaliteetsed, esinevad vead on

fikseeritud;

3.5. korraldab arhiividokumentidele

juurdepääsu ja nende kasutamist;  arhiivipäringutele on õigeaegselt,

nõuetekohaselt ja juurdepääsupiiranguid

arvestades vastatud;

 arhiividokumentide laenutused on

registreeritud, dokumendid

nõuetekohaselt väljastatud ja

tagastamise kontroll tagatud;

3.6. korraldab arhiividokumentide

hävitamist;  säilitustähtaja ületanud dokumendid on

õigeaegselt hävitatud ja hävitamine

dokumenteeritud;

 arhiivi ekspertiisikomisjonile on

ettepanekud esitatud ja otsused

dokumenteeritud;

3.7 koostab arhiiviteenust reguleerivaid

juhiseid;  arhiiviteenust reguleerivad juhised on

koostatud ja ajakohastatud;

3.8 annab sisendi infosüsteemide

arendamiseks arhiivinduslikus

vaates;

 asjakohased arendusettepanekud

infosüsteemide arendamiseks on

esitatud;

3.9 annab sisendi PPA dokumentide

liigitusskeemi ja

dokumendihalduskorra muutmiseks

ning täiendamiseks;

 sisend dokumentide liigitusskeemi

muutmiseks ja täiendamiseks ning

dokumendisarjade säilitustähtaegade

ajakohastamiseks, arvestades

õigusaktide muudatusi, on esitatud;

 ettepanekud dokumendihalduskorra

ajakohastamiseks on esitatud;

3.10 annab rahvusarhiivile sisendi PPA

dokumentide hindamiseks;  sisend koos põhjendustega on

õigeaegselt ning nõuetekohaselt antud;

Grupijuhtimine 

3.11 juhib grupi tööd ning tagab

teenusele pandud ülesannete

elluviimise;

 ülesanded on tulemuslikult ja

õiguspäraselt ellu viidud;

3.12 juhib gruppi ja läbi eestvedamise

tagab grupile pandud ülesannete

kvaliteetse täitmise, pidades silmas

kokkulepitud põhiväärtusi;

 grupi liikmed on värvatud,

arenguvestlused õige aegselt tehtud,

grupiliikmete koolitusvajadused on

väljaselgitatud, töö- ja puhkeaeg on

planeeritud, grupiliikmed on

motiveeritud ja juhendatud;

3.13 planeerib ja koordineerib grupi

tegevust ning täidab vahetu juhiga

sõlmitud tulemuskokkuleppeid;

 kõik grupiliikmed on teadlikud grupile

seatud eesmärkidest ja tegutsevad ühtse

meeskonnana püstitatud tulemuse

saavutamiseks;

 kokkulepped on täidetud;

3.14 korraldab teenuse terviklikku ja

süsteemset arendamist;  teenuse arengustrateegia ja plaanid

vastavad PPA ülesannetele ning nende

3

täitmiseks vajalikud tegevused vastavad

tegelikele vajadustele ning on

terviklikult ja süsteemselt arendatud;

3.15 püstitab teenuse aastaeesmärgid,

tagab teenuse tööplaani koostamise ja

elluviimise ning analüüsib, planeerib

ja koordineerib teenust;

 ülesannete täitmine on analüüsitud,

planeeritud ning selleks vajalikud

tegevused on kavandatud nii ressursside

kui ka PPA ülesannete täitmist

arvestades;

 (aasta)eesmärgid, tööplaan on koostatud

ja ellu viidud;

3.16 planeerib grupi ülesannete ja

eesmärkide täitmiseks vajalikud

vahendid ja koosseisu;

 eesmärkide saavutamiseks on olemas

vajalikud vahendid ja optimaalne

koosseis;

 eraldatud ressurss on kasutatud

sihipäraselt ja efektiivselt;

3.17 analüüsib väliskeskkonnas

toimuvat, arvestab sellega töö

korraldamisel ning tagab hea praktika

kasutuselevõtmise;

 väliskeskkonna teguritega on arvestatud

töö korraldamisel;

3.18 teeb büroo juhatajale ettepanekuid

grupi teenistujate teenistusse

võtmiseks ja teenistusest

vabastamiseks, nende töö

tasustamiseks, ergutuste

kohaldamiseks ja talituse tööks

vajalike eelarveliste vahendite kohta;

 ettepanekud on esitatud ning ülesanded

on täidetud nõuetekohaselt ettenähtud

ressursside piires;

3.19 tagab grupi töökorralduse

põhimõtted ja distsipliini, korraldab

tööjaotuse ja töö hindamise; selgitab

välja teenistujate ootused,

tasakaalustab ootused ja võimalused

ning tagab sellest kinnipidamise;

 grupp töötab efektiivselt ja teenistujad

on rahul ning motiveeritud;

3.20 juhib ja koordineerib grupi

teenistujate tööd ning juhendab ja

suunab teenistuskohustuste täitmist;

 teenistujad on motiveeritud ning

täidavad grupi eesmärke;

3.21 korraldab infoliikumise grupis,

edastab informatsiooni grupi

teenistujatele, selgitades ja

täpsustades olulisi sõnumeid ning

korraldab olulise informatsiooni

jõudmise büroo juhatajale;

 info liigub grupis tõrgeteta ja büroo

juhataja on olulistest teemadest

informeeritud;

3.22 nõustab ja juhendab PPA

teenistujaid ning koostööpartnereid

oma valdkonda kuuluvates

küsimustes;

 PPA struktuuriüksustele ja

koostööpartneritele on informatsioon

edastatud;

 leitud lahendused on adekvaatsed ning

õiguspärased;

3.23 korraldab grupi töö ja kvaliteetse

teeninduse lähtuvalt kliendi

tagasisidest, andes sellest tagasisidet

nii klientidele kui grupi

teenistujatele;

 kvaliteetne teenindus lähtuvalt klientide

tagasisidest on korraldatud;

4

3.24 annab grupi tegevusest aru ja

kooskõlastab tegevuse büroo

juhatajaga;

 büroo juhataja on teadlik grupi

eesmärkide ja ülesannete täitmisest;

3.25 viib läbi grupi teenistujatega

koostöövestlusi ja selgitab vestluse

käigus välja koolitus- ja

arenguvajaduse;

 koostöövestlused on läbi viidud

vastavalt normdokumentides

kehtestatud korrale;

3.26 koordineerib grupi teenistujate

puhkuste ajakava koostamist;  puhkuste ajakava on koostatud ja

kinnitatud;

3.27 koordineerib grupi koolituskava

koostamist, annab sisendi büroo

juhatajale ning jälgib kinnitatud kava

täitmist;

 koolitusvajadus on koondatud ja

esitatud vastavalt kehtivale töökorrale;

3.28 planeerib teenuse eelarve ja jälgib

selle täitmist;  eelarve taotlus on esitatud õigeaegselt ja

asjakohaselt, ülevaade eelarve täitmisest

on olemas;

3.29 peab järelevalvet grupile eraldatud

eelarveliste vahendite sihipärase ja

otstarbeka kasutamise üle;

 grupile eraldatud eelarveliste vahendite

sihipärane ja otstarbekas kasutamine on

tagatud;

3.30 korraldab vajalike teenuse

osutamise lepingute

ettevalmistamise ja üleandmise-

vastuvõtmise aktide edastamise;

 lepingud on sõlmitud, tööde üleandmise-

vastuvõtmise aktid on allkirjastatud ja

edastatud;

3.31 kavandab teenust arendavaid

projekte, osaleb (vajadusel juhib)

projektitöös;

teeb büroo juhatajale ettepanekuid

projektide rahastamiseks vajalike

vahendite kohta;

 arendusprojektid on kavandatud ja ellu

viidud;

3.32 vastab grupile edastatud avaldustele,

teabenõuetele, selgitustaotlustele ja

märgukirjadele;

 avaldused, teabenõuded,

selgitustaotlused ja

 märgukirjad on tähtaegselt ja

nõuetekohaselt

 vastatud;

3.33 koordineerib grupi tööajaarvestuse

tabeli täitmist;  tööajaarvestuse tabel on nõuetekohaselt

ja õigeaegselt täidetud;

3.34 esindab teenust organisatsioonis

ning kokkuleppel büroo juhatajaga ka

väljapool organisatsiooni;

 teenus on esindatud nii organisatsioonis

kui väljaspool seda;

3.35 teeb teenistuslikku järelevalvet oma

pädevuse piires;  kehtestatud nõuete rikkumiste korral on

korraldatud juurdluse läbi viimine ning

saadud tõepärane ülevaade juhtunust,

tarvitusele on võetud abinõud

analoogsete juhtumite vältimiseks;

3.36 täidab büroo juhataja ja

kõrgemalseisva juhi antud

tööülesandeid ja korraldusi oma

pädevusvaldkonna piires, mis

tulenevad ametikoha eesmärgist

või teenistuskohustuste täitmise

 ülesanded ja korraldused on õigeaegselt

ja nõuetekohaselt täidetud.

5

käigust ning muid seaduslikke

korraldusi, mis ei tulene

ametikohast.

4. VASTUTUS

4.1 Vastutab ametijuhendiga ja muude õigusaktidega pandud teenistuskohustuste õiguspärase,

õigeaegse, täpse, kohusetundliku ja omakasupüüdmatu täitmise eest.

4.2 Vastutab teenistusse puutuvate õigusaktide ja korralduste järgimise ning täitmise eest, sh

avaliku teabe seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest tulenevate nõuete täitmise eest.

4.3 Vastutab tema kasutajatunnusega tehtud tegevuste eest kõigis info- ja teabesüsteemides.

4.4 Vastutab oma teenistuskohustuste täitmisel vormistatud dokumentide objektiivsuse,

korrektsuse ja informatsiooni õigsuse eest.

4.5 Vastutab teenistusülesannete täitmisel teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks

tunnistatud teabe, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puutuvate andmete ning muu

juurdepääsupiiranguga saadud teabe hoidmise eest.

4.6 Vastutab tema kasutusse antud riigivara heaperemeheliku kasutamise ning dokumentide

korrasoleku ja säilimise ning nende tagastamise eest teenistussuhte lõpetamisel.

4.7 Vastutab teenistuskohustuste täitmise käigus tahtlikult või hooletusest põhjustatud varalise

ja mittevaralise kahju hüvitamise eest.

4.8 Vastutab töökorra, ohutustehnika- ja tuleohutusnõuete ning teistest teenistust reguleerivatest

eeskirjadest ja juhenditest kinnipidamise eest.

4.9 Vastutab puhkusele minnes või töölt lahkudes tema valduses oleva dokumentatsiooni ja vara

üleandmise eest vastavalt dokumendihalduskorras ja töökorras toodule.

5. ÕIGUSED

5.1 Saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni, andmeid ja

dokumente.

5.2 Kasutada oma pädevuse piires teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke

organisatsioonisiseseid ja organisatsiooniväliseid andmekogusid, infosüsteeme ja

teabeallikaid.

5.3 Saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid, väljaõpet nende

kasutamiseks ning tehnilist abi töövahendite rikete korral.

5.4 Keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest ja nõuda korralduse kirjalikku

formuleerimist, kui korralduse täitmine on teenistuja arvates õigusvastane, ebaotstarbekas

või majanduslikult kahjulik.

5.5 Esitada ettepanekuid ja arvamusi töökorralduse küsimustes.

5.6 Saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku koolitust.

5.7 Allkirjastada arhiivipäringutele koostatud vastuseid.

6. NÕUDED TEENISTUSKOHA TÄITJALE

6.1 Haridus: erialane kõrgharidus.

6.2 Töökogemus: vähemalt 3-aastane valdkondlik töökogemus .

6.3 Juhtimisalane kogemus: soovituslik vähemalt 2-aastane.

6.4 Keelteoskus: eesti keele oskus C1 tasemel, ühe võõrkeele (soovitavalt

vene või inglise keele) oskus B1 tasemel.

6.5 Muu: riigi põhikorra (põhiseadus ja põhiseaduslikud seadused),

kodanike õiguste ja vabaduste, avaliku halduse

organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate

õigusaktide tundmine;

6

ameti tegevusvaldkonda reguleerivate õigusaktide tundmine,

kontoritöö korralduse põhimõtete ning

dokumendihalduskorra tundmine;

ülevaate omamine riigi infosüsteemidest, ameti

tegevusvaldkonna infosüsteemide tundmine, teadmised

infotehnoloogia rakendamise üldpõhimõtetest ja

kasutamisvõimalustest, ametikohal vajalike

arvutiprogrammide ja andmekogude käsitsemise oskus;

töövõime, sealhulgas võime stabiilselt ja tulemuslikult

töötada ka pingeolukorras ja efektiivselt kasutada aega;

kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, usaldusväärsus,

täpsus ja korrektsus, iseseisvus; intellektuaalne võimekus,

sealhulgas olulise eristamise oskus, süsteemse tegutsemise

oskus; väga hea suuline ja kirjalik eneseväljendamise oskus;

koostööoskus, väga hea suhtlemisoskus; lojaalsus ja

orienteeritus riigi huvidele ning isiksuse arengule.

Kinnitan, et olen tutvunud käesoleva ametijuhendiga ning kohustun järgima selle nõudeid

ja tingimusi.

(allkirjastatud digitaalselt)

Peadirektori asetäitja varade alal

K Ä S K K I R I

Tallinn 14.01.2019 nr 1.9-23.4/5p-1

Politsei- ja Piirivalveameti

administratsiooni dokumendihaldus- ja

tõlkebüroo keskarhiivi grupi

ametijuhendite kinnitamine

Siseministri 17. juuli 2014 määruse nr 33 „Politsei- ja Piirivalveameti põhimäärus“ § 13 lõike 1

punkti 7 ja lõike 4 alusel:

1. Kinnitan Politsei- ja Piirivalveameti administratsiooni dokumendihaldus- ja tõlkebüroo

keskarhiivi grupi ametijuhendid järgmiselt:

1.1. juhtivarhivaari ametijuhend (lisa 1);

1.2. arhivaari (arhiivitöö koordineerimine) ametijuhend (lisa 2);

1.3. arhivaari ametijuhend (lisa 3).

2. Vahetul juhil tutvustada ametijuhendit vastaval teenistuskohal teenistuses olevatele

teenistujatele allkirja vastu.

3. Dokumendihaldustalitusel teha käskkiri teatavaks Maila Kukele ja Krista Potsepale

dokumendihaldussüsteemi „Delta“ kaudu.

(allkirjastatud digitaalselt)

Janne Pikma

peadirektori asetäitja varade alal

Jelena Safonov, 6123439, [email protected]