AMIF2021-14 vahearuande päring

LISA 3 Toetuslepingu juurde

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond

Tegevusaruanne Toetuse saaja Ore Meedia OÜ Projekti pealkiri Veebiportaal eesti.life Projekti tunnus AMIF2021-14 Aruandlusperiood (pp.kk.aa–pp.kk.aa)1

1.11.2021-31.05.2022

Valdkond

(märkida kohalduv(ad)

☐ Euroopa ühine varjupaigasüsteem ☐ vastuvõtu- ja varjupaigasüsteemid ☐ suutlikkuse arendamine

☒ Integratsioon ja seaduslik ränne ☒ integratsioonimeetmed ☐ suutlikkuse arendamine ja praktiline koostöö ☐ Tagasisaatmine ☐ tagasisaatmismenetlustega kaasnevad meetmed ☐ tagasisaatmismeetmed ☐ suutlikkuse arendamine ja praktiline koostöö

1 Kui esitatakse mitu vahearuannet, kajastada igas vahearuandes perioodi alates projekti algusest.

1. Projekti aruandlusperioodil ellu viidud tegevused (Eristada projekti aruandlusperioodid, kui kohaldub)

Kavandatud kuu ja aasta

Tegevused Tegevuse planeeritud tulemus Tegevuse tegelik tulemus ja läbiviimise aeg (lühidalt konkreetsetes ja mõõdetavates terminites: kvantiteet (kui palju?), kvaliteet (kui hästi?), sihtgrupid (kes/kellele?), asukoht (kus?), aeg (millal?) jne)

Nov 2021 Püsiartiklite sisuplaani loomine koos partneriga

Valmib nimekiri kaetavatest teemadest ning tegevuskava sisuloome tellimiseks partnerilt

Tegelik veebruar 2022

Nov 2021 Veebisaidi kujunduse ja sisuarhitektuuri loomine

Valmib veebisaidi kujundus ja sisuarhitektuur

Tegelik märts 2022

Nov 2021 Kontakti loomine sisserännanute kogukondadega

Luuakse sidemed sisserännanute kogukondadega ja saadakse esmane tagasiside

Tegelik mai – juuli 2022

Nov 2021-jaan 2022

Püsiartiklite sisuplaani järgimine. Partnerilt artiklite tellimine

Valmivad püsiväärtusega artiklid veebisaidi käivitamiseks.

Tegelik veebruar-august 2022

Nov-dets 2021 Peatoimetaja ja päevatoimetajate värbamine

Meeskond täieneb peatoimetaja ja päevatoimetajatega

Tegelik mai 2022

Nov-dets 2021 Sidemete loomine võimalike koostööpartneritega (organisatsioonidega)

Koostööpartnerite võrgustik on loodud, vastastikused huvid on kaardistatud

Tegelik märts-mai 2022 Osalemine ingliskeelse koostöövõrgustiku kohtumistel, loome kontakte ja kaardistame koostöövõimalusi

Nov 2021-jaan 2022

Veebisaidi arendustööd Veebisait valmib ning on valmis avalikustamiseks

Tegelik märts-juuni 2022

Jaan 2022 Püsiartiklite ning üldiste lehekülgede koostamine

Veebisaidi algsisu on käivitamiseks valmis

Tegelik mai-juuni 2022

Veebr 2022 Veebisaidi käivitamine Veebisait avalikustatakse Tegelik juuni 2022 Veebr 2022-dets 2022

Portaali arendustegevus Funktsionaalsuse täiustamine ja uute lisandumine vastavalt vajadusele

Tegelik juuli – dets 2022

Veebr 2022-dets 2022

Aktiivne sisuloome Valmivad uudised ja artiklid Tegelik juuli – dets 2022

Veebr 2022-dets 2022

Turundustegevused Veebisaidi tuntus ja lugejate arv kasvab

Tegelik sept – dets 2022

Veebr 2022-dets 2022

Regulaarsed kohtumised sihtrühma esindajatega

Saadakse tagasisidet portaali tegevuse kohta

Tegelik juuli – dets 2022

Commented [KZ1]: Tegeliku tähtaja juurde lisada soovitud „lühidalt konkreetsetes ja mõõdetavates terminites: kvantiteet (kui palju?), kvaliteet (kui hästi?), sihtgrupid (kes/kellele?), asukoht (kus?), aeg (millal?) jne“

2. AMIF-i ühiste indikaatorite täitmine VARJUPAIK Taotluses kavandatud siht-

tase (taotluses märgitud tase) Tegelik sihttase

Sihtrühma kuuluvate nende isikute arv, keda fondi toetusel abistati

Nende isikute arv, kes on saanud varjupaigaalast koolitust fondi toetusel

Fondi toetusel renoveeritud ja/või loodud vastuvõtu majutuskohtade arv

Fondi toetusel renoveeritud ja/või loodud majutuskohtade osakaal kogu vastuvõtu majutusvõimaluste mahutavusest (% m2 kohta)

INTEGRATSIOON

Sihtrühma kuuluvate nende isikute arv, keda fondi toetusel abistati 5 0

TAGASISAATMINE

Nende isikute arv, kes on saanud tagasisaatmisalast koolitust fondi toetusel

Nende isikute arv, kellele pakuti tagasisaatmiseelset või -järgset abi

Vabatahtlikult tagasipöördunud isikute arv

Väljasaadetud isikute arv

Väljasaatmiste vaatluste arv

3. Analüüs ning hinnang projekti tegevustele ja eesmärkide saavutamisele aruandlusperioodil (Kui kohaldub, põhjendada planeeritud ja tegelike tulemuste erinevusi, muudatusi kulude arvestamisel ja juhtimissüsteemis.) Projekti tegevuskava nägi ette tegevustega alustamist novembrist 2021. Tegelik projekti toetusleping sõlmiti 22.12.2021, mis arvestades pühadeperioodi, tähendas automaatselt vähemalt kolmekuust ajalist nihet algsest tegevuskavast. Arvestades projekti osaliste hõivatust muude tegevustega, ei olnud võimalik aktiivselt projektiga tegelema hakata enne veebruarikuud. Projekti järgi oli ette nähtud 3 kuud ettevalmistustöödeks ning veebruari lõpus oleks pidanud portaal juba käivituma. Puhkenud Vene-Ukraina sõda lõi varasemad plaanid veelgi rohkem segamini, sest mitmed ajakirjanikud, kes eelläbirääkimistel näitasid üles huvi projektiga liituda, kaotasid selle vastu huvi ja keskendusid sõjateemadele.

Commented [KZ2]: Palun siia põgusalt kirjeldada, kas ajakava nihkumine on seadnud ohtu projekti eesmärgid või on need saavutatavad

Commented [ME3]: See osa vajab selgitamist: kuidas tähendab tegelik kahekuuline nihkumine sisuliselt kolmekuulist muutust. Pühadeperiood oleks tulnud nii või teisiti.

Commented [ME4]: See osa ei toeta eelnevat lauset, pigem räägib vastu.

Reaalsete tegevustena alustati veebruaris sisuplaani arutelu partnerorganisatsiooniga ning telliti neilt ka reaalset sisuloomet. Projekti suurim risk, töötajate leidmine, mille projekti kirjelduses ka välja tõime, leidis paraku ka kinnitust, mistõttu toimetuse sisuloome meeskonna kokkusaamine võttis oodatust kauem aega. Meeskond sai kokku maikuus, mille järel käivitusid ka ettevalmistavad tööd sihtrühma täpsustamise, sisuloome koostööpartnerite leidmise, turundustööde ettevalmistamise jm suunalised tööd. Portaali käivitamine on seega erinevatel põhjustel esialgsest ajakavast mitu kuud maas. Teisalt aga oleks portaali varasem käivitumine nii või teisiti Ukraina sõja varju jäänud. Praeguse seisuga plaanime käivitada portaali juuni lõpus. Sõja tõttu me muutsime ka oma turundusstrateegiat ning esialgu plaanitud väikeste, kuid pidevate turundustegevuste asemel plaanime käivitada kontsentreerituma kampaania septembris. Kuna plaanitud turunduskulud jagunevad nüüd lühema perioodi peale, on võimalik turundustegevusi ka julgemalt ning suuremas mahus ellu viia. Et suvi on puhkuste aeg ning inimeste huvi fokuseeritud mujale, käivitame portaali etapiviisiliselt alustades uudistest. Kõik plaanitud portaali osad peaksid toimima septembrikuuks, mil alustame ka turundusega.

Esmased koostööpartnerid kaardistasime projekti ettevalmistamise käigus. Märtsis ja maikuus osalesime ingliskeelse kommunikatsioonivõrgustiku kohtumistel ning sealt saame juba reaalseid ja sisulisi kontakte, infot, ideid ja võimalusi edasiseks koostööks. Nende muudatuste ja uute otsustega seoses kohandame ka projekti eelarvet. Arutasime teemat ka juhtkomisjoniga ja saime positiivse vastukaja. Aeg portaali tegevuseks on lühemaks jäänud, kuid seda on võimalik keerata plussiks, kaasates rohkem kaastöid ning tehes intensiivsemalt reklaami. Lühema tegevusperioodi tõttu tekkinud nö lisaressurssi kasutame sisuloomele ja turundustegevustele.

Allolev tabel täita lõpparuande esitamisel Oodatav tulemus Saavutamise

indikaatorid/projekti väljundid

Tegelik tulemus Saavutamise indikaatorite/projekti väljundite täitmine

Tulemus: sisserändajad on paremini kursis Eesti uudistega. Tegevused:

 Ingliskeelse Eesti uudiseid kajastava meediakanali loomine

 Aktiivne uudiste sisuloome  Teiste uudiskanalite uudiste

kajastamine

 Ilmub vähemalt 60 originaalset uudislugu kuus

 Avaldatakse vähemalt 20 postitust sotsiaalmeedias kuus

Commented [ME5]: Enne live minekut oleks oodanud kooskõlastamisele saatmist. Praegu näen, et puudub igasugune viide projektile ja rahastajatele. Palun kohe lisada.

Commented [ME6R5]: e-kirjas täpsustasite, et „suurelt tuleme välja septembris“ ja ka järgmine lause viitab „kontsentreeritud kampaaniale septembris“. St märgistatud lause sisu tuleks rohkem lahti kirjutada.

 Meediakanali turundamine kommunikatsioonistrateegiast lähtuvalt

 Aktiivne postitamine sotsiaalmeedias

 Sisserändajate organisatsioonide kaasamine uudiste strateegia väljatöötamisse

 Meediakanali külastajate arv kasvab vähemalt 20% kuus

 Sisserändajad moodustavad suure osa meediakanali külastajate arvust

 Toimub vähemalt 4 arutelu aastas sisserändajate organisatsioonide esindajaga

Sisserändajate hinnangul on uudiste kättesaadavus paranenud

Tulemus: uudiste tähtsus ja tähendus siinses kontekstis on sisserändajatele mõistetavam. Tegevused:

 Taustsüsteemi selgitavate artiklite kogumi loomine

 Selgitava lühiinfo baasi loomine

 Uudiste sidumine taustsüsteemi selgitavate artiklitega ning lühiinfo baasi kasutamine uudistes

 Uudisloome fookusel sisserändajate organisatsioonidelt saadud tagasiside kasutamine

 Aastaga avaldatakse vähemalt 120 taustsüsteemi selgitavat artiklit

 Aastaga on loodud lühiinfo baas vähemalt 50 mõistega

 Vähemalt 20% originaaluudistest on seotud lühiinfo baasiga ja/või taustsüsteemi selgitavate artiklitega

 Toimetuse koosolekutel arutatakse pidevalt

 Sisserändajate rakendamine otseses sisuloomes

sisserändajate organisatsioonidelt saadud tagasisidet ning arvestatakse sellega sisuloomes

Sisserändajate hinnangul on uudiste mõistetavus paranenud

Tulemus: sisserändajatel on tekkinud parem arusaam Eesti ühiskonnast, kultuurist ja väärtustest. Tegevused:

 Taustsüsteemi selgitavate artiklite kogumi loomine

 Eesti ühiskonda ja kultuuri põhjalikult ja süstemaatiliselt käsitlevate artiklite loomine

 Eesti kultuuri- ja ühiskonnategelasi avavate intervjuude loomine

 Sisserändajatele osalemist ja huvi pakkuvate kultuurisündmuste kajastamine

 Eesti inimeste ja ühiskonna iseärasusi käsitlevate lühvideote ja -artiklite loomine

 Eesti elu läbi sisserändajate silmade kajastavate artiklite loomine

 Sisserändajate kogukondadega suhtlemine

 Aastaga avaldatakse vähemalt 120 taustsüsteemi selgitavat artiklit

 Avaldatakse vähemalt 40 Eesti ühiskonda ja kultuuri põhjalikult käsitlevat artiklit aastas

 Avaldatakse vähemalt 24 Eesti kultuuri- ja ühiskonnategelasi avavat intervjuud aastas

 Luuakse vähemalt 12 Eesti inimeste ja ühiskonna iseärasusi käsitlevat lühivideot- ja artiklit aastas

 Luuakse vähemalt 6 Eesti elu läbi sisserändajate

silmade kajastavat artiklit aastas

Suheldakse sisserändajate kogukondadega iganädalaselt erinevaid suhtlusmeetodeid kasutades

Tulemus: kogukondade kaasatuse tunne Eesti ühiskonda on suurenenud Tegevused:

 Kogukonnad on kaasatud meediakanali töö planeerimisse

 Kogukonnad osalevad sisuloomes

 Kogukondadelt küsitakse pidevalt tagasisidet meediakanali artiklite kohta

 Toimub aktiivne suhtlus artiklite ja uudiste pinnalt sotsiaalmeedias

 Toimub vähemalt 4 arutelu aastas sisserändajate organisatsioonide esindajaga

 Ilmub vähemalt 6 artiklit aastas, mille autoriteks on sisserändajad

 Suheldakse sisserändajate kogukondadega iganädalaselt erinevaid suhtlusmeetodeid kasutades

Avaldatakse vähemalt 20 postitust sotsiaalmeedias kuus

* lahtreid võib vajadusel lisada/kustutada (vastavalt toetuslepingu lisas 1 kinnitatud tabelile) 4. Teave ja avalikustamine: aruandlusperioodil läbiviidud tegevused (Üksikasjalik kirjeldus, kuidas tagati nähtavus ministeeriumi ja AMIF-i kaasrahastamisele. Aruandele peab lisama kõigi projekti kohta avaldatud ja projekti käigus valminud materjalide koopiad, veebilehtede lingid, kuvatõmmised jne.) Vahearuande esitamise ajaks ei ole tehtud avalikustamisega seotud tegevusi, mida tuleks siinkohal kajastada.

Koostaja

Commented [ME7]: Veebilehe avalikustamine on mh ka teavitustegevus! Ka turundustegevus, mis tegevuskavas sees, on teavitustegevus.

(allkirjastatud digitaalselt) Toetuse saaja volitatud esindaja (allkirjastatud digitaalselt)

Commented [KZ8]: Siia lisada konkreetne isik

Commented [ME9R8]: Koostaja alla samuti.

1

Merle Riisna

From: Merle Riisna Sent: neljapäev, 1. september 2022 14:46 To: '[email protected]' Subject: Projekti AMIF2021-14 vahearuande päring Attachments: AMIF2021-14-Lisa-3-Tegevusaruande-vorm.docx

Teie: 01.07.2022 Meie: 14-8.6/1331-2 01.09.2022 Tere! Tänan projekti AMIF2021-14 „Veebiportaal eesti.life“ vahearuande eest. Saadan tähelepanekud. Vastused ning korrigeeritud tegevus- ja kuluaruanne palun edastada võimalusel hiljemalt 08.09.2022.

1. E-kirjale on lisatud kommentaaridega tegevusaruanne, palun seda vastavalt märkustele täiendada. 2. Otseste kulude raamatupidamise väljavõte on summas 13250.-, ent otsesed kulud kokku on deklareeritud

summas 27599,35. Esitage raamatupidamisest väljavõte kõikide (summas 27599,35) otseste kulude kohta. 3. Esitasite kuluaruande valel vormil – kasutage kuluaruande vormina toetuslepinguga nr 14-8.6/1186-1

21.12.2021 kinnitatud Lisa 2. 4. Kuluaruande sakk „B. Maksetaotlus“:

 täitke tabelis 2 andmed veerus/reas D24, E24, D25, E25.  täitke andmed real 30 - Toetuslepingu punkti 4.1.2. kohaselt taotlen AMIF-i vahemakse 50 000 euro

eraldamist lepingu punktis 4.4. nimetatud kontole.  märkige koostaja nimi ja toetuse saaja volitatud esindaja nimi.

5. Kuluaruande sakk „C. Kuluaruande koond“:  täitke Tabel 3.

6. Kuluaruande sakk „C1. Tööjõukulud“:  Kõikidel ridadel täitke ära andmed veerus B, D ja E.  Real 3.1 . ja 3.2. on kuludokumendi nimetus (veerus C) tulevikus – palun õigeks parandada.

7. Tööjõukulud - Mainehaldus OÜ arve kohta:  Arvel puudub projekti tunnus – lisage ja esitage arve.  Esitage arvel märgitud töövõtuleping nr 04-2022.  Esitage maksekorraldus arve tasumise kohta.  Toetuse kasutamisel peab järgima RHS-i, konkurentsi korral olenemata maksumusest küsima

erinevaid pakkumusi/võrdlema hinnakirju. Esitage hinnapäring ja -pakkumused ning valiku põhjendus. Hinnapakkumused peavad olema kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise kuupäeva jms.

 Abikõlblikkuse reeglite kohaselt, kui töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama üleandmise-vastuvõtmise akti, kus on kajastatud tehtud töö ja selleks kulunud aeg. Palun see esitada.

8. Tööjõukulud - Päevatoimetaja töötasu:  Toetuslepinguga on ette nähtud teavitamiskohustus, ent päevatoimetaja lepingus ei ole

teavitamiskohustus täidetud. Viige leping (lepingu lisa) teavituskohustuse nõudega vastavusse.  Esitage maksekorraldused töötasude maksmiste ja maksude tasumiste kohta.  Abikõlblikkuse reeglite kohaselt, kui töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama

üleandmise-vastuvõtmise akti, kus on kajastatud tehtud töö ja selleks kulunud aeg. Palun need esitada.

 Toetuse kasutamisel peab järgima RHS-i, konkurentsi korral olenemata maksumusest küsima erinevaid pakkumusi/võrdlema hinnakirju. Esitage hinnapäring ja -pakkumused ning valiku

2

põhjendus. Hinnapakkumused peavad olema kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise kuupäeva jms.

 päevatoimetaja lepingu punktid 6.1. ja 6.2. on vastuolus. 6.1. kohaselt makstakse tasu 800 eurot kuus, ent 6.2. sisaldab ka tellija makstavaid makse (SM ja TK).

 dokumendis "oreMeedia palga arvestus 2022-05" on rida „ülemakse tagastus töötjalt“. Selgitage selle rea sisu.

9. Tööjõukulud - Tehnoloogiajuhi töötasu:  Toetuslepinguga on ette nähtud teavitamiskohustus, ent tehnoloogiajuhi lepingus ei ole

teavitamiskohustus täidetud. Viige leping (lepingu lisa) teavituskohustuse nõudega vastavusse.  Dokumendis "oreMeedia palga arvestus 2021-12" ei ole näha väljamakse selgitus tervikuna - palun

esitada palgateatis, millelt on kõik andmed/terviklikud tekstid näha.  Esitage maksekorraldused töötasude maksmiste ja maksude tasumiste kohta.  Tehnoloogiajuhi leping on allkirjastatud 28.juuni 2022, ent lepingu p 4.1. kohaselt on lepingu

perioodi algus 22.12.2021. Selgitage, miks on leping allkirjastatud ca pool aastat hiljem.  Teenuse tellimisel peab järgima RHS-i, konkurentsi korral olenemata maksumusest küsima erinevaid

pakkumusi/võrdlema hinnakirju. Kuna tehnoloogiajuhi leping on sisult teenuse osutamise leping, siis esitage hinnapäring ja -pakkumused ning valiku põhjendus. Hinnapakkumused peavad olema kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise kuupäeva jms.

 Abikõlblikkuse reeglite kohaselt, kui töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama üleandmise-vastuvõtmise akti, kus on kajastatud tehtud töö ja selleks kulunud aeg. Palun need esitada.

 lepingu punktid 10.1. ja 4.1. on vastuolus.  lepingu punktid 6.1. ja 6.2. on vastuolus. 6.1. kohaselt makstakse tasu 2000 eurot kuus, ent 6.2.

sisaldab ka tellija makstavaid makse (SM ja TK). 10. Kuluaruande sakk „C2. Muud otsesed kulud“:

 Ridadel 6.1.2., 6.1.4, 6.1.5, 6.2.1., 6.2.2. on kuludokumendi kuupäevad (veerus E) valed – palun õigeks parandada.

 Real 6.2.1 on kuludokumendi nimetus (veerus C) vale – palun õigeks parandada.  Muutke veerus A rea numbrid vastavaks eelarve tabelis märgituga.

11. Muud otsesed kulud - Auditores OÜ arvete kohta:  Arvetel puuduvad projekti tunnused – lisage ja esitage arved.  Esitage maksekorraldused arvete tasumiste kohta.  Teenuse tellimisel peab järgima RHS-i, konkurentsi korral olenemata maksumusest küsima erinevaid

pakkumusi/võrdlema hinnakirju. Esitage hinnapäring ja -pakkumused ning valiku põhjendus. Hinnapakkumused peavad olema kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise kuupäeva jms.

 Mille alusel esitab Auditores OÜ arveid? Kas on sõlmitud leping (eelarves märgitud töövõtuleping), vormistatakse ÜVA-d vm? Palun esitada lisadokumendid.

12. Muud otsesed kulud - Omdia OÜ arvete kohta:  Arvetel puuduvad projekti tunnused – lisage ja esitage arved.  Esitage maksekorraldused arvete tasumiste kohta.  Mille alusel esitab Omdia OÜ arveid? Kas on sõlmitud leping (eelarves märgitud töövõtuleping),

vormistatakse ÜVA-d vm? Palun esitada lisadokumendid. 13. Muud otsesed kulud - Positive projects OÜ arvete kohta:

 Arvetel puuduvad projekti tunnused – lisage ja esitage arved.  Mille alusel esitab Positive projects OÜ arveid? Kas on sõlmitud leping, vormistatakse ÜVA-d vm?

Palun esitada lisadokumendid. Heade soovidega Merle Riisna nõunik Siseministeerium

3

[email protected] +372 5326 9181